Чистая база без потери справочников: три рабочих способа сбросить данные в 1С:Бухгалтерии 3.0

Обнулить базу 1С:Бухгалтерия — значит убрать из неё документы и движения, оставив (или не оставив) справочники. Готовой кнопки «Очистить базу» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет. Есть три пути: создать новую пустую базу из шаблона, создать её и перенести туда справочники через XML или пометить документы на удаление и удалить их обработкой Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов.

Какой путь выбрать, зависит от того, что должно остаться: только конфигурация, справочники контрагентов и номенклатуры или ещё и настройки учётной политики. Ниже разобран каждый способ, а также то, как не потерять данные по дороге.

Что сделать до обнуления базы

Обнуление необратимо. Удалённые документы не попадают в корзину, а движения по регистрам исчезают вместе с ними. Поэтому первым делом — копия.

Сделайте резервную копию базы до любых действий и проверьте, что она открывается.

Резервная копия

• 🗂️ Файловая база. Закройте 1С у всех пользователей и скопируйте каталог базы целиком (в нём лежит файл 1Cv8.1CD). Путь к каталогу виден в окне запуска внизу, если выделить базу в списке.
• 💾 Любая база, включая клиент-серверную. Откройте Конфигуратор, далее Администрирование → Выгрузить информационную базу. Получится файл .dt. Выгрузка требует монопольного доступа, поэтому пользователи должны выйти из базы.
• 🏢 Клиент-серверная база на SQL. Дополнительно к .dt администратор может сделать бэкап средствами СУБД (MS SQL или PostgreSQL).

Проверка копии простая: подключите .dt к новой пустой базе через Администрирование → Загрузить информационную базу и откройте её.

Права и архив

Удалять объекты и менять данные в массовом порядке может только пользователь с полными правами (роль «Полные права» или администратор). Если у вас обычная роль бухгалтера, часть команд будет недоступна.

Ещё один момент — архив. Первичные документы и регистры бухучёта хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если обнуляете рабочую базу, а не учебную, сохраните старую копию как архив и подпишите её: «Архив ООО Ромашка до 01.01».

Что проверить перед стартом

• 👥 Все ли пользователи вышли из базы.
• 🔢 Какой релиз конфигурации стоит: Справка → О программе или значок «i» в правом верхнем углу. Номер понадобится для нового шаблона.
• 🏛️ Сколько организаций ведётся в базе. Если несколько, а обнулить нужно одну — подходит только способ с удалением помеченных объектов.
• 📝 Есть ли доработки: внешние обработки, расширения. Их придётся подключить заново в новой базе.

Какой способ обнуления базы 1С выбрать

Если сомневаетесь, начните с первого или второго способа. Старая база при этом остаётся нетронутой, и в любой момент можно вернуться.

💡 Свёртка подходит тем, кто хочет «облегчить» базу за прошлые годы. Обработка находится в группе «Корректировка данных» раздела Администрирование → Обслуживание. Ноль на счетах она не даёт, поэтому дальше речь о трёх остальных способах.

Обнуление с сохранением справочников: новая база и перенос

Самый чистый результат. В новой базе нет ни одного документа, ни одной «висячей» ссылки, а справочники переезжают из старой.

Шаг 1. Создайте пустую базу

1. В окне запуска 1С нажмите Добавить.
2. Выберите «Создание новой информационной базы».
3. В списке шаблонов раскройте «Бухгалтерия предприятия» и выберите тот же релиз, что стоит в старой базе.
4. Укажите имя (например, «БП чистая») и каталог для файловой базы.
5. Запустите базу в режиме 1С:Предприятие и дождитесь начального заполнения.

Если шаблона нужного релиза нет, его ставят из дистрибутива конфигурации. Другой вариант — создать базу «без конфигурации», в Конфигураторе загрузить файл .cf из старой базы (Конфигурация → Сохранить конфигурацию в файл в старой, Конфигурация → Загрузить конфигурацию из файла в новой).

⚠️ Пустую базу без шаблона и без .cf создавать бессмысленно: в ней не будет конфигурации, а значит, и Бухгалтерии.

Шаг 2. Выгрузите справочники из старой базы

Для переноса используют универсальную обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» (файл ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML83.epf). Её распространяют вместе с материалами информационно-технологического сопровождения, у обслуживающего партнёра она точно есть.

1. Откройте старую базу и запустите обработку: Файл → Открыть или кнопка меню с тремя полосками → Файл → Открыть.
2. На вкладке выгрузки отметьте нужные справочники. Типичный набор:
   • 🏢 Организации;
   • 🤝 Контрагенты и Договоры;
   • 📦 Номенклатура и Единицы измерения;
   • 🏦 Банковские счета и Банки;
   • 👤 Физические лица и Сотрудники.
3. Укажите файл выгрузки и нажмите «Выгрузить данные».

Обработка выгружает и объекты, на которые ссылаются выбранные справочники. Например, вместе с контрагентами уедут их банковские счета и контактные лица. Это нормально.

Шаг 3. Загрузите справочники в новую базу

1. Откройте новую базу, запустите ту же обработку.
2. Перейдите на вкладку загрузки, выберите файл и нажмите «Загрузить данные ».
3. После загрузки откройте справочники и проверьте выборочно 5–10 записей.

Релиз конфигурации в старой и новой базе должен совпадать. При разных релизах обработка может упасть с ошибкой или загрузить данные с пустыми реквизитами.

