Больничный лист в 1С: приём ЭЛН, расчёт пособия и проводки

Чтобы оформить больничный в 1С, создайте документ «Больничный лист»: в ЗУП 3.1 — раздел Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Больничные листы. В документе укажите сотрудника и номер электронного листка (ЭЛН), подтяните данные из СФР, и программа сама рассчитает пособие по стажу и среднему заработку.

Главное помнить про деление оплаты. Первые 3 дня болезни самого сотрудника оплачивает работодатель, с 4-го дня и до закрытия листка пособие платит СФР напрямую работнику. Больничный по уходу за ребёнком или за членом семьи фонд оплачивает с первого дня целиком. Ниже — как провести оформление больничного листа от приёма ЭЛН до выплаты, расчёта НДФЛ и проводок, а при ошибке — как сторнировать документ.

Приём электронного листка нетрудоспособности из фонда

ЭЛН приходит в 1С двумя путями, и оба работают через настроенный обмен (1С-Отчётность или прямое подключение к оператору):

• 🔔 Проактивно по СЭДО. После открытия листка фонд присылает в программу входящее сообщение. В ЗУП такие сообщения видны в рабочем месте обмена с СФР (Зарплата → Электронные листки нетрудоспособности либо через 1С-Отчётность). Оттуда ЭЛН можно сразу развернуть в документ «Больничный лист».
• ✍️ Вручную по номеру. Создаёте «Больничный лист», вбиваете номер ЭЛН и нажимаете кнопку получения данных из фонда (в актуальных релизах — «Получить данные СФР»). Программа запросит сведения и заполнит период, причину нетрудоспособности и отметку о продолжении.

После загрузки проверьте три поля: сотрудника, причину нетрудоспособности (код) и период освобождения от работы. Код причины важен — от него зависит, кто и сколько дней оплачивает.

Коды подтягиваются из листка, менять их вручную не нужно. Самые частые:

• 01 — заболевание: первые 3 дня за работодателем, остальное СФР;
• 02 — травма (не связанная с производством): оплата по тем же правилам, что и болезнь;
• 05 — отпуск по беременности и родам: весь период оплачивает фонд, НДФЛ не удерживается;
• 09 — уход за больным членом семьи: пособие платит СФР с первого дня, у работодателя трёхдневной части нет.

Если по одному случаю листок продлевают (длительное лечение), в документе ставится отметка о продолжении и указывается номер предыдущего ЭЛН — тогда расчётный период и проценты берутся как в первичном больничном.

Расчёт пособия: стаж, средний заработок и период

Размер пособия 1С считает автоматически на основе двух величин — страхового стажа и среднего дневного заработка. На вкладке «Оплата» (в ЗУП — «Главное» и «Оплата») видно, как сложилась сумма, и там же можно открыть расшифровку.

Процент оплаты по стажу определяется так:

Стаж 1С берёт из карточки сотрудника (Кадры → Сотрудники, ссылка «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж»). Если стаж не заполнен, программа посчитает пособие как при минимальном проценте — обязательно проверьте это поле до проведения.

Отдельное правило — больничный по уходу за ребёнком. С 2024 года пособие по уходу за ребёнком до 8 лет платится в размере 100% среднего заработка независимо от стажа и с первого дня за счёт фонда. По детям старше 8 лет и по уходу за взрослыми членами семьи процент снова зависит от стажа, а число оплачиваемых дней в году ограничено — программа контролирует лимит автоматически по коду и возрасту из ЭЛН.

Средний дневной заработок считается из выплат за 2 календарных года, предшествующих году болезни, делённых на 730. В расчёт идут суммы, с которых платились взносы. Если в эти годы сотрудник был в отпуске по уходу за ребёнком, он вправе заменить годы — в документе есть флажок и поле для замены.

Разберём на примере. Заработок за два года — 800 000 и 900 000 ₽, стаж 9 лет (100%), болел 10 дней:

• средний дневной заработок: (800 000 + 900 000) / 730 = 2328,77 ₽;
• пособие за 10 дней: 2328,77 × 10 = 23 287,70 ₽;
• из них работодатель за 3 дня: 2328,77 × 3 = 6986,31 ₽, СФР за 7 дней: 2328,77 × 7 = 16 301,39 ₽.

