Больничный лист в 1С ЗУП: от загрузки ЭЛН до выплаты пособия

Больничный в 1С:ЗУП 3.1 оформляют документом Зарплата → Больничные листы: вводите номер электронного листка (ЭЛН), нажимаете кнопку получения данных из СФР, программа подтягивает период нетрудоспособности, сама считает стаж и средний заработок за два года и начисляет пособие. Работодатель оплачивает первые три дня болезни, остальное СФР платит работнику напрямую — это проактивная (беззаявительная) схема.

Бумажных больничных нет с 2022 года — только ЭЛН. Поэтому «оформить» теперь означает не перебить данные с бланка, а загрузить листок из фонда и проверить расчёт. Ниже — настройка обмена, ввод документа, как 1С считает пособие по новым правилам, выплата, отчётность и ошибки, из-за которых фонд возвращает сведения.

Что настроить перед первым больничным

Чтобы документ «Больничный лист» мог запросить данные из фонда, нужен канал обмена. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР) — в свежих релизах кнопки и сервисы называются «СФР», в старых могли остаться «ФСС».

Обмен идёт через сервис СЭДО (социальный электронный документооборот) внутри «1С‑Отчётности». Проверьте три вещи:

• 🔑 Электронная подпись. Нужна действующая квалифицированная подпись руководителя или уполномоченного лица — та же, что для сдачи отчётности.
• 🔌 Подключённая «1С‑Отчётность». Настраивается в разделе Отчётность, справки → 1С‑Отчётность → Настройки. Без неё запрос в фонд не уйдёт.
• 🏢 Реквизиты организации и регистрация в СФР. В карточке организации должны быть заполнены регистрационный номер в фонде и код подчинённости.

Как загрузить электронный больничный и создать документ

Когда работник выздоровел и листок закрыт, оформляйте начисление.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Если сотрудников несколько с похожими ФИО — ориентируйтесь на табельный номер.
3. В поле номера листка введите номер ЭЛН (12 цифр с бланка-талона, который работник получил в поликлинике, или из уведомления СЭДО).
4. Нажмите кнопку получения данных из СФР (в командной панели документа, рядом с полем номера). Программа отправит запрос по номеру листка и СНИЛС.
5. Фонд вернёт данные: период нетрудоспособности, причину (код), отметки о нарушении режима, продлениях и стационаре. Поля документа заполнятся автоматически.

Не вводите даты вручную, если данные пришли из фонда. Расхождение даже в один день между вашим документом и базой СФР приведёт к тому, что фонд не примет сведения или начислит пособие за другой период.

Если данные не приходят, причина почти всегда в одном из трёх: неверный номер ЭЛН, не совпал СНИЛС в карточке сотрудника с данными листка, либо листок ещё не закрыт врачом. Открытый листок дотянуть можно, но пособие считается только по закрытому.

Для внешних совместителей, которые работают у вас не с начала расчётного периода, в документе есть признак, что сотрудник — совместитель, и поля для справки о заработке с других мест. Проверьте этот признак: от него зависит, какой доход попадёт в расчёт.

Как 1С определяет стаж и средний заработок

После загрузки листка программа сама считает две величины — страховой стаж и средний дневной заработок. От них зависит сумма пособия.

Страховой стаж 1С берёт из сведений о трудовой деятельности сотрудника (данные о приёме, стаже до приёма к вам). Процент оплаты зависит от него:

Если стаж в программе рассчитан неверно, проверьте карточку сотрудника: в ней должна быть внесена информация о предыдущем стаже (по трудовой книжке). 1С складывает его с периодом работы у вас.

Средний дневной заработок считается так: берётся заработок, облагаемый взносами, за два календарных года, предшествующих году начала болезни, и делится на 730. Для больничного делитель всегда 730 — исключаемые периоды (в отличие от декретного пособия) не вычитаются.

Отдельно программа сравнивает полученный средний заработок с минимумом, рассчитанным из действующего МРОТ. В расчёт идёт большая величина. Минимум из МРОТ срабатывает, когда реального заработка за два года мало или стаж меньше полугода.

Если в расчётных годах у сотрудницы был декрет или отпуск по уходу за ребёнком, она вправе заменить эти годы на более ранние — при условии, что это увеличит пособие. В документе больничного есть поле для замены лет расчётного периода; основание — заявление сотрудницы.

Пособие по новым правилам: за чей счёт и сколько дней

Главное изменение последних лет — проактивные выплаты. Работодатель больше не считает и не выплачивает всё пособие. Схема такая:

• 🏥 Болезнь или бытовая травма самого работника — первые 3 дня за счёт работодателя, с 4‑го дня и до закрытия листка платит СФР напрямую работнику.
• 👶 Уход за больным членом семьи, карантин, протезирование, производственная травма и профзаболевание — с первого дня за счёт фонда, работодатель не платит ничего.

1С сама делит дни: в документе видно, сколько дней и какая сумма приходится на работодателя, а сколько уходит в зону ответственности фонда. Ваша задача — проверить первые три дня и передать фонду сведения для расчёта остальных.

