Как вести учёт аренды в 1С:Бухгалтерии 8.3 по ФСБУ 25

Арендатор получил договор на офис и первый же вопрос: признавать право пользования активом и обязательство по аренде или списывать платежи в расходы напрямую. От ответа зависит весь дальнейший учёт аренды в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от настройки договора до проводок и отчётности.

Короткий ориентир: если срок аренды не превышает 12 месяцев или предмет аренды малоценный, арендатор вправе учитывать платежи упрощённо — сразу в расходы. В остальных случаях с 2022 года действует ФСБУ 25/2018: на баланс ставится право пользования активом (ППА) и арендное обязательство. Разберём оба варианта, где в программе их включают и какие документы формировать.

Подготовка: выбираем способ учёта и настраиваем 1С

Прежде чем заводить договор, определите метод. Он решает, какие счета и документы вы будете использовать.

Упрощённый порядок (платежи сразу в расходы) допустим, когда выполнено хотя бы одно условие:

• 📅 срок аренды — не больше 12 месяцев, и в договоре нет права выкупа;
• 🪑 предмет аренды малоценный (ориентир из рекомендаций БМЦ — рыночная стоимость нового аналога примерно до 300 000 ₽);
• 🧾 организация ведёт упрощённый бухучёт (малое предприятие, которое не обязано проходить обязательный аудит) — тогда капитализировать аренду можно не всегда.

Капитализация по ФСБУ 25 — во всех прочих случаях: долгосрочная аренда помещений, транспорта, оборудования. Арендатор признаёт ППА и обязательство, равное приведённой (дисконтированной) стоимости будущих платежей.

Выбранный подход зафиксируйте в учётной политике — 1С опирается на её настройки при закрытии месяца. Чтобы в документах появились нужные счета и реквизиты, дальше включите функциональность и проверьте справочники.

1. Откройте Главное → Функциональность (или Настройки → Функциональность), вкладка ОС и НМА, и активируйте учёт предметов аренды / права пользования. Без этого флага документы поступления в аренду не отображаются.
2. В Главное → Учётная политика проверьте, применяет ли организация упрощённые способы учёта — от этого зависит, предложит ли программа капитализацию.
3. В справочнике Контрагенты заведите арендодателя, в Договоры создайте договор вида «С поставщиком».

Если арендодатель — иностранное лицо или орган власти (аренда госимущества), заранее отметьте в договоре признак налогового агента по НДС: порядок расчёта налога отличается.

Как завести договор аренды в 1С

Договор — это элемент справочника Договоры внутри карточки контрагента-арендодателя.

• Вид договора — «С поставщиком».
• Срок и периодичность платежей — заполните по тексту договора; они нужны для графика.
• Способ учёта — при капитализации укажите, что по договору признаётся право пользования; для краткосрочной аренды оставьте обычный расчётный договор.

При капитализации удобно сразу внести график платежей: суммы и даты по месяцам. Он понадобится программе, чтобы рассчитать приведённую стоимость обязательства и в дальнейшем правильно разносить проценты и тело долга.

Если договор предусматривает выкуп предмета аренды, это влияет на срок амортизации ППА: его амортизируют не за срок аренды, а за срок полезного использования объекта — как собственное основное средство. По окончании аренды остаточную стоимость переводят с «арендного» объекта на обычное ОС. Признак выкупа задайте в параметрах договора до признания ППА, иначе амортизация рассчитается за короткий срок и расход будет завышен.

Признание права пользования и обязательства

При капитализации первой операцией вы ставите актив и долг на баланс. В 1С это делает документ поступления предмета в аренду (раздел ОС и НМА).

Документ формирует проводку признания. Схема (конкретные субсчета зависят от релиза и настроек плана счетов):

Право пользования активом учитывается в составе основных средств и амортизируется в течение срока аренды (или срока полезного использования, если предмет переходит в собственность). Арендное обязательство ежемесячно растёт на проценты и уменьшается на перечисленные платежи.

Амортизацию и проценты вручную считать не нужно — их начисляет «Закрытие месяца » (Операции → Закрытие месяца), если договор и предмет аренды заведены корректно. Проверьте, что в закрытии появились строки по амортизации ППА и по процентам.

Пример для ориентира: ППА 2 000 000 ₽, срок 36 месяцев. Линейная амортизация — примерно 2 000 000 / 36 ≈ 55 556 ₽ в месяц. Проценты программа считает от убывающего остатка обязательства, поэтому в первые месяцы они выше.

Арендные платежи: документы и проводки

Сам перевод денег арендодателю оформляется как обычная оплата поставщику.

• Банк и касса → Платёжные поручения — для подготовки платежа;
• Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» — для разнесения по счёту расчётов.

