Ввод и расчёт больничного листа в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Частое заблуждение: бухгалтер должен посчитать и выплатить работнику весь больничный целиком. На деле при прямых выплатах работодатель начисляет и платит только первые три календарных дня болезни, а остаток пособия СФР перечисляет работнику сам. Ваша задача в 1С — завести документ , проверить стаж и средний заработок, отдать свою часть и передать сведения в фонд.

Бумажных бланков давно нет: листок нетрудоспособности оформляется электронно (ЭЛН), его номер и данные приходят из фонда по каналу СЭДО. В программе больничный не «вводят с листка руками», а подтягивают по номеру из СФР и проверяют расчёт.

Разберём порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 (там, где зарплата считается в самой программе). ФСС с 2023 года объединён в Социальный фонд России — дальше для краткости пишу СФР.

Где лежит документ и что подготовить до ввода

Документ, которым оформляется пособие, называется «Больничный лист».

• В 1С:ЗУП 3.1 — раздел Зарплата → Больничные листы (та же команда продублирована в разделе Кадры).
• В 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Больничные листы. Документ доступен, если учёт зарплаты ведётся в этой базе; при большой численности и сложных начислениях расчёт переносят в ЗУП.

Перед вводом убедитесь, что по сотруднику заполнены данные, от которых зависит сумма:

• 📅 Страховой стаж — в карточке сотрудника на закладке со стажем. От стажа напрямую зависит процент оплаты.
• 💰 Заработок за два предыдущих года — если работник пришёл недавно, суммы из справки от прошлого работодателя (её электронный аналог — сведения о зарплате) нужно внести заранее, иначе средний заработок посчитается заниженным.
• 🧾 Поступивший ЭЛН — номер больничного должен уже прийти из СФР по СЭДО (см. раздел про электронный листок ниже).

Заполнение документа и расчёт среднего заработка

Создайте новый «Больничный лист» и выберите сотрудника. Дальше программа подставит большую часть данных сама, но проверить их нужно.

1. Сотрудник и месяц начисления — месяц, в котором пособие попадёт в расчёт зарплаты.
2. Причина нетрудоспособности — заболевание, травма, уход за больным членом семьи и т. д. От причины зависит, с какого дня платит фонд.
3. Период освобождения от работы — даты «с» и «по» из закрытого ЭЛН.
4. Процент оплаты — подставляется по стажу автоматически. Проверьте, что стаж не «обнулился» из‑за незаполненной карточки.

Средний дневной заработок программа считает так: берёт облагаемые взносами выплаты за два календарных года, предшествующих году болезни, ограничивает их предельной базой по каждому году и делит сумму на 730.

Процент по стажу фиксированный:

Два момента, из-за которых пособие часто считают неверно:

• Предельная база. Заработок за каждый год ограничен предельной величиной базы для взносов — всё, что сверх, в расчёт не идёт. Программа отсекает лишнее сама, но если в карточке стоят «ручные» суммы заработка от прежнего работодателя, проверьте, что они не задвоены.
• Замена лет расчётного периода. Если в одном из двух лет работница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, этот год по её заявлению можно заменить на более ранний — но только если так пособие станет больше. В документе для этого есть поле заявления на замену лет; без заявления замену не применяют.

Прикиньте сумму заранее — это помогает поймать ошибку в данных до проведения.

За чей счёт платить: работодатель и СФР

Здесь кроется главный источник путаницы. При прямых выплатах работодатель оплачивает не весь больничный, а только часть, и то не всегда.

В документе «Больничный лист» программа автоматически разделит сумму: часть за счёт работодателя (если она есть) попадёт в начисления и будет выплачена вместе с зарплатой, а часть за счёт СФР показана справочно — её работнику перечислит фонд, вы её не выплачиваете.

Отдельный случай — уход за больным ребёнком. При амбулаторном (домашнем) лечении первые 10 календарных дней оплачиваются по проценту от стажа, а с 11-го дня — 50 % среднего заработка независимо от стажа. При лечении в стационаре весь период считается по стажу. Программа применяет это правило по виду нетрудоспособности, но результат стоит проверить, если болезнь ребёнка затянулась.

Пример расчёта. Заработок за два года — 1 200 000 ₽, стаж больше 8 лет (100 %), болезнь 10 календарных дней:

• средний дневной заработок: 1 200 000 / 730 = 1 643,84 ₽;
• за счёт работодателя (3 дня): 1 643,84 × 3 = 4 931,52 ₽;
• за счёт СФР (7 дней): 1 643,84 × 7 = 11 506,88 ₽;
• всего пособие: 16 438,40 ₽.

Работодатель начислит и выплатит 4 931,52 ₽, остальное работник получит от фонда.

Электронный больничный: как подтянуть ЭЛН из СФР

Работник сообщает только номер ЭЛН (или вы видите его в поступивших из фонда данных). Вводить диагноз и реквизиты листка руками не нужно — они приходят из СФР.