Посчитать свою сумму можно калькулятором — он повторяет логику 1С:

Лимиты предельной базы и ограничение по МРОТ

У среднего заработка есть «потолок» и «пол», и 1С применяет их сама — но понимать логику стоит, чтобы не удивляться сумме.

Верхняя граница. Заработок за каждый год берётся не больше предельной базы по взносам этого года. Максимальный средний дневной заработок = сумма предельных баз за два года / 730. Если фактический заработок выше лимитов, пособие считается именно от них — программа подставит предельные значения автоматически.

Нижняя граница — МРОТ. Пособие за полный календарный месяц не может быть меньше федерального МРОТ (в районах с коэффициентом — с его учётом). Из МРОТ пособие считают в двух случаях:

• 📉 заработок за расчётный период ниже минимального;
• ⏳ страховой стаж меньше 6 месяцев.

Минимальный средний дневной заработок = МРОТ × 24 / 730. Если расчёт по фактическому заработку оказался ниже, 1С возьмёт величину из МРОТ.

НДФЛ и страховые взносы с пособия

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — это отличает его от пособия по беременности и родам и большинства детских пособий, которые налогом не облагаются. Страховыми взносами больничное пособие не облагается вообще.

При прямых выплатах НДФЛ делится так же, как само пособие:

• со своей части (первые 3 дня) НДФЛ удерживает и перечисляет работодатель — в 1С это попадает в документ и в отчётность по НДФЛ;
• со своей части СФР удерживает налог сам, работнику приходит сумма уже за вычетом налога.

В документе «Больничный лист» сумма НДФЛ видна на вкладке оплаты. Удержание с части работодателя отражается в учёте по НДФЛ и затем в 6-НДФЛ — отдельных действий для этого делать не нужно, достаточно провести документ .

Проводки и отражение больничного в учёте

Бухгалтерские проводки формируются только по той части, которую платит работодатель, — по трём дням. Долю СФР в учёте работодателя не отражают: фонд платит её работнику напрямую, минуя организацию.

Типовой набор проводок после начисления и выплаты:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) программа подставляет по настройкам отражения зарплаты для подразделения или сотрудника. Проверить и при необходимости поправить способ отражения можно в настройке учёта зарплаты (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Отражение в учёте). В синтетическом учёте пособие за счёт работодателя — это расход, пособие СФР расходом организации не является.

Взаимодействие с СФР и выплата пособия

Чтобы фонд выплатил свою часть, ему нужны сведения о застрахованном: реквизиты для перечисления (карта «Мир» или банковский счёт), данные о стаже, замене лет и среднем заработке. Этот обмен построен на механизме СЭДО:

Работодатель, по сути, отвечает за два действия: вовремя передать в фонд сведения о заработке и стаже и выплатить свою часть вместе с ближайшей зарплатой или авансом. Срок на передачу сведений по запросу — рабочие дни, затягивать нельзя: за опоздание и за недостоверные данные фонд может взыскать расходы с работодателя.

Исправление и сторнирование больничного листа

Ошиблись в стаже, заработке или периоде — исправлять проведённый больничный пересчётом «поверх» нельзя, для этого есть отдельный механизм.

В ЗУП и Бухгалтерии у документа «Больничный лист» есть кнопка «Исправить». Она создаёт новый документ-исправление, который сторнирует прежние начисления и заводит верные. Исходный документ при этом не удаляют — связка «первичный + исправление» нужна, чтобы корректно пересчитались НДФЛ и данные для фонда.

Порядок действий при ошибке:

1. Откройте проведённый больничный, нажмите «Исправить» — откроется документ-исправление.
2. Внесите верные данные (например, поправьте стаж или замените годы расчётного периода).
3. Проведите исправление. Программа сторнирует прежнюю сумму и начислит новую; разница уйдёт в ближайший расчёт зарплаты — доначислением или удержанием.
4. Если менялись сведения, уже отправленные в фонд, передайте в СФР уточнённые данные.

Если больничный завели ошибочно вовсе (не тот сотрудник, дубль листка), пометьте документ на удаление до того, как по нему прошли выплаты и отправка в фонд. Когда выплаты и обмен уже были — используйте «Исправить», а не удаление, чтобы в учёте и отчётности не осталось «висящих» сумм.

Частые вопросы