Уменьшаем базу 1С 8.3: удаляем старые периоды и лишние таблицы

Обрезать базу 1С 8.3 — значит удалить документы и их движения за старые годы, оставив остатки на дату отсечения. В Бухгалтерии 3.0 для этого есть штатная обработка: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Свертка информационной базы. После неё файл базы сам по себе не уменьшится: место освобождает только тестирование со сжатием таблиц, выгрузка-загрузка .dt или обслуживание на стороне СУБД.

Частое заблуждение — что база «распухла от документов». На практике половину объёма нередко занимают не проводки, а журнал регистрации, история версий объектов, присоединённые файлы и забытые регистрации изменений для обменов. Поэтому сначала выясните, что именно весит, и только потом решайте, нужно ли удалять историю или хватит чистки служебных таблиц.

Что сделать до обрезки базы

Обрезка необратима: удалённые документы потом не восстановить ничем, кроме архивной копии. Поэтому подготовка занимает больше времени, чем сама операция.

Резервная копия и архив

Эту копию оставьте как архив «до свёртки». Если налоговая запросит документы за удалённый период, вы развернёте архив и сформируете из него нужные отчёты.

Срок хранения архива не короче срока хранения учётных документов: по закону о бухгалтерском учёте это не менее пяти лет после отчётного года. Храните .dt в двух местах, например на сервере и на внешнем диске, и подпишите файл датой свёртки и номером версии платформы. Файл .dt содержит и данные, и конфигурацию, а загружать его надёжнее платформой с номером не ниже той, на которой делали выгрузку.

Что проверить перед стартом

• 📅 Дата отсечения. Обычно это начало года, за который ещё могут быть вопросы. Налоговую проверку проводят за три года, предшествующих году решения о проверке, поэтому многие оставляют в рабочей базе последние 3–4 года.
• 🔒 Закрытый период. Все месяцы до даты отсечения должны быть закрыты, с выполненной процедурой закрытия месяца и выставленной датой запрета изменения.
• 💾 Свободное место. На диске нужно хотя бы вдвое больше свободного места, чем занимает база: обработка и выгрузка создают временные данные.
• 👥 Окно работ. На больших базах операция идёт часами. Планируйте её на выходные и предупредите пользователей, что база будет недоступна.
• 🧾 Нетиповые доработки. Если конфигурация доработана, штатная свёртка может не учитывать ваши регистры. Проверьте результат на копии.

Как понять, что занимает место

В файловой базе посмотрите размер файла 1Cv8.1CD и папки 1Cv8Log рядом с ним. Если журнал весит гигабайты, начните с него.

В клиент-серверной базе на MS SQL Server постройте в Management Studio отчёт Disk Usage by Top Tables. В PostgreSQL то же покажет запрос:

SELECT relname AS table_name,
       pg_size_pretty(pg_total_relation_size(relid)) AS total_size
FROM pg_catalog.pg_statio_user_tables
ORDER BY pg_total_relation_size(relid) DESC
LIMIT 20;

Имена таблиц будут служебными (_AccRg1234, _InfoRg567). Чтобы понять, какому объекту 1С они соответствуют, используйте метод ПолучитьСтруктуруХраненияБазыДанных() во внешней обработке или консоли кода.

Свёртка базы 1С 8.3 штатной обработкой

Свёртка — главный способ удалить движения документов за прошлые годы, не трогая справочники.

Как работает свёртка

Обработка рассчитывает остатки по регистрам на дату свёртки и записывает их служебными документами. Затем документы до этой даты вместе с их движениями удаляются. Справочники, настройки учётной политики и пользователи остаются.

После свёртки отчёты за удалённый период покажут только итоговые остатки на дату отсечения. Оборотов и детализации по старым документам в рабочей базе больше не будет.

Пошагово в Бухгалтерии 3.0

1. Разверните копию базы из .dt и сначала выполните свёртку на ней.
2. Запустите 1С в режиме Предприятия под пользователем с полными правами.
3. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Свертка информационной базы.
4. Укажите дату свёртки. Документы с датой раньше неё будут удалены.
5. Запустите обработку и дождитесь завершения всех этапов. Не закрывайте программу, пока идёт процесс.
6. Сверьте результат: оборотно-сальдовая ведомость на дату свёртки в копии и в архиве должна совпасть по всем счетам.
7. Проверьте остатки по регистрам НДС, взаиморасчётов и партий, если вы их видите в отчётах.
8. Только после сверки повторите операцию на рабочей базе или подмените рабочую базу проверенной копией.

Если штатной свёртки нет

В других типовых конфигурациях похожая обработка есть не везде. Проверьте раздел Администрирование → Обслуживание: если команды свёртки там нет, используйте перенос остатков в новую базу из следующего раздела. Ручная пометка на удаление старых документов не заменит свёртку: остатки на дату отсечения при этом пропадут.

Обрезка через выгрузку и перенос в новую базу

Есть два разных приёма, которые часто называют «выгрузкой». Их легко перепутать.

Выгрузка и загрузка .dt

Этот способ сам ничего не удаляет. Зато после удаления документов или журнала он собирает базу заново, без пустых страниц внутри файла.

1. Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу.
2. Создайте новую пустую базу в списке баз.
3. Откройте её в Конфигураторе: Администрирование → Загрузить информационную базу, выберите .dt.
4. Проверьте, что база открывается и отчёты формируются, затем замените старую.

Для загрузки .dt нужен монопольный доступ к базе-приёмнику.

