Декретный отпуск в ЗУП 3.1: от больничного листа по беременности до выхода на работу

Декрет в 1С ЗУП 3.1 оформляют двумя документами подряд. Сначала «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности 05 — отпуск по беременности и родам на 140 дней (или 156, 194). Затем, со следующего дня после его окончания или позже, — документ «Отпуск по уходу за ребенком» до полутора или трёх лет. Отдельного документа «декретный отпуск» в программе нет: декретом бухгалтеры называют оба периода вместе.

Пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком платит Социальный фонд напрямую. Работодатель в ЗУП фиксирует отсутствие, останавливает зарплату, делает контрольный расчёт пособия и передаёт сведения в фонд. Порядок одинаков для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Что проверить в карточке сотрудницы до оформления декрета

Пособие и сведения для фонда ЗУП собирает из карточки сотрудника и истории начислений. Ошибка в исходных данных потом всплывает отказом СФР или неверной суммой. Перед вводом листка откройте Кадры → Сотрудники и пройдитесь по списку:

• 🪪 СНИЛС и паспорт — без СНИЛС фонд не найдёт застрахованное лицо, ответ на запрос не примут.
• 🏦 Способ получения пособия — реквизиты карты «Мир» или счёта, куда СФР перечислит деньги. Фонд платит только на карту национальной платёжной системы или счёт.
• 📅 Страховой стаж — для пособия по беременности и родам он важен в одном случае: при стаже меньше 6 месяцев пособие ограничено МРОТ.
• 💼 Заработок у прежних работодателей — если сотрудница работает у вас меньше двух лет. Справку о заработке вносят документом «Справка для расчета пособий (входящая)». Старая форма справки по приказу 182н отменена с 2023 года, сейчас действует форма, утверждённая СФР.
• 🔁 Годы для расчёта — если в одном из двух прошлых лет сотрудница уже была в декрете, по заявлению этот год можно заменить более ранним. Заявление возьмите заранее.

Ввод листка нетрудоспособности по беременности и родам в 1С

Листки сейчас только электронные. Порядок такой: врач открывает ЭЛН, СФР присылает работодателю запрос на сведения, бухгалтер отвечает из ЗУП и регистрирует больничный.

Шаг 1. Получите данные ЭЛН

1. Откройте раздел Пособия (в релизах до появления этого раздела те же команды были в разделе Зарплата).
2. Перейдите в список входящих запросов СФР и нажмите команду получения новых запросов. Программа скачает запросы через 1С-Отчётность или «Социальный электронный документооборот».
3. Найдите запрос по сотруднице. В нём уже есть номер ЭЛН, даты и код причины 05.

Шаг 2. Создайте больничный лист

1. Из запроса создайте документ «Больничный лист» (команда создания на основании) либо откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Проверьте сотрудницу, номер листка и Причину нетрудоспособности: (05) Отпуск по беременности и родам.
3. Даты «Освобождение от работы с … по …» — ровно как в ЭЛН. Обычно это 140 календарных дней.
4. Поле «Месяц начисления» — месяц, в котором начинается отпуск.
5. Нажмите Провести.

При осложнённых родах врач открывает отдельный ЭЛН на 16 дней. В ЗУП это новый больничный лист с той же причиной 05, а не правка первого. Средний заработок в нём такой же, как в основном документе.

Шаг 3. Ответьте фонду

Из того же запроса сформируйте ответ: сведения о застрахованном лице и периоде. Подпишите и отправьте. Срок ответа — 3 рабочих дня со дня получения запроса. Пособие фонд перечисляет сотруднице сам.

Расчёт пособия по беременности и родам в ЗУП

Пособие равно 100% среднего дневного заработка за каждый календарный день отпуска. ЗУП считает его на закладке больничного листа с расчётом среднего. Сумма в документе контрольная: СФР рассчитывает и платит своё, но совпасть они должны.

Как устроена формула

1. Берут выплаты, с которых начислены взносы, за два года перед годом начала отпуска. Для декрета в 2026 году — за 2024 и 2025 годы.
2. Заработок каждого года ограничивают предельной базой для взносов: 2 225 000 ₽ за 2024 год и 2 759 000 ₽ за 2025 год.
3. Сумму делят на число календарных дней этих двух лет (730 или 731) за вычетом исключаемых: больничных, прошлого декрета, отпуска по уходу, освобождения с сохранением заработка без взносов.
4. Средний дневной заработок умножают на число дней отпуска.

Пример с числами

Сотрудница уходит в декрет в 2026 году на 140 дней. Заработок: 900 000 ₽ за 2024 год и 1 000 000 ₽ за 2025 год. Обе суммы ниже предельной базы, исключаемых дней нет.

• Дней в расчётном периоде: 366 (2024) + 365 (2025) = 731.
• Средний дневной заработок: 1 900 000 / 731 = 2 599,18 ₽.
• Пособие: 2 599,18 × 140 = 363 885,20 ₽.

Пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В ЗУП оно не попадает в выплату работодателя.

Ограничения сверху и снизу

Делитель максимума — всегда 730, даже если один из годов високосный. ЗУП применяет границы сама, отдельно их выставлять не нужно.

