Как вести учёт аренды в 1С:Бухгалтерии — от договора до возврата имущества

Аренду в 1С:Бухгалтерии 3.0 ведут с двух сторон по-разному. Арендатор отражает полученное имущество документом «Поступление в аренду» (раздел ОС и НМА) — программа создаёт право пользования активом и обязательство по аренде. Арендодатель ежемесячно начисляет арендную плату реализацией услуг и выставляет счёт-фактуру.

С 2022 года обе стороны руководствуются ФСБУ 25/2018. Но предприятие, которое вправе вести упрощённый бухучёт, может списывать арендную плату в расходы напрямую — без права пользования и обязательства. Какой путь ваш, зависит от того, попадаете ли вы под упрощённый учёт и какой срок у договора.

Ключевое решение — признавать право пользования на балансе или списывать плату в расходы. От него зависят и проводки, и состав документов, и появится ли у вас новый объект амортизации. Поэтому сначала определитесь со способом учёта, а уже потом заводите первый документ.

Что включить и проверить перед учётом аренды

Документы аренды живут в разделе учёта основных средств. Чтобы они появились в меню, откройте Главное → Функциональность, вкладка ОС и убедитесь, что учёт основных средств включён. После этого в разделе ОС и НМА станут доступны операции по аренде.

Дальше проверьте три справочника:

• 📇 Контрагенты — заведите арендодателя (или арендатора) с реквизитами и расчётным счётом.
• 📄 Договоры — отдельный договор под аренду, с правильным видом и условиями оплаты.
• 🏢 Основные средства / Номенклатура — у арендатора понадобится объект права пользования, у арендодателя — номенклатура-услуга «Аренда» для начисления платы.

В учётной политике (Главное → Учётная политика) уточните, применяете ли вы ФСБУ 25 в полном объёме или ведёте упрощённый учёт. От этого зависит, появится ли на балансе право пользования активом.

Как оформить договор аренды в справочнике

Договор создают в карточке контрагента на вкладке Договоры либо через Справочники → Договоры. Главное — правильно выбрать вид договора:

• вы снимаете имущество — вид С поставщиком;
• вы сдаёте имущество — вид С покупателем.

В договоре указывают валюту, периодичность и сумму платежа, ставку НДС. Если арендуете государственное или муниципальное имущество, включите в договоре признак того, что организация выступает налоговым агентом по НДС — тогда программа будет формировать счёт-фактуру налогового агента и начислять налог к уплате.

Срок договора влияет на учёт у арендатора. Краткосрочная аренда до 12 месяцев и аренда малоценного предмета (не дороже 300 000 рублей в новом состоянии) позволяют не признавать право пользования — плата сразу идёт в расходы. Это удобнее запомнить сразу при заведении договора.

Для долгосрочной аренды понадобятся дополнительные данные: срок в месяцах, график платежей и процентная ставка для дисконтирования. Их вводят уже в документе поступления в аренду.

Аренда у арендатора: право пользования и обязательство

Если вы применяете ФСБУ 25 в полном объёме, полученное имущество отражают документом «Поступление в аренду» в разделе ОС и НМА. В документе выбирают договор, объект, срок, график платежей и ставку.

При проведении программа формирует два показателя:

1. Право пользования активом (ППА) — аналог основного средства. В типовой базе оно учитывается на субсчёте счёта 01, а его амортизация — на субсчёте счёта 02.
2. Обязательство по аренде — на счёте 76.07 «Расчёты по аренде». Это приведённая стоимость будущих платежей.

Дальше работает регламентная операция «Закрытие месяца ». Ежемесячно она начисляет амортизацию права пользования и проценты на остаток обязательства. Оплата арендодателю гасит обязательство.

Субсчета 76.07.1 и 76.07.2 разделяют долгосрочное обязательство и текущую задолженность по платежам — программа переносит суммы между ними автоматически по графику.

Упрощённый учёт аренды без права пользования

Субъект, который ведёт упрощённый бухучёт (как правило, малое предприятие), вправе по операционной аренде вообще не признавать право пользования и обязательство. То же разрешено любому арендатору при краткосрочной аренде или малоценном предмете.

В этом случае арендную плату списывают в расходы периода, а само имущество учитывают за балансом — на счёте 001 «Арендованные основные средства» по стоимости из договора.

В 1С такую аренду удобно проводить документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Услуги». Выбираете услугу-аренду, счёт затрат и аналитику.

Счёт затрат выбирают по назначению: офис — 26 (или 44 в торговле), производственное помещение — 20. Если арендованный объект используется в облагаемой НДС деятельности и есть счёт-фактура, входной налог принимают к вычету.

