База 1С:Документооборота разрослась: что удалять и в каком порядке

Очистить 1С:Документооборот от лишних файлов и данных можно в четыре хода: удалить помеченные объекты, убрать старые версии файлов, вынести файлы из базы в тома на диске и сократить служебные данные (журнал регистрации, историю версий объектов). Главный объём почти всегда дают файлы: в типичной базе ДО они занимают больше места, чем все документы и справочники вместе.

Поэтому начинайте не с удаления документов, а с измерения. Сначала узнайте, что именно раздуло базу, и только потом чистите. Иначе легко потратить вечер на удаление тысячи черновиков и выиграть 200 МБ из 80 ГБ.

С чего начать: измеряем, что занимает место

Без цифр очистка превращается в угадайку. Есть три способа понять, куда ушли гигабайты.

📊 Средствами платформы. С версии платформы 8.3.15 есть метод ПолучитьРазмерДанныхБазыДанных(). Он возвращает размер данных по указанным объектам метаданных. Администратор или программист запускает его из внешней обработки и получает таблицу «объект → объём».

🗄 Средствами СУБД. Для клиент-серверной базы на MS SQL Server размеры таблиц показывает стандартный отчёт «Disk Usage by Top Tables» в SQL Server Management Studio. Имена таблиц там служебные (_Reference45, _InfoRg1234). Сопоставить их с объектами 1С помогает метод ПолучитьСтруктуруХраненияБазыДанных().

💾 По размеру каталогов. Если файлы уже лежат в томах на диске, просто посмотрите размер папок томов. Это быстрее всего.

Что обычно оказывается в лидерах:

• 📎 таблицы присоединённых файлов и их версий;
• 📝 журнал регистрации (хранится отдельно, в каталоге 1Cv8Log рядом с базой или в каталоге кластера);
• 🕓 история изменений объектов (версии объектов);
• 🔍 индекс полнотекстового поиска;
• ✉️ встроенная почта, если ею активно пользуются.

Удаление помеченных объектов: как работает «корзина» ДО

В Документообороте, как и в других программах на 8.3, удаление идёт в два этапа. Пользователь ставит на документ, файл или элемент справочника пометку на удаление. Объект остаётся в базе, в списке он перечёркнут. Пока пометка стоит, её можно снять, и объект вернётся в работу.

Физически объекты удаляет обработка «Удаление помеченных объектов». В конфигурациях на БСП она открывается из раздела администрирования, группа Обслуживание. Если не найдёте её в меню, наберите название в поиске по командам интерфейса.

Как пройти удаление без сюрпризов:

1. Попросите пользователей завершить работу или выберите время, когда нагрузка минимальна.
2. Откройте обработку и выберите режим с выборочным удалением, чтобы видеть список.
3. Просмотрите, что попало в список. Иногда пометку ставят по ошибке на нужный договор.
4. Запустите удаление.
5. Разберите объекты, которые не удалились. Обработка покажет, на что они ссылаются, и где они используются.

Объект не удаляется, если на него есть ссылки. Пример: помечен вид документа «Служебная записка», а в базе 3 000 служебок этого вида. Пока они существуют, вид документа удалить нельзя. Это защита, а не сбой.

Хранилище файлов и версии: где прячутся гигабайты

Каждое сохранение файла в ДО создаёт новую версию. Договор, который юрист правил 15 раз, хранится в базе 15 раз. При вложениях по 5 МБ это уже 75 МБ на один документ. Отсюда и рост базы на десятки гигабайт в год.

Удаление старых версий файлов

Версии видны в карточке файла, на закладке или в списке версий. Ненужные промежуточные версии можно пометить на удаление вручную и затем удалить обработкой из предыдущего раздела. Текущую версию программа не даст удалить, пока файл существует.

Для массовой очистки в актуальных редакциях на БСП 3.x есть настройка очистки ненужных файлов. Она удаляет устаревшие версии по правилам: например, версии старше заданного срока. Ищите её в настройках работы с файлами в разделе администрирования. Настройка запускается вручную или регламентным заданием.

Какие правила разумны на практике:

Перенос файлов из базы в тома

Если файлы хранятся прямо в информационной базе, она растёт быстрее всего, а резервная копия становится тяжёлой. Правильная схема — хранить файлы в томах на диске, а в базе держать только ссылки.

Порядок такой:

1. Создайте каталог для тома на сервере. Если сервер 1С работает под отдельной учётной записью (например, USR1CV8), дайте ей полный доступ к каталогу.
2. В разделе администрирования откройте настройки работы с файлами и включите хранение файлов в томах на диске.
3. Создайте том хранения файлов: укажите путь (для сервера — сетевой путь вида \\fileserver\DO_Volumes\Vol01) и, при желании, максимальный размер.
4. Запустите перенос файлов из базы в тома. Это отдельная команда рядом с настройками томов.
5. После переноса сожмите базу (см. раздел про технические методы), иначе освободившееся место останется внутри файлов СУБД.

Регламентные задания: очистка без ручного труда

Ручную очистку раз в год быстро забывают. Надёжнее настроить регламентные задания, которые работают по расписанию. Список открывается в разделе администрирования: Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания.