Обмен с фондом идёт по каналу СЭДО (социальный электронный документооборот). Чтобы он работал, в настройках должна быть подключена 1С-Отчётность и указан оператор, через которого идёт обмен с СФР.

Порядок получения ЭЛН:

1. Откройте рабочее место для обмена с фондом. В ЗУП 3.1 это раздел с документами по СФР (Отчётность, справки → обмен с СФР); в Бухгалтерии больничные и запросы фонда видны в журнале больничных листов. Название команды в разных релизах может отличаться — ориентируйтесь на слова «СФР» и «больничные».
2. Нажмите получение новых данных — программа запросит у фонда свежие ЭЛН по номеру или по сотрудникам организации.
3. Выберите нужный листок. Данные подставятся в документ «Больничный лист»: период, причина, статус.

После закрытия листка СФР сам присылает запрос на недостающие сведения для назначения своей части пособия. На него нужно ответить — об этом в разделе про отчётность.

Назначение пособий идёт в проактивном (беззаявительном) порядке: работнику не нужно писать заявление на больничный, а работодателю — собирать и везти реестры. Фонд получает ЭЛН от медорганизации, запрашивает у вас недостающие данные, а дальше считает и перечисляет свою часть сам. Поэтому роль бухгалтера сводится к двум действиям — вовремя ответить на запрос СФР и правильно начислить свою часть за первые дни. Если вы привыкли к старым реестрам прямых выплат — их больше оформлять не нужно.

Как исправить, продлить или сторнировать больничный

Ошиблись в данных или больничный продлили — всё правится через тот же документ.

Продление. Если врач продлил нетрудоспособность, по тому же ЭЛН приходит новый период. Как правило, оформляют отдельный документ «Больничный лист» на период продления либо вносят изменение в исходный — зависит от того, как фонд передал данные. Период продления не должен пересекаться с уже оплаченным.

Исправление. Пока зарплата за месяц не закрыта, можно открыть документ, изменить данные и перепровести — суммы пересчитаются. После выплаты и закрытия периода правка делается через исправление:

1. Откройте проведённый «Больничный лист».
2. Создайте исправление (команда исправления документа в его верхней части).
3. Внесите верные данные и проведите — программа сформирует сторно старых сумм и новые начисления.

Сторнирование. Если больничный завели ошибочно (например, по чужому ЭЛН), документ сторнируют через исправление или отмену проведения с последующим пересчётом зарплаты за месяц.

Проводки, НДФЛ и отчётность по пособию

НДФЛ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (в отличие от большинства других госпособий). С части, которую платит работодатель, налог удерживает работодатель; с части СФР — удерживает фонд как налоговый агент. Страховыми взносами больничное пособие не облагается.

Проводки. Начисляется только часть работодателя:

• Дт 20 (26, 44, 91 — по подразделению и виду деятельности) Кт 70 — начислено пособие за счёт работодателя;
• Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ с этой части;
• Дт 70 Кт 51 (50) — выплачено работнику вместе с зарплатой.

Часть за счёт СФР в учёте работодателя проводками не отражается — её фонд платит напрямую, минуя вашу кассу и расчётный счёт.

Отчётность. На запрос фонда по СЭДО нужно вовремя передать сведения для назначения пособия (данные о стаже, заработке, способе выплаты работнику). Начисленное пособие попадает в расчёт 6‑НДФЛ (и в справку о доходах по сотруднику). Передача сведений о застрахованном лице и кадровых событиях идёт в составе единой формы ЕФС‑1. Проверить, что пособие корректно отражено, удобно отчётом по НДФЛ и расчётным листком сотрудника — суммы должны совпадать с документом «Больничный лист».

Сроки. Свою часть пособия работодатель выплачивает в ближайший день выдачи зарплаты после назначения. Обратиться за пособием работник вправе в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности — если ЭЛН «старый», проверьте, не вышел ли этот срок, прежде чем начислять. Способ выплаты работнику от фонда (на карту или по реквизитам) СФР берёт из сведений, которые вы передаёте по запросу, поэтому их актуальность важна не меньше суммы.

Что чаще всего ломает расчёт

Эти промахи не видны сразу — пособие проводится, а ошибка всплывает при сверке с фондом или в отчётности:

• 🔁 Выплатили работнику всю сумму, включая часть СФР. Фонд перечислит свою долю сам, а если вы отдали её из кассы — получится переплата, которую придётся удерживать.
• 📎 Периоды продления пересекаются. Новый период по тому же ЭЛН не должен накладываться на уже оплаченный — иначе задвоятся дни и сумма.
• ⏳ ЭЛН старше полугода. За пределами 6 месяцев со дня закрытия листка пособие назначается только через решение фонда; механически проводить такой больничный не нужно.
• 🧮 Пустой стаж в карточке. Если стаж не заполнен, программа ставит 60 % — и пособие выходит заниженным при реальном стаже свыше 8 лет.

Частые вопросы