Больничный в 1С:Бухгалтерии 3.0 от ЭЛН до 6-НДФЛ: начисление, проводки, выплата

Больничный в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляют документом «Больничный лист» в разделе Зарплата и кадры → Больничные листы. В документе указывают сотрудника, номер электронного листка (ЭЛН), период болезни и причину. Программа сама считает средний заработок за два прошлых года, процент по стажу и делит сумму: первые 3 дня платит работодатель, остальные — Социальный фонд напрямую сотруднику.

С пособия за 3 дня удерживают НДФЛ, страховые взносы на него не начисляют. В затраты оно уходит проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 70. Пошаговая инструкция по больничным в 1С 8.3 Бухгалтерия идёт в рабочем порядке: настройка, ЭЛН, расчёт, проводки, выплата, отчётность.

Подготовка: включаем учёт больничных в 1С:Бухгалтерии

По умолчанию документа «Больничный лист» в списках может не быть. Его включают в настройках зарплаты.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. В блоке расчёта зарплаты отметьте флажок учёта больничных, отпусков и исполнительных документов.
3. Сохраните настройку. В разделе Зарплата и кадры появятся журналы «Больничные листы» и «Отпуска».

Флажок доступен, только если в организации не больше 60 работников. Если людей больше, БП 3.0 больничные не рассчитывает: нужна 1С:ЗУП или сумма пособия вводится в начисление зарплаты вручную как отдельный вид начисления.

Перед первым больничным проверьте ещё три вещи:

• 🧾 Начисления за прошлые годы. Средний заработок берётся из истории. Если база начата недавно, данные прошлых лет придётся ввести вручную в форме расчёта среднего.
• 📅 Страховой стаж сотрудника. От него зависит процент оплаты. Заполните стаж в данных сотрудника до расчёта, иначе программа примет его нулевым.
• 🔗 Подключение к 1С-Отчётности или другому оператору. Без него ЭЛН и запросы СФР придётся обрабатывать вручную в личном кабинете страхователя.

Шаг 1. Как получить электронный больничный лист в 1С 8.3

Бумажных бланков больничных больше нет: с 2022 года листок формируется только в электронном виде. Сотрудник сообщает номер ЭЛН, а работодатель получает данные из системы СФР.

Если подключён электронный документооборот с СФР

1. После закрытия листка врачом СФР отправляет работодателю извещение и запрос на сведения.
2. В разделе Зарплата и кадры откройте рабочее место по пособиям социального страхования и обновите входящие сообщения.
3. Найдите извещение по сотруднику. Из него можно сразу создать документ «Больничный лист» — номер ЭЛН, даты и причина заполнятся автоматически.
4. Если документ уже создан вручную, загрузите в него данные ЭЛН по номеру командой загрузки листка в форме документа.

Если ЭДО с СФР нет

Данные листка смотрят в личном кабинете страхователя на сайте Социального фонда и переносят в документ вручную. Номер ЭЛН — 12 цифр, сверьте его дважды: ошибка в номере даст отказ при отправке сведений.

Шаг 2. Создаём документ «Больничный лист» и проверяем данные

Откройте Зарплата и кадры → Больничные листы → Создать. Если журнал не виден, проверьте флажок из раздела подготовки.

Заполните шапку:

Причина определяет порядок оплаты:

• 🤒 Собственная болезнь или бытовая травма — первые 3 дня за счёт работодателя, остальные платит СФР.
• 👶 Уход за ребёнком или членом семьи — всё пособие с первого дня платит СФР, у работодателя расходов нет.
• 🏭 Травма на производстве или профзаболевание — 100% среднего заработка без учёта стажа, всё за счёт СФР.
• 🦠 Карантин, протезирование, долечивание в санатории — тоже за счёт СФР с первого дня.

Если причина выбрана неверно, программа неправильно разделит сумму между работодателем и фондом. Это самая частая ошибка при ручном заполнении.

Шаг 3. Расчёт пособия по больничному: средний заработок и стаж

Пособие считают от среднего дневного заработка за два календарных года до года болезни. Для больничного, открытого в 2026 году, расчётные годы — 2024 и 2025.

Формула

Средний дневной заработок = (выплаты за 2 года, облагаемые взносами) ÷ 730

Затем результат умножают на процент по стажу и на число дней болезни.

Ограничения сверху и снизу

• ⬆️ Максимум. Выплаты каждого года берут не выше предельной базы по взносам этого года: 2 225 000 ₽ за 2024 год и 2 759 000 ₽ за 2025 год. Максимальный средний дневной заработок — (2 225 000 + 2 759 000) ÷ 730 = 6 827,40 ₽.
• ⬇️ Минимум. Если заработок мал или его не было, средний считают от МРОТ на дату начала болезни: МРОТ × 24 ÷ 730.

Пример расчёта

Сотрудник болел 10 дней. Стаж — 6 лет, значит, процент 80%. Заработок за 2024 год — 600 000 ₽, за 2025 год — 720 000 ₽.

