Несколько отгрузок в один документ: ручной перенос, ввод на основании и обработки

Кнопки «Объединить накладные» в типовой 1С 8.3 нет: ни в Бухгалтерии предприятия 3.0, ни в Управлении торговлей 11. Объединяют тремя путями: создают новую накладную и переносят в неё строки из старых, вводят одну накладную на основании нескольких заказов (УТ 11) или запускают внешнюю обработку . Исходные документы после этого распроводят и помечают на удаление.

Объединять можно только свои документы продажи и только пока они не ушли покупателю. Входящие накладные поставщика не объединяют никогда: каждая из них — чужой первичный документ со своим номером и датой.

Когда объединение накладных в 1С оправдано, а когда нет

Типичные поводы свести несколько документов в один:

• 📦 менеджер оформил одну отгрузку тремя накладными, потому что добавлял товар по мере сборки;
• 🧾 покупатель просит один комплект документов на машину, а в базе их несколько;
• 🔁 при загрузке из интернет-магазина или кассы каждая позиция пришла отдельным документом;
• 🧮 нужно уменьшить число счетов-фактур в книге продаж по одной отгрузке.

Когда объединять нельзя:

Способы объединить накладные: сравнение

Ручное объединение накладных: пошаговая инструкция для БП 3.0

Пример: покупателю ООО «Ромашка» 14-го числа оформили три реализации — № 101, № 102 и № 103. Нужна одна.

Подготовка

1. Откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Отберите документы по контрагенту и дате. Проверьте, что у всех трёх совпадают организация, договор, склад, вид операции и признак «Цена включает НДС».
3. Проверьте, нет ли у документов подчинённых: счетов-фактур, возвратов, корректировок. Откройте накладную и посмотрите связанные документы через команду структуры подчинённости в меню «Ещё».

Перенос строк

4. Скопируйте первую накладную (№ 101) кнопкой копирования в списке или клавишей F9. Новый документ получит шапку исходного и все его строки.
5. Поставьте дату фактической отгрузки.
6. Откройте накладную № 102. На вкладке «Товары» выделите строки (Ctrl+A), в меню «Ещё» табличной части выберите команду копирования строк. В новой накладной вставьте их командой вставки строк из того же меню.
7. Повторите для № 103. Если в исходных есть вкладка «Услуги», переносите её отдельно.
8. Сверьте итог: сумма новой накладной должна равняться сумме трёх исходных до копейки.
9. Нажмите «Записать», но пока не проводите.

Что делать с исходными документами

10. В списке выделите № 101–103 и отмените проведение командой «Отмена проведения» из контекстного меню списка.
11. Проведите новую накладную.
12. Пометьте исходные на удаление (Del). Окончательно удаляет их администратор через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Порядок важен: сначала распровести старые, потом провести новую. Иначе на минуту остатки уйдут в минус, и при включённом контроле остатков новая накладная не проведётся.

Если по старым накладным уже был выписан счёт-фактура, его тоже распроводят и помечают на удаление, а на новую накладную выписывают новый.

Обработка «Групповое изменение реквизитов»: чем она поможет

Обработка лежит в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. Документы она не склеивает — это частая ошибка ожиданий. Зато закрывает подготовительный этап.

Чем полезна перед объединением:

• 🛠 выравнивает договор у пачки накладных, если менеджер выбрал разные договоры одного покупателя;
• 🏬 меняет склад во всех выбранных документах;
• 📅 позволяет найти все документы по отбору и сразу увидеть, у каких реквизиты расходятся.

Как работать:

1. Выберите вид объекта «Реализация (акты, накладные, УПД)».
2. Задайте отбор: контрагент, период, организация.
3. Укажите реквизит и новое значение.
4. Нажмите «Изменить реквизиты».

Одна накладная на несколько заказов и один счёт-фактура на несколько реализаций

Лучше не объединять накладные потом, а сразу оформить одну.

УТ 11, КА 2, ERP: накладная по нескольким заказам

В списке заказов клиентов выделите нужные заказы и создайте на основании реализацию товаров и услуг. Программа соберёт одну накладную, если у заказов совпадают организация, клиент, контрагент, договор, склад и валюта. Если хотя бы одно расходится, 1С сообщит, какой реквизит мешает, и документ не создаст.

В табличной части такой накладной у каждой строки остаётся ссылка на свой заказ. Поэтому статусы заказов и расчёты по ним продолжают работать.

БП 3.0: накладные раздельно, счёт-фактура общий

В Бухгалтерии предприятия часто достаточно объединить не накладные, а счёт-фактуру. В форме счёта-фактуры выданного можно указать несколько документов-оснований одного контрагента. В книге продаж будет одна запись вместо трёх.

