Переход с редакции 2.1 на 3.0: план работ для администратора Документооборота

Обновить 1С:Документооборот до версии 3.0 можно только с последнего релиза редакции 2.1, который допускает переход: сначала доводите базу до этого релиза, затем через Конфигуратор применяете файл перехода 1cv8.cfu командой Конфигурация → Поддержка → Обновить конфигурацию. Прямой прыжок со старого релиза 2.1 или с 2.0 не сработает: программа обновления просто не найдёт подходящий файл.

Главная сложность не в самой установке. Сложно всё, что вокруг: файлы в томах, доработки, незавершённые процессы, права и интеграции с учётными системами. Если выстроить работы в правильном порядке, база переезжает на 3.0 без простоя на неделю.

1. Что проверить в базе до начала обновления

Начните с инвентаризации. Без неё вы не оцените ни сроки, ни риски.

В режиме 1С:Предприятие откройте окно «О программе»: там видны точная версия конфигурации и платформы. Запишите номер релиза. Затем откройте сведения о релизе редакции 3.0 и найдите два требования:

• 📌 с какого релиза 2.1 разрешён переход;
• 📌 минимальная версия платформы: номер установленной платформы должен быть не ниже указанного.

Дальше проверьте, на поддержке ли конфигурация. В Конфигураторе откройте Конфигурация → Поддержка → Настройка поддержки:

💡 Если доработки сделаны расширениями, задача проще. Сам переход пройдёт по типовой схеме, а расширения потом проверяют на совместимость: в 3.0 изменились многие формы, и расширение, которое правит карточку документа, может перестать подключаться.

Ещё три вещи, которые нужно выяснить заранее:

• 🗂️ где лежат файлы: в самой базе или в томах на диске. От этого зависит резервная копия;
• 🔗 какие системы связаны с Документооборотом: Бухгалтерия, ЗУП, ERP через библиотеку интеграции, почтовые серверы, сканеры, мобильный клиент;
• 🌐 есть ли распределённая база: филиалы, подключённые как узлы обмена.

2. Резервная копия и пробное обновление на копии базы

Рабочую базу на 3.0 сразу не переводят. Сначала полный прогон на копии, с замером времени.

Что именно копировать

Выгрузка Администрирование → Выгрузить информационную базу в Конфигураторе создаёт файл .dt. Он содержит данные базы, но не содержит файлы, которые хранятся в томах на диске. В .dt лежат только ссылки на них.

Поэтому полная копия Документооборота — это два элемента:

1. Файл .dt или резервная копия СУБД (для клиент-серверного варианта удобнее средствами MS SQL или PostgreSQL).
2. Копия каталогов всех томов хранения файлов, снятая в тот же момент.

Как сделать тестовую копию

1. Разверните копию базы на отдельном сервере или под другим именем в том же кластере.
2. В тестовой базе пропишите пути томов на скопированные каталоги, а не на рабочие. Иначе тестовое обновление будет работать с боевыми файлами.
3. Отключите в копии отправку почты и обмены: иначе тест разошлёт уведомления реальным сотрудникам и контрагентам.
4. Выполните обновление полностью, по шагам раздела 3, и засеките время каждого этапа.

Замеры с теста — основа для плана на рабочую базу. Если обработка данных на копии шла шесть часов, на боевой базе в рабочее время её запускать нельзя.

3. Загрузка и установка обновления до версии 3.0

Файлы обновления скачивают на портале обновлений 1С по действующей подписке. Для перехода нужен именно комплект «обновление с редакции 2.1», а не полный дистрибутив новой базы.

Порядок установки

1. Запустите setup.exe из архива обновления. Он распакует шаблон в каталог шаблонов конфигураций (по умолчанию %APPDATA%\1C\1cv8\tmplts).
2. Обновите платформу на сервере и клиентах, если текущая версия ниже требуемой.
3. Завершите сеансы пользователей и установите блокировку начала сеансов. В клиент-серверном варианте это делается в консоли кластера, в свойствах информационной базы.
4. Откройте базу в Конфигураторе: Конфигурация → Поддержка → Обновить конфигурацию.
5. Укажите поиск доступных обновлений или выберите файл 1cv8.cfu из каталога шаблонов вручную.
6. Для типовой базы подтвердите обновление. Для доработанной — откроется окно сравнения и объединения: здесь решается, какие изменения сохранить.
7. Примените изменения командой Конфигурация → Обновить конфигурацию базы данных (клавиша F7) и примите изменения структуры.

💡 Динамическое обновление для перехода на новую редакцию не используйте. Изменения структуры при переходе 2.1 → 3.0 большие, и полноценное обновление с монопольным доступом надёжнее.

Распределённая база

В распределённой базе переход выполняют в главном узле. Подчинённые узлы получают новую конфигурацию через обмен, после чего в каждом узле нужно принять изменения и обновить конфигурацию базы данных. Пока узел не обновлён, обмен с ним остановится. Планируйте обход филиалов сразу после центра.