1. Средний дневной: (600 000 + 720 000) ÷ 730 = 1 808,22 ₽.
2. Дневное пособие: 1 808,22 × 80% = 1 446,58 ₽.
3. За счёт работодателя (3 дня): 1 446,58 × 3 = 4 339,74 ₽.
4. За счёт СФР (7 дней): 1 446,58 × 7 = 10 126,06 ₽.
5. НДФЛ с части работодателя: 4 339,74 × 13% = 564 ₽ (налог округляется до рубля).
6. На руки от работодателя: 4 339,74 − 564 = 3 775,74 ₽.

Проверить свою сумму до проведения документа удобно калькулятором:

Если сотрудник работал у другого работодателя

Заработок у прежних работодателей тоже учитывается. Данные за расчётные годы вносят в форме расчёта среднего заработка в документе — по ссылке редактирования рядом с суммой среднего. Источник цифр — справки с прежних мест работы или сведения, которые СФР передаёт по запросу.

Замена лет

Если в одном из расчётных годов сотрудник был в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, этот год можно заменить более ранним — когда это увеличит пособие. Замена делается по заявлению работника. В форме расчёта среднего выберите годы для расчёта вручную и сравните итог.

Шаг 4. Как больничный отражается в бухгалтерском и налоговом учёте

После проведения документа «Больничный лист» в 1С 8.3 Бухгалтерия формируются движения только по части работодателя. Пособие за счёт СФР в учёте организации не отражается: деньги идут сотруднику напрямую из фонда.

Счёт затрат программа берёт из способа отражения зарплаты сотрудника или организации. Если пособие ушло не на тот счёт, исправлять нужно настройку, а не проводку вручную.

Налоги и взносы

• 💰 Налог на прибыль. Пособие за 3 дня — прочий расход по статье 264 НК РФ. В налоговом учёте суммы отражаются вместе с бухгалтерскими.
• 📉 Страховые взносы. Не начисляются: пособия по обязательному соцстрахованию освобождены от взносов статьёй 422 НК РФ.
• 🧮 НДФЛ. Удерживается со всей части работодателя. Пособие по временной нетрудоспособности, в том числе по уходу за больным ребёнком, облагается НДФЛ — это прямое исключение из статьи 217 НК РФ.
• 🏢 УСН «доходы минус расходы». Пособие за 3 дня включают в расходы.

Шаг 5. Выплата пособия и сведения для Социального фонда

Выплата части работодателя

Пособие назначают в течение 10 календарных дней после получения данных ЭЛН. Выплачивают в ближайший день выплаты зарплаты после назначения.

В документе «Больничный лист» выберите, как выплачивать:

• с зарплатой — сумма попадёт в ведомость при окончательном расчёте за месяц;
• в межрасчётный период — по кнопке выплаты в документе создаётся отдельная ведомость в банк или кассу.

Налог удерживают в день выплаты. Перечисляют в составе единого налогового платежа по общему графику НДФЛ.

Ответ на запрос СФР

Чтобы фонд оплатил дни с четвёртого, работодатель отправляет сведения о застрахованном лице в ответ на запрос. Срок — 3 рабочих дня с момента получения запроса.

1. Откройте входящий запрос СФР в рабочем месте по пособиям.
2. Создайте ответ: программа заполнит его из кадровых данных и документа «Больничный лист».
3. Проверьте реквизиты выплаты сотрудника: способ получения — карта «Мир» или счёт, банк, номер.
4. Подпишите и отправьте через 1С-Отчётность.

Шаг 6. Отчётность и закрытие месяца с больничными

Больничный влияет на несколько отчётов. Их программа заполняет сама, если документ проведён в правильном месяце.

Порядок закрытия месяца

1. Проведите все больничные месяца до документа «Начисление зарплаты».
2. Сформируйте «Начисление зарплаты»: дни болезни программа исключит из оплаты по окладу автоматически.
3. Проверьте расчётный листок по сотруднику — оклад должен быть уменьшен на дни больничного.
4. Выполните Операции → Закрытие месяца.

Если больничный провели после «Начисления зарплаты», перезаполните начисление за месяц. Иначе сотрудник получит оклад за дни, когда болел.

Частые ошибки при оформлении больничных в 1С 8.3 Бухгалтерия

• ❌ Больничный попал в 6-НДФЛ не тем периодом. Доход по пособию признаётся в день выплаты, а не в месяце болезни. Проверьте дату ведомости.
• ❌ Пособие пересекается с отпуском. Если сотрудник заболел в отпуске, отпуск продлевается или переносится. Документ «Отпуск» нужно исправить, иначе дни оплатятся дважды.
• ❌ Больничный после увольнения. Если человек заболел в течение 30 дней после увольнения, пособие положено в размере 60% независимо от стажа. Процент в документе исправляют вручную.
• ❌ Средний ниже минимального. Программа доначисляет до МРОТ сама, но только если МРОТ в настройках актуален. Обновляйте классификаторы через интернет -поддержку.

Частые вопросы