День диспансеризации в 1С ЗУП 3.1: от заявления до проводок

Диспансеризацию в 1С ЗУП 3.1 оформляют документом Оплата по среднему заработку из раздела Зарплата: в нём указывают сотрудника, дату освобождения от работы и вид начисления для дней диспансеризации. Программа сама посчитает средний заработок, удержит НДФЛ, начислит взносы и проставит день в табеле. Больничный лист здесь не нужен.

Типичная ситуация: менеджер приносит заявление «прошу освободить 14-го для прохождения диспансеризации», а в конце месяца бухгалтер видит в табеле прогул или день без оплаты. Причина почти всегда одна: день не оформили отдельным документом, и программа считает его неотработанным. Если оформить диспансеризацию в 1С отдельным документом заранее, оплата, табель и учёт сойдутся с первого раза.

Сколько дней положено и что нужно для оформления в 1С

Право на освобождение от работы даёт статья 185.1 ТК РФ. Работник сохраняет место и средний заработок. Количество дней зависит от категории сотрудника.

Работодатель может дать больше: например, закрепить в коллективном договоре или положении об оплате труда один оплачиваемый день ежегодно для всех. Тогда в 1С ничего не меняется, просто документов становится больше.

Что должно быть на руках до того, как вы откроете программу:

• 📝 письменное заявление работника с датой (днём) освобождения;
• ✅ согласование даты с руководителем — по закону день согласуют с работодателем;
• 📄 приказ или виза руководителя на заявлении — форма свободная, как принято в компании;
• 🏥 справка из медицинской организации о прохождении — если её требует локальный акт.

Подготовка: карточка сотрудника и вид начисления

Прежде чем создавать документ, проверьте две вещи: данные сотрудника и наличие подходящего вида начисления.

Карточка сотрудника

Откройте Кадры → Сотрудники и проверьте:

1. Дату рождения. От неё зависит, относится ли человек к предпенсионерам и сколько дней ему положено.
2. Приём на работу. Документ должен быть проведён, иначе средний заработок посчитать не из чего.
3. График работы. Освобождают именно в рабочий день по графику. Если дата приходится на выходной по графику, документ потеряет смысл: оплачивать нечего.

Для пенсионеров проверьте, есть ли у вас подтверждение статуса получателя пенсии. Без него выдавать два дня ежегодно нет оснований.

Вид начисления для дней диспансеризации

В актуальных релизах ЗУП 3.1 для этого случая обычно уже есть готовый вид начисления — оплата дней диспансеризации. Проверьте список в Настройка → Начисления, найдите по слову «диспансеризац» в строке поиска.

Если готового вида нет (старый релиз или начисления удаляли), создайте свой:

1. Настройка → Начисления → Создать.
2. Наименование — «Оплата дней диспансеризации», код — любой свободный, например ДИСП.
3. В поле назначения начисления выберите вариант оплаты по среднему заработку. Именно он связывает вид начисления с документом Оплата по среднему заработку.
4. Расчёт — по среднему заработку (общему), как для командировки.
5. На вкладке учёта времени отметьте, что начисление — за целосменное отсутствие, и выберите вид времени для табеля.
6. На вкладке налогов: НДФЛ — облагается, взносы — облагаются полностью, учитывается в расходах на оплату труда.

Вид времени в табеле. Отдельного кода для диспансеризации в унифицированной форме табеля нет. Многие организации заводят свой буквенный код в справочнике Виды использования рабочего времени (например, «ДС») и закрепляют его приказом. Главное — чтобы день не уходил в неявки по невыясненным причинам.

Регистрация дня диспансеризации и расчёт среднего заработка

Сам документ создаётся за пару минут.

1. Откройте Зарплата → Все начисления.
2. Нажмите Создать и выберите Оплата по среднему заработку.
3. Укажите месяц начисления — тот, в котором сотрудник проходит диспансеризацию.
4. Выберите сотрудника и вид начисления «Оплата дней диспансеризации».
5. Заполните период: дата начала и окончания. Для одного дня обе даты одинаковые, для двух дней подряд — с первого по второй.
6. Проверьте сумму среднего: ссылка с суммой открывает расшифровку расчёта — какие выплаты и какие дни взяты в базу.
7. Проведите документ.

После проведения программа отметит дни в учёте времени. Плановое начисление оклада за эти дни в документе Начисление зарплаты и взносов автоматически уменьшится — двойной оплаты не будет.

Пример расчёта

Сотрудник с окладом 70 000 ₽ проходит диспансеризацию 14-го числа. За расчётный период (12 месяцев) ему начислено 840 000 ₽, отработано 245 дней.

Средний заработок здесь считается как для командировки: по фактически отработанным дням, а не по календарным, как для отпуска. Это правило Положения о среднем заработке № 922.

Два дня подряд или два дня в разные даты

Предпенсионер может взять два дня одним блоком или по одному. В 1С это значит:

• 📅 подряд — один документ с периодом в два дня;
• 📅 раздельно — два отдельных документа, каждый на свою дату.

Если дни приходятся на разные месяцы, документ создают в каждом месяце отдельно: оплата относится к месяцу, в котором было освобождение.

Больничный при диспансеризации: когда он нужен, а когда нет

Сама диспансеризация больничным не оформляется. Это освобождение от работы с сохранением среднего, а не временная нетрудоспособность. Пособие СФР (до 2023 года — ФСС) за такой день не платится.

Больничный появляется, только если врач по итогам обследования выявил заболевание и открыл электронный листок нетрудоспособности. Тогда в 1С ЗУП:

1. День диспансеризации оформляют документом Оплата по среднему заработку, как описано выше.
2. Период болезни — документом Больничный лист (раздел Зарплата или Кадры) по данным ЭЛН, который приходит через обмен с СФР.
3. Даты не должны пересекаться. Если ЭЛН открыт с того же дня, что и диспансеризация, решите, чем этот день будет: обычно за день, когда работник уже освобождён и находился на обследовании, оставляют оплату по среднему, а больничный берут со следующего дня — по датам, указанным врачом в листке.

Учёт оплаты диспансеризации в бухгалтерии и налогах

Оплата дня диспансеризации — это средний заработок, сохраняемый по закону. Для учёта это обычная выплата работнику.

Налоги и взносы:

• 💰 НДФЛ — удерживается при ближайшей выплате, как с зарплаты;
• 🏛 страховые взносы — начисляются в общем порядке;
• 📉 налог на прибыль — сумма включается в расходы на оплату труда по статье 255 НК РФ: туда входят начисления работникам, предусмотренные законодательством.

Проводки. Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного в виде начисления или в карточке сотрудника (подразделения):

Если ЗУП работает в связке с Бухгалтерией предприятия 3.0, проводки формируются в Бухгалтерии при синхронизации: в ЗУП в конце месяца создают документ Отражение зарплаты в бухучете (раздел Зарплата), он передаётся в БП и там проводится.

Проверьте способ отражения

Если в виде начисления «Оплата дней диспансеризации» не задан способ отражения, сумма уйдёт по способу, указанному для сотрудника или подразделения. Чаще всего это правильно. Задавать отдельный способ стоит, только если компания хочет видеть эти расходы на отдельной статье затрат.

Как проверить начисление: отчёты и типичные ошибки

После проведения документов и расчёта зарплаты за месяц проверьте три отчёта.

Ошибки, которые встречаются чаще других

Частые вопросы