4. Обработка и конвертация данных после перехода

Первый запуск в режиме 1С:Предприятие после обновления конфигурации запускает обработчики обновления. Сначала программа спросит о легальности получения обновления. Подтверждение обязательно: без него запуск не продолжится.

Обработчики делятся на две группы:

• ⏱️ монопольные — выполняются сразу, пока пользователи не допущены. Их длительность и есть ваше окно простоя;
• 🔄 отложенные — идут в фоне уже после того, как люди начали работать.

Отложенная обработка данных в большой базе Документооборота может занимать часы и даже дни: переписываются сведения о документах, процессах, задачах и правах. Ход видно в форме «Результаты обновления программы» в разделе администрирования. Пока отложенные обработчики не завершены, часть отчётов и списков может показывать неполные данные.

Как ускорить и не сломать конвертацию

• 🖥️ Запускайте отложенную обработку в нерабочее время. В форме результатов обновления можно настроить её выполнение.
• 📊 Перед переходом в клиент-серверной базе обновите статистику и перестройте индексы средствами СУБД. На больших таблицах это заметно сокращает время.
• 🧹 Удалите помеченные на удаление объекты ещё в редакции 2.1. Меньше данных — меньше конвертировать.
• 🔍 Если обработчик завершился с ошибкой, откройте журнал регистрации с отбором по событию обновления информационной базы. Текст ошибки там указывает объект, на котором остановилась обработка.

После завершения всех обработчиков перестройте индекс полнотекстового поиска. Без этого поиск по содержимому документов будет находить не всё.

5. Права доступа и рабочие группы после обновления

В Документообороте права зависят не только от профилей групп доступа, но и от рабочих групп документов, видов документов, грифов и подразделений. После перехода это ограничение доступа пересчитывается в фоне.

Пока пересчёт идёт, сотрудники могут жаловаться: «не вижу свой документ». Это нормальное промежуточное состояние. Проверьте, что фоновое задание обновления доступа работает и не завершается с ошибкой, прежде чем что-то менять в настройках.

Что пересмотреть вручную

1. Профили групп доступа. Сравните состав ролей в типовых профилях с вашими копиями. Если профили когда-то копировались и правились вручную, новые роли редакции 3.0 в них не попадут автоматически.
2. Делегирование. Проверьте, что действующие делегирования прав сохранились и отпуска сотрудников не оставили задачи без исполнителя.
3. Роли исполнителей. Ролевая адресация задач («главный бухгалтер», «руководитель подразделения») должна указывать на актуальных людей. Ошибка здесь — самая частая причина «пропавших» задач после перехода.
4. Внешние пользователи и мобильный клиент. Проверьте, что вход по-прежнему работает, а состав доступных данных не расширился.

6. Новая схема обработки документов в 3.0

Главное изменение для пользователей редакции 3.0 — обработка документов из карточки. Согласование, утверждение, подписание, регистрация, исполнение и ознакомление настраиваются как действия по виду документа, а не запускаются каждый раз отдельным процессом с ручным выбором шаблона.

Для администратора это значит три вещи:

• 📋 Пересмотрите настройки видов документов. Шаблоны процессов, которые в 2.1 привязывались к видам документов, нужно сверить с тем, как обработка выглядит в 3.0.
• ⏳ Решите судьбу незавершённых процессов. Перед переходом выгрузите список активных процессов и задач. По возможности завершите короткие согласования до обновления, а длинные проверьте на тестовой копии: открываются ли задачи, видна ли история.
• 🎓 Подготовьте пользователей. Интерфейс карточки и списков изменился. Короткая инструкция на одну страницу для каждой роли (секретарь, согласующий, руководитель) снимает большую часть обращений в первый день.

Отдельно проверьте печатные формы. Если вы добавляли свои макеты листа согласования или регистрационной карточки, они могут ссылаться на реквизиты, которые в 3.0 переименованы или перенесены.

7. Тестирование функциональности и запуск в работу

Тестируйте не «всё подряд», а сценарии, на которых держится работа компании. Для каждого — один полный проход от создания до архива.

Интеграции с учётными системами

Связь с Бухгалтерией, ЗУП и ERP идёт через библиотеку интеграции с Документооборотом, встроенную в учётную конфигурацию. Проверьте в описании релиза, какие версии ДО поддерживает установленная у вас версия учётной программы. Если учётная система давно не обновлялась, интеграция после перехода может перестать работать, и обновлять придётся обе стороны.

День запуска

План отката — не формальность. Пропишите заранее, до какого момента вы готовы вернуться на копию 2.1 и что будет с документами, созданными в 3.0 за это время. Обычно рубеж ставят в первые часы после запуска, до массовой работы пользователей.

8. Если переход не идёт по плану

Типовые ситуации и что делать:

Если обработчик падает на одном и том же объекте и данные исправить не удаётся, не правьте рабочую базу наугад. Вернитесь к копии, исправьте проблемные данные ещё в 2.1 и повторите переход.

Частые вопросы