Корректирующий отчёт СЗВ-М: заполнение и отправка из 1С

Обновить или исправить уже сданную СЗВ-М в 1С можно только за периоды по декабрь 2022 года: сама форма отменена, но корректировки по ней фонд принимает до сих пор. Для этого в журнале регламентированных отчётов создают новую СЗВ-М на тот же месяц и ставят тип формы доп (добавить человека) или отмн (убрать лишнего). Исходный отчёт при этом не трогают.

С января 2023 ежемесячную СЗВ-М заменили «Персонифицированные сведения о физических лицах» в налоговую. Поэтому если вам нужно именно скорректировать старую СЗВ-М — например, пришёл протокол из фонда по 2021 или 2022 году, — работаем с архивной формой. Правила заполнения и типы корректировок разберём по шагам: где в 1С открыть форму, как найти ошибку, чем отличаются доп и отмн, как выгрузить и отправить сведения и как не получить штраф 500 ₽ за человека.

За какие периоды СЗВ-М ещё корректируют

СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах) сдавали ежемесячно в ПФР с апреля 2016 по декабрь 2022 года. Последний отчётный месяц — декабрь 2022, срок сдачи истёк 16 января 2023 года.

С 2023 года ПФР и ФСС объединили в Социальный фонд России (СФР) — упоминаю об этом один раз, дальше пишу «фонд». Корректировки за старые периоды теперь уходят в территориальное отделение СФР, которое приняло функции ПФР.

Актуальна корректировка в двух случаях:

• 📨 пришёл протокол или уведомление об устранении расхождений по сданной СЗВ-М за месяц 2016–2022 годов;
• 🔎 вы сами нашли в старом отчёте ошибку — пропустили сотрудника, указали лишнего, ошиблись в СНИЛС или ИНН.

За периоды с января 2023 года СЗВ-М не формируют вообще: ошибки в персучёте правят уже в «Персонифицированных сведениях о физлицах» и в разделе 3 РСВ. Если в журнале отчётов 1С вы создаёте форму на 2023 год и позже — это не СЗВ-М, тема другая.

С чего начать: релиз 1С и доступ к архивной форме

Корректирующую СЗВ-М формируют в той же программе, где раньше вели учёт сотрудников, — чаще всего это 1С:ЗУП 3.1 или 1С:Бухгалтерия 3.0 (базовая и ПРОФ одинаково).

Перед работой проверьте два момента:

1. Релиз конфигурации. Шаблон СЗВ-М входит в поставку регламентированных отчётов. Он остаётся в программе и после отмены формы, но доступен только для архивных периодов. Если формы в списке нет — обновите конфигурацию до актуального релиза через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
2. Отчётный период. Корректировку всегда создают на тот месяц, в котором была ошибка, а не на текущий. Период в отчёте менять нельзя — для другого месяца делают отдельную форму.

Где открыть журнал:

• ЗУП 3.1: раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
• Бухгалтерия 3.0: раздел Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты.

Нажмите Создать, в списке видов отчётов выберите группу «Пенсионный фонд» (или наберите в поиске «СЗВ-М»), укажите нужный месяц и год. Программа откроет форму с типом исхд по умолчанию — для корректировки его придётся сменить.

Где искать ошибку: протокол фонда и сверка списка

Прежде чем делать корректировку, нужно понять, что именно править. Источников два.

Протокол от фонда. Если СЗВ-М вернулась с ошибкой, в 1С-Отчётности приходит протокол приёма. Откройте его в журнале отчётов — там перечислены конкретные записи: по какому человеку не сошёлся СНИЛС, чей ИНН не прошёл проверку, кто дублируется. Правят только эти строки.

Самостоятельная сверка. Если протокола нет, а сомнения есть, сверьте список застрахованных из сданной СЗВ-М с фактическими данными за месяц: все, с кем в том месяце действовал трудовой договор или договор ГПХ с выплатами, должны быть в отчёте. Увольнение в середине месяца или отсутствие начислений роль не играют — важен сам факт действия договора.

Типичные причины расхождений и что с ними делать:

Три типа формы: исходная, дополняющая, отменяющая

У СЗВ-М один реквизит отвечает за весь смысл корректировки — поле Тип формы (в XML это код ТипФормы). Значений три.

Главное правило: в дополняющую и отменяющую форму вносят только тех людей, по которым идёт исправление, а не весь список заново. Если в доп вписать всех сотрудников, фонд задвоит сведения.