Шаг 4. Восстановите настройки

Документов в новой базе нет, а вместе с ними и учётной политики, если она не попала в выгрузку. Пройдитесь по списку:

• ⚙️ Главное → Настройки → Учётная политика — система налогообложения, способы учёта.
• 🧾 Главное → Настройки → Функциональность — включите те же разделы, что были.
• 👥 Администрирование → Настройки пользователей и прав — создайте пользователей.
• 🔌 Подключите интернет-поддержку, внешние обработки и расширения.
• 💰 Введите начальные остатки, если база стартует не с нуля: Главное → Начальные остатки.

Как обнулить базу 1С через удаление помеченных объектов

Этот способ работает внутри той же базы. Подходит, когда нужно сохранить пользователей, настройки и справочники или удалить документы только одной организации.

Шаг 1. Пометьте документы на удаление

Удобнее всего работать с журналом, где видны все документы сразу: Операции → Бухгалтерский учёт → Журнал операций (в некоторых релизах раздел называется «Все документы»).

1. Установите отбор по организации, если она не единственная.
2. Установите период: например, весь срок ведения учёта.
3. Выделите все строки (Ctrl+A).
4. Нажмите Del и подтвердите пометку на удаление.

Проведённый документ при пометке на удаление автоматически теряет проведение, его движения снимаются. На большом журнале операция занимает от нескольких минут до часов, не прерывайте её.

💡 Второй вариант — обработка «Групповое изменение реквизитов» в той же группе «Корректировка данных». В ней выбирают тип документа, задают отбор и меняют реквизит «Пометка удаления» сразу у всех объектов. Удобно, когда нужно убрать только один вид документов, например все «Реализации».

Не забудьте документы, которых нет в журнале операций или которые легко пропустить:

• 📊 документы «Закрытие месяца » и регламентные операции;
• 📥 «Ввод начальных остатков »;
• 💼 кадровые и зарплатные документы, если учёт зарплаты ведётся в Бухгалтерии;
• 📑 регламентированные отчёты (Отчёты → Регламентированные отчёты), если их тоже нужно убрать.

Шаг 2. Запустите удаление помеченных объектов

1. Откройте Администрирование → Обслуживание.
2. Разверните группу «Корректировка данных» и выберите «Удаление помеченных объектов».
3. Выберите режим с выбором объектов, чтобы видеть список.
4. Нажмите «Удалить».

Программа проверит ссылки. Объект, на который ссылается другой, неудаляемый объект, останется в базе. Обработка покажет такие объекты отдельным списком и назовёт, кто на них ссылается.

⚠️ Удаление лучше запускать, когда в базе никто не работает : например, вечером. Если программа предложит установить монопольный режим, все пользователи будут отключены. Предупредите коллег заранее.

Шаг 3. Справочники — по желанию

Если вместе с документами нужно убрать и часть справочников (например, тестовых контрагентов), пометьте их на удаление тем же способом и повторите обработку. Справочник удалится, только когда на него не осталось ссылок из документов.

Сведения, не привязанные к документам, этим способом не убираются: курсы валют, история учётной политики, цены номенклатуры из регистров. Для полностью пустой базы надёжнее первый способ.

Особенности обнуления базы в 1С:Fresh и облаке

В облачном сервисе 1С:Fresh (и в сервисах на его основе) нет доступа к Конфигуратору. Выгрузку .dt и загрузку .cf пользователь не делает. Отсюда другие варианты.

• ☁️ Новое приложение. В менеджере сервиса создайте новое приложение с той же конфигурацией. Оно появится пустым. Старое приложение можно оставить как архив или удалить, когда убедитесь, что оно не нужно.
• 🧹 Удаление помеченных. Внутри приложения доступна та же обработка Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Шаги совпадают с описанными выше.
• 📤 Перенос справочников. Внешние обработки в сервисе запускаются только после проверки и разрешения администратором сервиса. Если универсальная обработка XML недоступна, перенос справочников выполняет поддержка провайдера.

Перед обнулением в облаке сохраните копию. В менеджере сервиса есть команда резервного копирования приложения, а в самом приложении выгрузка данных в файл для локальной версии (раздел Администрирование → Обслуживание). Если не находите команду, напишите в поддержку провайдера: копии приложений провайдер делает регулярно, но срок их хранения ограничен.

У разных провайдеров (1С:Фреш, 1С:БухОбслуживание, облака партнёров) кабинет выглядит по-разному. Логика одна: создать новое приложение проще, чем чистить старое.

Проверка базы после обнуления

Обнуление не закончено, пока вы не убедились, что база пуста и работает.

Отчёты для сверки

1. Оборотно-сальдовая ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость) за весь период ведения учёта. Обороты и сальдо по всем счетам должны быть нулевыми.
2. Журнал операций с отбором по организации. Список пустой или в нём только те документы, которые вы решили оставить.
3. Справочники. Откройте контрагентов и номенклатуру: записи на месте, если вы их сохраняли.

Тестирование и исправление

После массового удаления полезно прогнать проверку базы:

1. Сделайте свежую резервную копию.
2. Откройте Конфигуратор, Администрирование → Тестирование и исправление.
3. Отметьте «Проверка логической целостности информационной базы» и «Проверка ссылочной целостности информационной базы».
4. В блоке для ссылок на несуществующие объекты выберите «Не изменять», чтобы сначала увидеть результат.

Проверка требует монопольного доступа. Пока она идёт, в базу никто не войдёт.

💡 Если база после удаления продолжает весить много (файловая версия), выполните в том же окне «Сжатие таблиц информационной базы». Файл 1Cv8.1CD уменьшится.

Ошибки при обнулении базы и что с ними делать

Частые вопросы