Что стоит проверить в списке:

• 🗑 Удаление помеченных объектов по расписанию. В БСП можно включить автоматическое удаление помеченных объектов. Удобно, если в базе дисциплина и пометки ставят осознанно. Если нет — оставьте ручной режим с просмотром списка.
• 📎 Очистка ненужных файлов. Применяет правила удаления устаревших версий.
• 🕓 Очистка устаревших версий объектов. Удаляет историю изменений карточек старше заданного срока.
• 🔍 Обновление и слияние индекса полнотекстового поиска. Индекс сам по себе не чистится, но без слияния он разрастается из множества мелких частей.
• 📄 Извлечение текста. Нужно для поиска по содержимому файлов. Если поиск по тексту файлов не используется, задание можно отключить и сэкономить место и ресурсы сервера.

Расписание тяжёлых заданий ставьте на ночь или выходные. Удаление тысяч объектов днём заметно тормозит работу пользователей.

Архив и «холодное» хранение старых документов

Не всё старое нужно удалять. Часть документов закон обязывает хранить годами. Здесь работают два механизма: холодное хранение файлов и законное уничтожение дел.

Холодное хранение файлов

Документы прошлых лет открывают редко. Хранить их на быстром SSD дорого. Практичный приём:

1. Создайте новый том на быстром диске и поставьте его первым в порядке заполнения.
2. Старому тому задайте максимальный размер, равный текущему. Новые файлы в него больше не попадут.
3. Перенесите каталог старого тома на медленное и дешёвое хранилище и поправьте путь в настройках тома.

Файлы остаются доступны из карточек документов, просто открываются чуть медленнее. Перенос каталога делайте в нерабочее время: пока путь не исправлен, пользователи получат ошибку при открытии старых файлов.

Уничтожение дел по истечении сроков

Удалять из ДО документы, которые входят в номенклатуру дел, правильно через делопроизводство, а не обработкой удаления. В Документообороте документы раскладываются по делам номенклатуры, у каждой статьи номенклатуры есть срок хранения.

Когда срок истёк, экспертная комиссия отбирает дела к уничтожению, оформляется акт о выделении дел к уничтожению. Только после этого документы удаляют из базы. Сроки берут из перечня типовых управленческих документов, утверждённого приказом Росархива № 236, и из отраслевых перечней.

Технические методы очистки базы данных

После удаления объектов и переноса файлов база на диске может не уменьшиться. Место освобождается внутри файлов, а не возвращается операционной системе. Для этого нужны технические операции.

Файловая база

В Конфигураторе: Администрирование → Тестирование и исправление, флажок «Сжатие таблиц информационной базы». Операция требует монопольного доступа: все пользователи должны выйти из базы. Перед запуском сделайте копию каталога базы.

Клиент-серверная база на MS SQL

Сжатие выполняют средствами СУБД:

-- имя базы замените на своё
USE DO_PROD;
DBCC SHRINKDATABASE (DO_PROD);

После сжатия индексы фрагментируются, поэтому следом перестройте их. Удобнее всего настроить план обслуживания в SQL Server Management Studio с перестроением индексов и обновлением статистики. Сжатие делайте разово после крупной чистки, а не по расписанию: регулярный shrink лишь гоняет файл туда-обратно.

Журнал регистрации

Журнал регистрации живёт отдельно от базы и может весить десятки гигабайт. Сократить его можно в Конфигураторе: Администрирование → Журнал регистрации, команда сокращения с выбором даты, до которой удалить записи. Там же можно выгрузить удаляемые записи в файл, если их нужно сохранить.

Чтобы журнал не рос снова, уменьшите уровень детализации. Для рабочей базы обычно хватает регистрации ошибок и предупреждений, без всех событий.

Поиск дублей и мусора в справочниках

Дубли не столько занимают место, сколько мешают работе: два «ООО Ромашка» в справочнике, письма разнесены по обоим, поиск выдаёт половину переписки.

В конфигурациях на БСП есть обработка «Поиск и удаление дублей». Она находится в разделе администрирования, в группе корректировки данных. Порядок работы:

1. Выберите справочник: контрагенты, физические лица, корреспонденты.
2. Задайте правило сравнения: наименование по похожести, ИНН на точное совпадение.
3. Просмотрите найденные группы и выберите в каждой оригинал.
4. Запустите замену. Ссылки на дубли во всех документах заменятся на оригинал, а дубли пометятся на удаление или удалятся сразу.

Отдельный вид мусора — одинаковые файлы, прикреплённые к разным карточкам. Типовой отчёт по дублям файлов есть не во всех редакциях. Если нужно найти такие файлы, программист может сравнить их по размеру и контрольной сумме внешней обработкой. Удалять их стоит осторожно: каждая копия может быть юридически самостоятельным приложением к своему документу.

Чего делать нельзя

Несколько способов «почистить» базу, которые приносят больше вреда, чем пользы:

• ❌ Удалять файлы из каталога тома вручную. База будет ссылаться на несуществующие файлы, пользователи получат ошибку при открытии. Проверку целостности тома потом придётся проводить заново.
• ❌ Чистить таблицы SQL-запросами DELETE. Нарушается ссылочная целостность, а итоги регистров перестают сходиться. Только средствами 1С.
• ❌ Удалять документы с действующими процессами. Сначала завершите или прервите процессы и задачи, иначе в базе останутся задачи без предмета.
• ❌ Запускать удаление помеченных днём в рабочей базе. Операция долгая, нагружает сервер и конфликтует с правками пользователей.