При упрощённом учёте расход признаётся документом поступления услуг: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Услуги. Проводки на примере аренды офиса 60 000 ₽/мес без НДС, ставка 20 %:

Проверка арифметики: НДС 60 000 × 20 % = 12 000, к оплате 60 000 + 12 000 = 72 000. Счёт затрат (20, 25, 26, 44) выбирайте по тому, где используется арендованный объект.

При капитализации ежемесячного акта на услуги нет: расход формируют амортизация ППА и проценты, а платёж лишь закрывает обязательство (Дт 76.07 Кт 51). Это частая точка путаницы — об этом ниже.

НДС при аренде: вычет и аренда госимущества

Для обычной аренды у коммерческого арендодателя НДС принимается к вычету на основании счёта-фактуры (или УПД со статусом 1) — документом поступления услуг, как в примере выше. Регистрируйте счёт-фактуру в поле документа поступления, иначе вычет не попадёт в книгу покупок.

Отдельный случай — аренда государственного или муниципального имущества напрямую у органа власти: арендатор становится налоговым агентом по НДС. Тогда:

• в договоре включается признак налогового агента;
• при оплате программа формирует счёт-фактуру налогового агента;
• НДС сначала начисляется к уплате в бюджет, а к вычету принимается после уплаты, если имущество используется в облагаемой деятельности.

Налог агент считает по расчётной ставке от суммы арендной платы. Если в договоре указана сумма «с учётом НДС», выделяйте налог сверху расчётным методом; если «без НДС» — начисляйте налог дополнительно. Сумму к уплате программа переносит в декларацию по НДС в раздел с операциями налогового агента — проверьте его перед отправкой отчётности.

При капитализации по ФСБУ 25 НДС на стоимость ППА не «садится»: право пользования признаётся в сумме обязательства без НДС, а входной налог по каждому платежу принимается к вычету в общем порядке.

Отчётность и проверка учёта аренды

Корректность учёта проще всего контролировать стандартными отчётами в разделе Отчёты.

В годовой отчётности ППА показывается в составе основных средств бухгалтерского баланса, обязательство — в составе кредиторской задолженности (с разделением на долгосрочную и краткосрочную часть). Проценты по аренде раскрываются как прочие расходы.

Разница с налоговым учётом. ФСБУ 25 — стандарт бухгалтерского учёта; в налоговом учёте по налогу на прибыль арендные платежи признаются расходом по-прежнему, равномерно, без признания ППА и процентов. Из-за этого при капитализации возникают временные разницы, и если организация применяет ПБУ 18/02, 1С рассчитывает отложенный налог автоматически при закрытии месяца. Проверьте, что в учётной политике включено применение ПБУ 18/02 балансовым методом, — иначе разницы между бухгалтерской амортизацией ППА и налоговым расходом по аренде не отразятся корректно.

Перед закрытием года сверьте график платежей с фактическими перечислениями: если арендодатель менял сумму, обязательство нужно пересмотреть, иначе сальдо 76.07 не сойдётся к нулю на дату окончания договора.

Повторяющиеся платежи и экономия времени

Аренда — платёж из месяца в месяц с одинаковыми реквизитами, поэтому его удобно автоматизировать.

• 🔁 Для упрощённого учёта используйте копирование документа поступления услуг прошлого месяца (Создать на основании или кнопка копирования в списке) — меняется только дата.
• 📄 Повторяющиеся платёжные поручения можно сохранить как шаблон в списке платёжных поручений.
• 🧮 При капитализации рутины почти нет: амортизацию и проценты начисляет закрытие месяца, вам остаётся разнести оплату из банковской выписки.

Типичные ошибки

Ниже — промахи, из-за которых чаще всего не сходится сальдо или задваивается расход. Шаги не повторяю — только то, что легко упустить.

• ❌ Двойной расход при капитализации. Признали ППА и обязательство, но каждый месяц ещё и проводят акт на услуги по счёту затрат. Расход удваивается. При капитализации акта на аренду быть не должно — только амортизация и проценты.
• ❌ Капитализировали краткосрочную аренду. Для договора до 12 месяцев без выкупа признавать ППА не нужно — это лишняя работа и искажение баланса.
• ❌ Забыли ставку дисконтирования. Без неё обязательство считается по номиналу будущих платежей, а не по приведённой стоимости — завышается и долг, и ППА.
• ❌ Не зарегистрирован счёт-фактура. Платёж прошёл, а вычет НДС в книгу покупок не попал: проверьте поле счёта-фактуры в документе поступления.
• ❌ Платёж вместо начисления. Списание с расчётного счёта не создаёт расход само по себе — при упрощённом учёте расход даёт документ поступления услуг, а не выписка.

Частые вопросы