Новая база с переносом остатков

1. Создайте пустую базу из шаблона той же конфигурации и того же релиза.
2. Перенесите справочники: контрагентов, номенклатуру, сотрудников, договоры. Для этого подходит обработка Выгрузка и загрузка данных XML из стандартных обработок.
3. Введите остатки на дату отсечения. В Бухгалтерии 3.0 это делает Главное → Помощник ввода остатков.
4. Сверьте оборотно-сальдовую ведомость новой базы с остатками в старой.

Старая база остаётся архивом. Пользователи работают в новой с даты отсечения.

Чистка журнала регистрации и таблиц изменений

Эти служебные данные к учёту не относятся, но часто весят больше документов.

Журнал регистрации

В Конфигураторе откройте Администрирование → Настройка журнала регистрации. Там две полезные вещи:

• 🔧 Уровень регистрации. Для обычной работы достаточно «Регистрировать ошибки» или «Регистрировать ошибки и предупреждения». Режим «Регистрировать все события» быстро раздувает журнал.
• ✂️ Кнопка «Сократить». Удаляет записи раньше указанной даты. Перед удалением можно сохранить их в отдельный файл.

Журнал хранится в папке 1Cv8Log. У файловой базы она лежит рядом с 1Cv8.1CD. У серверной — в каталоге кластера, обычно srvinfo\reg_1541\<идентификатор базы>\1Cv8Log.

Таблицы регистрации изменений

Если база когда-то обменивалась данными с другой базой, сайтом или мобильным приложением, каждое изменение объектов регистрируется для узла обмена. Когда обмен заброшен, а узел остался, эти записи копятся годами.

Что сделать:

1. Откройте настройки синхронизации данных в разделе Администрирование и найдите неиспользуемые обмены.
2. Удалите настройку обмена с узлом, который больше не работает . Вместе с ней уйдут и регистрации.
3. Если узел нужен, а регистрации лишние, очистите их программно для конкретного узла:

// Выполнять в привилегированном режиме, на копии сначала
Узел = ПланыОбмена.ОбменСайтом.НайтиПоКоду("001");
ПланыОбмена.УдалитьРегистрациюИзменений(Узел);

Имя плана обмена и код узла подставьте свои. После очистки обмен с этим узлом потребует полной повторной выгрузки.

История версий и файлы внутри базы

• 🗂️ Версии объектов. Если включено версионирование, каждое изменение документа сохраняет копию. В настройках истории изменений задайте срок хранения и удалите устаревшие версии.
• 📎 Присоединённые файлы. Сканы и вложения по умолчанию хранятся в самой базе. В общих настройках администрирования можно включить хранение файлов в томах на диске и перенести их туда.

Удаление ненайденных объектов и битых ссылок

После свёртки и переноса в базе остаются ссылки на объекты, которых уже нет. В формах они выглядят как <Объект не найден> (123:...).

Удаление помеченных объектов

Начните с Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Программа удаляет только объекты, на которые нет ссылок, а остальные показывает списком с причиной. Если удаление не проходит, откройте объект из списка и уберите ссылку на него.

Тестирование и исправление

1. Завершите сеансы всех пользователей: тестированию нужен монопольный доступ.
2. Конфигуратор → Администрирование → Тестирование и исправление.
3. Отметьте «Проверка логической целостности информационной базы» и «Проверка ссылочной целостности информационной базы».
4. Выберите режим «Тестирование и исправление».
5. Для ссылок на несуществующие объекты выберите «Очищать ссылки», если такие объекты точно не нужны. Вариант «Создавать объекты» создаст пустые элементы-заглушки, которые потом придётся разбирать.

Сжатие таблиц и обслуживание СУБД после обрезки

Удаление записей освобождает место внутри файлов базы, но сами файлы на диске остаются прежнего размера.

Файловая база

В том же окне тестирования отметьте «Сжатие таблиц информационной базы». Это переписывает таблицы без пустых страниц и уменьшает 1Cv8.1CD. Альтернатива — выгрузка и загрузка .dt, описанная выше. Она обычно даёт такой же результат и заодно проверяет, что база выгружается без ошибок.

MS SQL Server

1. Если модель восстановления Full, сначала сделайте резервную копию журнала транзакций: иначе файл .ldf не уменьшится.
2. Перестройте индексы и обновите статистику планом обслуживания или вручную.
3. Сожмите файл данных, только если место на диске действительно нужно:

USE [buh_base];
DBCC SHRINKFILE (N'buh_base', 0);

Имя базы и логическое имя файла подставьте свои. Сжатие фрагментирует индексы, поэтому после него снова перестройте индексы.

PostgreSQL

После массовых удалений выполните VACUUM FULL ANALYZE; для базы. Команда блокирует таблицы на время работы, поэтому запускайте её, когда пользователи не работают. Обычный VACUUM ANALYZE без FULL место на диске почти не возвращает, но и не блокирует.

Пересчёт итогов

После свёртки и сжатия пересчитайте итоги: в окне тестирования отметьте «Пересчёт итогов». Это убирает расхождения между остатками в отчётах и движениями.

Когда обрезать базу не нужно

Свёртка решает проблему объёма, но не скорости в любом случае. Не делайте её, если:

• ⏳ медленно открывается одна форма или отчёт: причина обычно в запросе или настройках, а не в истории;
• 📉 база весит меньше 10–20 ГБ и диск не переполнен: выигрыш будет небольшим;
• 🧮 вы не можете закрыть старые периоды: свёртка зафиксирует ошибки в остатках;
• 🔄 тормозит сервер целиком: сначала проверьте память, диск и обслуживание СУБД.

Вопросы про обрезку базы 1С