Короткий пример. Арендная плата по договору — 120 000 рублей в месяц с НДС 20 %. В расходы попадает 100 000 рублей (120 000 ÷ 1,2), к вычету — 20 000 рублей НДС. За год при неизменной ставке в расходах окажется 1 200 000 рублей. Платежи удобно вносить по графику: один документ поступления услуг на каждый месяц, тогда расходы распределяются равномерно и не искажают себестоимость.

Если платите вперёд за несколько месяцев, не списывайте всю сумму сразу. Аванс отражают как предоплату (Дт 60 или 76 Кт 51), а в расходы относят только плату за истёкший месяц. Иначе затраты одного периода окажутся завышены, а следующих — занижены.

Аренда у арендодателя: передача имущества и доходы

При операционной аренде имущество остаётся на балансе арендодателя — вы его не списываете. Амортизация по объекту продолжает начисляться как обычно.

Где учитывать объект, зависит от того, зачем он куплен:

• используете сами, а сдаёте временно — объект на счёте 01;
• приобрели специально для сдачи в аренду или прокат — счёт 03 «Доходные вложения в материальные ценности».

Физическую передачу оформляют актом приёма-передачи. В бухгалтерском учёте проводки по выбытию при этом не делают: право собственности остаётся за вами. При желании можно выделить переданные объекты на отдельный субсчёт или аналитику, чтобы видеть, что именно сдано.

ФСБУ 25 требует от арендодателя классифицировать аренду. Если по сути это обычная сдача внаём с возвратом — аренда операционная, доход признают равномерно. Если договор по экономике близок к продаже (длительный срок, выкуп, переход почти всех рисков) — аренда неоперационная (финансовая), и учёт ближе к реализации с признанием инвестиции в аренду. Для большинства договоров проката оборудования и аренды помещений речь идёт об операционной аренде.

Начисление арендной платы и закрывающие документы

Ежемесячно арендодатель начисляет плату и выставляет закрывающие документы. Если аренда — основной вид деятельности, используйте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с услугой «Аренда».

После проведения реализации выпишите счёт-фактуру — по кнопке создания счёта-фактуры в самом документе. Акт об оказании услуг аренды формируется из той же реализации.

По НДС держите в голове несколько правил:

• аренда нежилых помещений и оборудования на ОСНО облагается НДС по ставке 20 %;
• аренда жилых помещений для проживания освобождена от НДС (глава 21 НК РФ);
• при аренде государственного или муниципального имущества НДС платит арендатор как налоговый агент — арендодатель-госорган счёт-фактуру не выставляет.

При аренде госимущества арендатор, установивший в договоре признак налогового агента, сам формирует счёт-фактуру на сумму налога, удерживает НДС из платежа и перечисляет его в бюджет. Вычет по такому НДС он заявляет на общих основаниях, если арендованный объект занят в облагаемой деятельности. Эту схему легко пропустить, если забыть отметить признак агента в договоре, — тогда программа не начислит налог к уплате.

Регулярное начисление удобно автоматизировать: в 1С можно сохранить реализацию услуг как шаблон и копировать её каждый месяц, меняя только период. Так начисления по десятку договоров закрываются за несколько минут, а не вводятся заново.

Аренда товаров, инвентаря и оборудования (прокат) учитывается так же, как аренда ОС: предмет остаётся у вас на балансе, доход начисляется реализацией услуг. Если же вы передаёте материалы, которые будут израсходованы, это уже не аренда, а другая операция — внимательно смотрите на суть договора.

Возврат арендованного имущества

Порядок возврата зависит от того, как вы вели учёт.

Арендатор на ФСБУ 25. По окончании срока списывают остатки права пользования и обязательства. Если ППА полностью самортизировано, а обязательство погашено, остатки по счетам 01.03, 02.03 и 76.07 закрываются в ноль. Разницу, если она есть при досрочном возврате, относят на финансовый результат. Операцию проводят документом в разделе ОС и НМА или ручной операцией.

Арендатор на упрощённом учёте. Достаточно снять имущество с забалансового счёта проводкой по кредиту 001. Никаких начислений возврат не порождает.

Арендодатель. Имущество и так на вашем балансе, поэтому при возврате списаний нет — вы просто прекращаете начислять арендную плату и, при необходимости, возвращаете объект в состав используемых самостоятельно. Если объект сдавали с субсчёта 03, а дальше планируете пользоваться им сами, переведите его на 01 внутренней операцией по учёту ОС.

При досрочном возврате у арендатора на ФСБУ 25 обычно остаётся несписанный остаток права пользования и непогашенное обязательство. Их закрывают на дату возврата, а разницу между ними относят на прочие доходы или расходы — это не ошибка, а нормальный результат досрочного прекращения договора.

Если договор предусматривает выкуп предмета аренды, возврата не происходит — имущество переходит в собственность и учитывается как приобретённое основное средство. Это отдельная операция со своими документами.

Частые вопросы