Ещё одно правило, которое программа учитывает: пособие по уходу за больным ребёнком до 8 лет платится в размере 100% среднего заработка независимо от стажа и способа лечения (амбулаторно или в стационаре). Для детей старше 8 лет и других родственников проценты зависят от стажа и вида лечения по общим правилам.

Разберём на числах. Сотрудник со стажем 7 лет заработал за два расчётных года 800 000 и 900 000 рублей, болел 10 календарных дней.

• Средний дневной заработок: (800 000 + 900 000) ÷ 730 = 2328,77 руб.
• Процент по стажу (от 5 до 8 лет) — 80%: 2328,77 × 0,8 = 1863,01 руб. в день.
• Первые 3 дня за счёт работодателя: 1863,01 × 3 = 5589,04 руб. (с них вы удержите НДФЛ).
• Оставшиеся 7 дней за счёт СФР: 1863,01 × 7 = 13 041,10 руб. — фонд платит работнику сам.
• Всего пособие за 10 дней — 18 630,14 руб.

Посчитать сумму под свои данные или сверить расчёт 1С удобно калькулятором:

Если итог калькулятора или ваш ручной расчёт не сходится с суммой в документе, откройте в самом документе расшифровку начисления (ссылка-сумма в строке пособия раскрывает, из какого заработка, стажа и числа дней 1С получила цифру). Чаще всего расхождение объясняется ограничением по предельной базе или тем, что сработал минимум из МРОТ.

Районный коэффициент, если он применяется в вашем регионе, 1С учитывает при расчёте пособия из МРОТ. На пособие, рассчитанное из фактического заработка, коэффициент отдельно не накручивается — он уже «сидит» в начисленной зарплате.

Выплата, НДФЛ и отражение в отчётности

После проведения документа сумма за первые три дня попадает в ведомость на выплату вместе с ближайшей зарплатой или авансом. Отдельно платить больничный не обязательно.

Что важно по налогам и отчётности:

• 💰 НДФЛ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. С трёх дней за счёт работодателя налог удерживаете и перечисляете вы, со своей части — СФР. Исключение одно: пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается.
• 📊 6‑НДФЛ. Выплаченные вами три дня и удержанный с них НДФЛ попадают в расчёт 6‑НДФЛ. Доход отражается на дату фактической выплаты.
• 🚫 Страховые взносы. Больничное пособие взносами не облагается — ни ваша часть, ни часть фонда.
• 📨 Сведения в СФР. Фонд сам присылает через СЭДО запрос на недостающие данные (стаж, заработок, реквизиты для перечисления). Ответьте на него из программы — на основании вашего ответа фонд рассчитает и выплатит свою часть.

В бухгалтерском учёте три дня за счёт работодателя относятся на те же счёта затрат, что и зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения). Проводки формирует «1С:Бухгалтерия» после синхронизации с ЗУП; в самой ЗУП движений по счетам нет.

Отдельно стоит случай продолжения болезни. Если врач продлил листок, фонд открывает его продолжение с новым номером, связанным с первым. В 1С это оформляется отдельным документом больничного, в котором указывается, что он является продолжением предыдущего: тогда первые 3 дня за счёт работодателя не считаются повторно — они уже оплачены по первичному листку. Не заводите продолжение как новый самостоятельный больничный, иначе работодатель заплатит лишние три дня, а фонд недоплатит свою часть.

Если пособие уже начислено, а потом выяснилось, что данные были неверными (ошибся стаж, пришли уточнённые сведения о заработке), не правьте проведённый документ задним числом. Сделайте перерасчёт отдельным документом или сторнируйте начисление в текущем месяце — так движения и НДФЛ останутся корректными в отчётности.

Типичные ошибки при оформлении больничного

Ошибки здесь почти всегда связаны не с расчётом внутри 1С, а с данными на входе и со стыковкой с фондом.

• Неверный или устаревший СНИЛС в карточке сотрудника. Фонд сверяет листок именно по СНИЛС. Не совпал — данные ЭЛН не загрузятся. Проверьте карточку до создания документа.
• Не заполнен или занижен стаж. Если в карточке нет сведений о работе до приёма к вам, 1С посчитает стаж только по вашей организации и занизит процент. Внесите стаж по трудовой книжке.
• Ручная правка дат поверх данных фонда. Любое расхождение с базой СФР блокирует расчёт его части. Даты меняйте только через повторный запрос в фонд.
• Оплата всех дней за свой счёт по привычке. По старым правилам работодатель платил всё и возмещал у фонда. Сейчас так делать нельзя: вы платите только 3 дня (или 0 по уходу и травме), остальное — зона фонда.
• Игнорирование входящих запросов СЭДО. Если не ответить на запрос фонда, работник не получит пособие вовремя. Проверяйте список входящих документов обмена регулярно.
• Отметка о нарушении режима не перенесена. Если в ЭЛН стоит код нарушения режима (например, неявка на приём), пособие с даты нарушения считается из МРОТ. 1С учтёт это, только если отметка попала в документ.

Частые вопросы