Подходит, когда покупателю нужен один счёт-фактура, а несколько накладных его не смущают. Особенно если вы перешли на УПД с разными номерами по отгрузкам.

Специализированные обработки для объединения

Под эту задачу пишут внешние обработки. Их подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.

Как проверить обработку до запуска в рабочей базе:

• 🔍 для какой конфигурации и какого релиза она написана — обработка под БП 3.0 не заработает в УТ 11;
• 📋 переносит ли она все табличные части: товары, услуги, возвратную тару, агентские услуги;
• 🔗 что делает с исходными документами — помечает на удаление, удаляет сразу или оставляет;
• 🧾 сворачивает ли одинаковые позиции и по каким полям (номенклатура плюс цена плюс ставка НДС);
• 🧪 запустите её на копии базы и сравните суммы до и после.

Объединение накладных кодом: для опытных пользователей

Если объединение — регулярная задача, программист напишет свою обработку. Ниже — основа для БП 3.0. Она создаёт новую реализацию из выбранных документов, записывает её без проведения, распроводит исходные и помечает их на удаление.

// Источники — массив ссылок на документы РеализацияТоваровУслуг
// одного контрагента, договора, склада и организации
Процедура ОбъединитьРеализации(Источники, ДатаНовогоДокумента) Экспорт

	Если Источники.Количество() < 2 Тогда
		Возврат;
	КонецЕсли;

	НачатьТранзакцию();
	Попытка
		Первый = Источники[0].ПолучитьОбъект();

		Новый = Документы.РеализацияТоваровУслуг.СоздатьДокумент();
		ЗаполнитьЗначенияСвойств(Новый, Первый,
			"Организация, Контрагент, ДоговорКонтрагента, Склад, ВидОперации, СуммаВключаетНДС, ВалютаДокумента, КурсВзаиморасчетов, КратностьВзаиморасчетов");
		Новый.Дата = ДатаНовогоДокумента;

		Для Каждого Ссылка Из Источники Цикл
			Источник = Ссылка.ПолучитьОбъект();
			Для Каждого Строка Из Источник.Товары Цикл
				ЗаполнитьЗначенияСвойств(Новый.Товары.Добавить(), Строка);
			КонецЦикла;
			Для Каждого Строка Из Источник.Услуги Цикл
				ЗаполнитьЗначенияСвойств(Новый.Услуги.Добавить(), Строка);
			КонецЦикла;
		КонецЦикла;

		Новый.СуммаДокумента = Новый.Товары.Итог("Сумма") + Новый.Услуги.Итог("Сумма");
		Новый.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);

		Для Каждого Ссылка Из Источники Цикл
			Источник = Ссылка.ПолучитьОбъект();
			Если Источник.Проведен Тогда
				Источник.Записать(РежимЗаписиДокумента.ОтменаПроведения);
			КонецЕсли;
			Источник.УстановитьПометкуУдаления(Истина);
		КонецЦикла;

		ЗафиксироватьТранзакцию();
	Исключение
		ОтменитьТранзакцию();
		ВызватьИсключение;
	КонецПопытки;

КонецПроцедуры

Что важно в этом коде:

• новая накладная записывается без проведения — бухгалтер проверяет её и проводит сам;
• всё идёт в одной транзакции: если любой исходный документ не распровёлся (например, мешает дата запрета изменения), не останется ни нового документа, ни полуобработанных старых;
• шапка переносится по явному списку реквизитов, а для строк ЗаполнитьЗначенияСвойств копирует все колонки с одинаковыми именами, поэтому счета учёта, ставки НДС и суммы переходят как есть.

Чего код не делает: не сворачивает одинаковые позиции и не проверяет совпадение шапок. Сворачивание добавляют через выгрузку табличной части в таблицу значений и метод Свернуть по номенклатуре, цене и ставке НДС с суммированием количества и сумм. Если в вашей сумме НДС были округления по строкам, после свёртки сверьте итог НДС с исходными документами.

Ошибки при объединении накладных и как их избежать

Ещё две ошибки, которые всплывают позже:

• 📅 Дата новой накладной поставлена «сегодня». Выручка и НДС уйдут в другой период. Ставьте дату фактической отгрузки.
• 🖨 Покупателю не заменили бумажный комплект. У вас одна накладная, у него три, акт сверки не сойдётся. Отправьте новый комплект и заберите старые экземпляры или оформите их отзыв письмом.

Частые вопросы