Больничный с кодом 05, пособие от СФР и уход за ребёнком: декрет в ЗУП 3.1 по шагам

Отдельного документа «Отпуск по беременности и родам» в 1С:ЗУП 3.1 нет — и искать его не нужно. Чтобы в 1С оформить отпуск по беременности и родам, создают обычный Больничный лист (раздел Зарплата → Больничные листы) и выбирают причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам». Программа сама поставит дни отсутствия в табель с кодом «Р» и посчитает средний заработок для пособия.

Пособие по беременности и родам целиком платит Социальный фонд, а не работодатель. Поэтому в расчётный листок сумма не попадает. Задача бухгалтера в ЗУП — правильно отразить период, передать в СФР сведения для назначения пособия и потом оформить отпуск по уходу за ребёнком.

Что проверить в базе до того, как оформлять декрет

Декрет — длинное отсутствие, и ошибки в карточке потом всплывают в сведениях для СФР. Перед созданием документа посмотрите четыре вещи.

• 👤 Личные данные сотрудницы. СНИЛС, паспорт, адрес. Без СНИЛС СФР не примет сведения.
• 💳 Способ выплаты пособия. Реквизиты карты «Мир» или счёта, куда фонд переведёт деньги. В сведениях для СФР это обязательное поле.
• 📅 Начисления за два прошлых года. Средний заработок берётся из базы автоматически. Если сотрудница пришла недавно, доходы у прежнего работодателя придётся внести вручную.
• 🔄 Актуальный релиз ЗУП. Формы сведений и правила расчёта меняются почти каждый год. На старом релизе пособие может не совпасть с расчётом фонда.

Отдельный момент — ежегодный отпуск. По статье 260 ТК РФ сотрудница вправе взять его перед декретом или сразу после, независимо от стажа у этого работодателя. Если она так решила, сначала проводят документ Отпуск, а уже потом больничный.

Как в 1С оформить отпуск по беременности и родам: больничный с причиной 05

Документ создают после того, как сотрудница принесла номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) и заявление. Бумажные больничные сейчас выдают в редких случаях, но порядок в программе тот же.

Шаги в программе

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудницу.
3. В поле причины нетрудоспособности выберите «(05) Отпуск по беременности и родам».
4. Укажите период освобождения от работы: дата начала и дата окончания из листка.
5. Заполните номер листка нетрудоспособности. Для ЭЛН это 12 цифр.
6. Проверьте, что ЗУП показал пособие как оплачиваемое за счёт СФР. Дней за счёт работодателя у декретного больничного нет.
7. Посмотрите блок среднего заработка (подробнее — в разделе про расчёт ниже).
8. Проведите документ.

Сколько дней ставить

При осложнённых родах врач выдаёт дополнительный листок на 16 дней. В ЗУП его оформляют вторым документом Больничный лист. Ставьте в нём признак продолжения и выбирайте первичный листок — тогда программа не будет заново пересчитывать средний заработок, а возьмёт его из первого документа.

Электронный больничный: как он попадает в ЗУП и что уходит в СФР

С ЭЛН схема такая: врач открывает листок в системе СФР, фонд присылает работодателю извещение, работодатель отвечает сведениями, и уже по ним СФР назначает и платит пособие. Обмен идёт через СЭДО — систему электронного документооборота фонда. В ЗУП он работает через сервис 1С-Отчётность или через собственный сертификат подписи.

Если обмен через СЭДО настроен

1. Больничный приходит в ЗУП входящим сообщением от СФР.
2. По нему в журнале больничных создают документ — номер листка, даты и причина «05» подставятся сами.
3. После проведения формируют сведения для назначения пособия. В них уходят средний заработок, реквизиты выплаты, данные сотрудницы.
4. Сведения подписывают и отправляют. Срок — 3 рабочих дня со дня получения извещения от СФР.

Если обмен не настроен

Номер ЭЛН вносят вручную, а данные листка загружают по этому номеру из СФР командой в документе больничного. Сведения в фонд всё равно нужно отправить — через тот же сервис отчётности или через личный кабинет страхователя.

Расчёт пособия по беременности и родам: что ЗУП берёт и как это проверить

Пособие равно 100% среднего дневного заработка, умноженного на число календарных дней листка. Стажевых коэффициентов, как у обычного больничного, здесь нет. Исключение — стаж меньше 6 месяцев: тогда пособие за полный месяц не выше МРОТ.

Формула

Средний дневной заработок = доходы за 2 предшествующих календарных года / (730 − исключаемые дни).

• 📌 Доходы за каждый год берут не больше предельной базы для взносов этого года.
• 📌 Исключаемые дни — периоды болезни, прежнего декрета, ухода за ребёнком, освобождения от работы с сохранением зарплаты без начисления взносов.
• 📌 Если результат ниже минимального (из МРОТ), применяется минимальный. Лимиты сверху и снизу ЗУП подставляет сам.