Замена лет расчётного периода

Если в 2024 или 2025 году сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу, по заявлению один или оба года меняют на более ранние, но только когда это увеличивает пособие. В больничном листе откройте редактирование среднего заработка и укажите годы замены. Если заработка за заменяемые годы в базе нет (сотрудница тогда работала в другом месте), внесите его из справки.

Приказ на отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам дают на основании заявления сотрудницы и листка нетрудоспособности (ст. 255 ТК РФ). Унифицированной формы приказа нет. Форма Т-6 рассчитана на ежегодный отпуск, поэтому приказ обычно оформляют в свободной форме по образцу, который принят у вас.

Что указать в приказе:

• 📄 ФИО, должность, табельный номер;
• 📅 даты начала и окончания отпуска и число календарных дней;
• 🧾 основание: заявление и номер ЭЛН;
• ✍️ подпись руководителя и отметку об ознакомлении сотрудницы.

В учёте ЗУП роль приказа играет проведённый больничный лист: он отражает отсутствие в табеле, останавливает плановые начисления и попадает в отчёты. Если нужен печатный бланк, проверьте меню Печать в документе. Своего бланка в типовом составе может не оказаться — тогда подготовьте шаблон в Word один раз и заполняйте вручную.

Отпуск по уходу за ребёнком после декрета

После 140 (156, 194) дней сотрудница пишет заявление на отпуск по уходу за ребёнком. Его дают до трёх лет (ст. 256 ТК РФ). Ежемесячное пособие — до полутора лет, остаток до трёх лет без пособия от фонда.

Оформление отпуска по уходу в 1С ЗУП

1. Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребенком и нажмите Создать. Документ также ищется по названию в списке всех кадровых документов.
2. Выберите сотрудницу. Дата начала — день, следующий за последним днём больничного листа, или позже, если между ними был ежегодный отпуск.
3. Укажите вид отпуска: до полутора лет или до трёх лет. Дата окончания — день, когда ребёнку исполняется полтора года (или три).
4. Заполните данные ребёнка: ФИО, дату рождения, номер свидетельства. Здесь же отметьте, первый это ребёнок или нет: от этого зависят коды для фонда.
5. Проведите документ. Плановые начисления остановятся до даты окончания.
6. Отправьте в СФР сведения для назначения пособия по уходу. Как и при больничном, фонд дальше работает с сотрудницей сам.

Что считает фонд

Ежемесячное пособие по уходу — 40% среднего заработка за те же два года, что и для декрета, не ниже минимального размера на дату начала отпуска. Средний заработок в ЗУП для этого отпуска считается по тем же правилам: заработок за два года в пределах баз, делённый на календарные дни без исключаемых периодов.

Работа на неполный день во время декрета

С 2024 года сотрудница сохраняет пособие до полутора лет, даже если выходит на работу во время отпуска по уходу — и на неполный, и на полный рабочий день. Поэтому досрочный выход теперь частый сценарий, и в ЗУП его нужно провести так, чтобы зарплата начислялась, а данные для фонда не ломались.

Порядок:

1. Получите заявление сотрудницы о работе на условиях неполного рабочего времени и подпишите дополнительное соглашение.
2. Создайте график работы с сокращённой нормой: Настройка → Графики работы сотрудников, например пятидневка по 4 часа.
3. Оформите Кадры → Кадровые переводы: дата — первый рабочий день, новый график, при необходимости пересчитанный оклад или доля ставки.
4. Отразите выход документом «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» с той же даты — он снимает отсутствие и включает плановые начисления. Отпуск по уходу при этом не «удаляют» и не правят задним числом.

Зарплату за отработанное время ЗУП начислит по табелю и новому графику. Пособие от СФР идёт параллельно, на расчётный листок оно не влияет.

Выход из декрета и закрытие периода отпуска по уходу

Если сотрудница отгуляла отпуск по уходу полностью, отдельный документ о выходе не нужен. Со следующего дня после даты окончания в документе отпуска ЗУП снова начисляет оклад по действующему графику.

Если она выходит раньше и полностью, на полный день, оформите возврат из отпуска по уходу той датой, когда сотрудница выходит. Проверьте после выхода:

• 📊 Плановые начисления. Оклад и надбавки за время декрета могли измениться (индексация, новое штатное). Обновите их документом «Изменение оплаты труда» с даты выхода.
• 🏖 Ежегодный отпуск. По ст. 260 ТК РФ его можно взять сразу после отпуска по уходу без отработки. Время отпуска по уходу в стаж для ежегодного отпуска не входит, а 140 дней по беременности и родам входят. ЗУП учитывает это сама в остатках отпусков.
• 📑 Стаж для СФР. В годовом разделе ЕФС-1 о стаже периоды ухода отражаются кодами ДЕТИ (до полутора лет) и ДЛДЕТИ (от полутора до трёх). ЗУП берёт их из документа отпуска — если коды не заполнились, проверьте даты и вид отпуска в нём.
• 🧮 Табель. Первый месяц после выхода сверяйте особенно: дни до выхода должны остаться с кодом отпуска по уходу, дни после — явками.

Типичные сбои при оформлении декрета в 1С ЗУП

Частые вопросы