Как лечить разные ошибки:

• Забыли человека → одна форма доп с этим человеком.
• Показали лишнего → одна форма отмн с этим человеком.
• Ошибка в СНИЛС или ИНН → две формы: отмн со старой (неверной) записью и доп с исправленной. Исправлять данные «поверх» в исходной нельзя.
• Ошибка в отчётном периоде или регистрационном номере всей формы → отмените отчёт целиком формой отмн и подайте заново исхд с верными реквизитами.

Как заполнить корректировку в 1С по шагам

Разберём на примере: в сданной за ноябрь 2022 года СЗВ-М забыли подрядчика по договору ГПХ. Нужна дополняющая форма.

1. Откройте журнал регламентированных отчётов и создайте новую СЗВ-М на ноябрь 2022 (не на текущий месяц).
2. В поле Тип формы выберите доп — дополняющая.
3. Очистите табличную часть, если программа подтянула всех. В доп остаётся только добавляемый человек.
4. Нажмите Подбор или Добавить и выберите подрядчика. Проверьте, что в его карточке корректно заполнены ФИО, СНИЛС и ИНН — форма берёт данные из справочника физлиц.
5. Проверьте реквизиты страхователя сверху: регистрационный номер, который был актуален в том периоде, и отчётный месяц.
6. Нажмите Проверить (проверка контрольных соотношений). Программа сверит СНИЛС и ИНН по форматам и укажет на пустые обязательные поля.

Для отменяющей формы шаги те же, но в поле Тип формы ставят отмн, а в табличную часть вносят человека, которого нужно убрать, — ровно с теми данными, с которыми он ошибочно попал в исходную форму. Иначе фонд не сопоставит запись и отмена не сработает.

Выгрузка и отправка корректирующих сведений

Способ отправки зависит от того, подключена ли у вас 1С-Отчётность.

Через 1С-Отчётность (прямо из программы). После проверки нажмите Отправить. Отчёт уйдёт в фонд по телекоммуникационным каналам, в журнале появится статус отправки, затем — квитанция о приёме и протокол. Дополняющую и отменяющую формы отправляют так же, как исходную.

Выгрузка в файл. Если сервиса нет, нажмите Выгрузить и сохраните XML-файл. Его загружают в программу вашего оператора ЭДО или на приёмный шлюз фонда. Имя файла программа формирует по утверждённому формату — переименовывать его нельзя, иначе приёмный комплекс файл не распознает.

Бумага или электронка. Если в корректируемой форме 25 и более застрахованных лиц, сдавать её нужно только электронно — бумажную фонд не примет. При меньшей численности раньше допускалась подача на бумаге: тогда корректировку печатают из 1С кнопкой Печать и несут в отделение. На практике и для небольших списков удобнее электронный канал — приём подтверждается квитанцией, спорить потом не о чем.

Сохраните принятую корректировку вместе с квитанцией и протоколом. По персучёту проверки приходят и спустя годы, а доказательством того, что сведения поданы и приняты, служит именно квитанция фонда, а не сам факт отправки из 1С.

Проверьте перед отправкой:

После отправки дождитесь протокола. Если корректировка принята — задача закрыта. Если пришла новая ошибка — правьте по тому же протоколу и подавайте ещё одну форму нужного типа.

Как избежать штрафа 500 рублей за человека

За недостоверные или неполные сведения в персучёте штраф — 500 ₽ за каждое застрахованное лицо (статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ). При ошибке в данных десяти человек это уже 5000 ₽.

Штрафа можно избежать в двух ситуациях:

• 🛡 Самостоятельное исправление. Если вы нашли и исправили ошибку дополняющей или отменяющей формой раньше, чем её обнаружил фонд, санкции за эти записи не применяют.
• ⏱ Ответ на уведомление. Если фонд прислал уведомление об устранении расхождений, у вас есть 5 рабочих дней на подачу корректировки. Уложились — штрафа по этим записям нет.

Отдельно о дополняющей форме после срока сдачи: само по себе добавление забытого человека позже 15-го числа штраф не снимает, если фонд нашёл пропуск первым. Поэтому сверку списка лучше делать до того, как форму примут, а не после протокола.

Последнее: держите в порядке карточки физлиц. Большая часть ошибок в СЗВ-М — это кривой СНИЛС или ИНН в справочнике, который тянется во все отчёты сразу. Исправили в одном месте — и персучёт, и РСВ, и персонифицированные сведения за новые периоды пойдут уже корректно. Если ведёте несколько организаций в одной базе, перед корректировкой проверьте, что в шапке отчёта стоит та фирма и тот регистрационный номер, по которым сдавалась исходная форма, — чужой номер фонд отклонит.

Частые вопросы