Пример с числами

Сотрудница уходит в декрет в 2026 году. Её доходы: 900 000 ₽ за 2024 год и 1 020 000 ₽ за 2025 год, всего 1 920 000 ₽. Больничных в расчётном периоде не было.

• Средний дневной заработок: 1 920 000 / 730 = 2 630,14 ₽.
• Пособие за 140 дней: 2 630,14 × 140 = 368 219,60 ₽.

Теперь пусть в 2025 году она болела 20 дней.

• Знаменатель: 730 − 20 = 710.
• Средний дневной заработок: 1 920 000 / 710 = 2 704,23 ₽.
• Пособие за 140 дней: 2 704,23 × 140 = 378 592,20 ₽.

Больничные дни уменьшают знаменатель, поэтому пособие выросло. ЗУП делает это сам, если больничные за прошлые годы отражены в базе документами.

Замена расчётных лет и чужой заработок

Если в одном или обоих расчётных годах сотрудница уже была в декрете или в отпуске по уходу, по её заявлению годы можно заменить на более ранние. Делают это только тогда, когда пособие от этого увеличится.

В ЗУП данные для расчёта открываются из документа больничного: щёлкните по сумме среднего заработка. В открывшейся форме можно:

1. Выбрать другие расчётные годы.
2. Внести заработок у прежних работодателей по годам.
3. Указать исключаемые дни, если их нет в базе.

Сумму заработка у прошлых работодателей подтверждают документами. Справку о заработке по старой форме из приказа 182н с 2023 года не выдают — её заменили сведения, которые есть у СФР, и справки работодателей по запросу сотрудницы. Фонд при назначении пособия может сверить заработок со своими данными.

Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 и до 3 лет

После окончания декретного больничного сотрудница пишет заявление на отпуск по уходу. Его может взять мать, отец или другой родственник, который фактически ухаживает за ребёнком (статья 256 ТК РФ).

Шаги в ЗУП

1. Откройте Зарплата → Отпуска по уходу за детьми и создайте документ Отпуск по уходу за ребенком.
2. Укажите сотрудницу и дату начала — обычно следующий день после окончания больничного.
3. Выберите вид отпуска: до 1,5 лет или до 3 лет.
4. Заполните данные ребёнка: дату рождения, очерёдность. От неё зависит минимальный размер пособия.
5. Проверьте средний заработок. Если расчётные годы те же, что для декретного пособия, ЗУП возьмёт данные оттуда.
6. Проведите документ и отправьте в СФР сведения для назначения пособия — в течение 3 рабочих дней с заявления.

Как считается пособие по уходу

Пособие по уходу до 1,5 лет = средний дневной заработок × 30,4 × 40%.

На примере выше: 2 630,14 × 30,4 × 0,4 = 31 982,50 ₽ в месяц. Сумма ограничена максимумом из предельных баз и не может быть ниже установленного минимума.

С 2024 года сотрудница может выйти на работу на полный день и сохранить пособие по уходу до 1,5 лет. Тогда в ЗУП оформляют её работу и параллельно оставляют пособие — это нужно отразить в документе ухода.

Пособие при рождении ребёнка и данные в СФР

Единовременное пособие при рождении ребёнка тоже платит СФР напрямую. Работодатель получает от сотрудника заявление и свидетельство о рождении (или выписку из ЗАГС) и передаёт сведения в фонд. Пособие оформляют тому родителю, который подал заявление, — второй родитель приносит справку, что сам его не получал.

В отчётности за период декрета держите в голове две вещи.

• 📄 Взносы и НДФЛ. С пособий по беременности и родам и по уходу их не начисляют и не удерживают. В ЗУП эти суммы в базу не попадают.
• 📄 Средняя численность. Сотрудницы в декрете и в отпуске по уходу в среднесписочную численность не включаются. ЗУП учитывает это по документам, если они проведены.

Обновление ЗУП и проверка декретных документов

Правила расчёта пособий меняются: МРОТ и предельные базы пересматривают каждый год, формы сведений для СФР — регулярно. Работа на старом релизе даёт два типичных сбоя: неверный лимит пособия и отказ фонда принять сведения по устаревшей форме.

Порядок перед оформлением декрета в начале года:

1. Сделайте резервную копию базы.
2. Установите актуальный релиз ЗУП — новые лимиты приходят именно с обновлением.
3. После обновления откройте сотрудницу и создайте больничный заново, если черновик делали до обновления: значения лимитов в черновике могли остаться старыми.

Проверить итог помогают отчёты ЗУП:

• 📊 Табель учёта рабочего времени — дни декрета должны стоять с кодом «Р», ухода — с кодом «ОЖ».
• 📊 Расчётный листок — пособие по беременности и родам в нём не появляется, это нормально.
• 📊 Журнал больничных листов — отберите по сотруднице и сверьте периоды и номера листков с извещениями СФР.

Частые вопросы