Доп. соглашение в 1С: где хранить, что менять в карточке и как провести корректировку

Отдельного документа «Дополнительное соглашение» в 1С:Бухгалтерии 3.0 нет. ДО (дополнительное соглашение, его ещё сокращают «ДС») оформляют так: прикладывают скан к карточке договора в Справочники → Покупки и продажи → Договоры, правят в карточке изменившиеся условия, а если соглашение задним числом меняет цену или количество — вводят документ «Корректировка реализации» или «Корректировка поступления».

Частая боль бухгалтерии: соглашение подписали, а в 1С ничего не поменяли. Через квартал акт сверки расходится с контрагентом, а просрочка в отчётах считается по старому сроку оплаты. Чтобы этого не было, каждое ДС должно оставить в базе два следа: файл в карточке договора и изменение там, где 1С берёт это условие при заполнении документов.

Подготовка: какие справочники проверить до ввода ДС

Соглашение меняет условия существующего договора. Значит, сначала нужно убедиться, что сам договор в базе заведён правильно. Иначе вы будете исправлять соглашением ошибки ввода.

Проверьте по порядку:

1. 🏢 Организация. Если у вас несколько юрлиц в одной базе, договор должен быть привязан к той, что подписала ДС.
2. 🤝 Контрагент. ИНН и КПП совпадают с реквизитами в соглашении. Если контрагент сменил КПП (переезд), это обновляют в карточке контрагента, а не в договоре.
3. 📄 Договор. Найдите именно тот, к которому подписано соглашение: номер и дата в карточке должны совпадать с бумагой. Если у контрагента несколько договоров с похожими названиями, сразу переименуйте их понятно, например «№ 15 от 10.01 (поставка)».
4. 👤 Подписанты. В карточке договора есть блок подписей: кто подписывает со стороны контрагента и на каком основании. Если ДС подписал новый директор, обновите эти данные — они попадают в печатные формы.
5. 📦 Номенклатура и цены. Если соглашение вводит новые позиции или цены, заведите номенклатуру заранее.

Как завести дополнительное соглашение в 1С: три способа

Выбор способа зависит от того, что именно меняет соглашение. Ошибка здесь самая дорогая: неверный способ потом приходится переделывать вместе с документами.

Способ 1. Скан в карточке и правка условий

Это основной вариант для большинства соглашений.

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Договоры и найдите нужный договор.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели карточки — откроются присоединённые файлы.
3. Добавьте файл ДС с диска или со сканера. В описании файла укажите номер и дату: «ДС № 2 от 01.09 — продление до 31.12».
4. Вернитесь в карточку и внесите изменённые условия. Подробнее — в следующем разделе.
5. Запишите элемент.

В поле «Комментарий» карточки полезно вести короткую историю: «ДС № 1 от 15.03 — срок оплаты 30 дней; ДС № 2 от 01.09 — продление». Через год это сэкономит поиск по файлам.

Способ 2. Отдельный элемент договора

Если соглашение меняет валюту, вид договора (например, поставка превращается в комиссию) или порядок расчётов, правка старой карточки исказит уже проведённые документы. Безопаснее создать новый элемент.

1. В списке договоров скопируйте исходный договор (F9 или команда копирования).
2. В наименовании укажите связь: «ДС № 3 к договору № 15 от 10.01».
3. Измените вид договора, валюту и другие условия.
4. Остаток долга по старому договору перенесите документом «Корректировка долга » с видом операции переноса задолженности.

Без переноса задолженности долг «висит» на старом договоре, а оплаты и отгрузки идут по новому. Акт сверки и ОСВ по 60 и 62 счетам покажут два встречных сальдо.

Способ 3. ДС к трудовому договору (ЗУП)

Если «ДО» — это соглашение к трудовому договору, работают кадровые документы ЗУП 3.1, а не справочник договоров. Изменение должности или подразделения оформляют документом «Кадровый перевод», изменение оклада без перевода — документом «Изменение оплаты труда». Текст соглашения для подписи ищите в меню «Печать» самого документа. Изменение трудового договора по ТК РФ оформляется письменно, поэтому подписанный экземпляр храните вместе с личным делом.

Изменение условий договора: что можно править в карточке

Карточка договора в БП 3.0 хранит условия, которые программа использует при заполнении документов. Изменения в ней действуют на новые документы. Уже проведённые документы карточку не перечитывают.

Что обычно меняют по соглашению:

• 📅 Срок оплаты. Влияет на отчёты по просроченной задолженности и на расчёт резерва по сомнительным долгам. Если ДС увеличил отсрочку с 15 до 45 дней, а в карточке осталось 15, долг станет «просроченным» на месяц раньше.
• ✍️ Подписанты и основание. Попадают в печатные формы документов.
• 🏷️ Наименование. Добавьте отметку о продлении, чтобы при выборе договора в документе было видно актуальный.
• 💰 Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Меняют, если стороны договорились о новом порядке зачёта авансов.

Если поля заблокированы

После того как по договору появились документы, часть реквизитов (организация, контрагент, вид договора, валюта) становится недоступна. Это защита: смена этих полей переписала бы аналитику уже проведённых операций.

Если поле действительно нужно исправить — например, валюту ввели ошибочно с первого дня, — в карточке есть команда Ещё → Разрешить редактирование реквизитов. Программа предупредит, что нужно проверить ссылки на объект.

Новые цены с даты соглашения

Цены в 1С хранятся не в договоре, а в документах установки цен. Если ДС поднимает цену с 1 октября, создайте документ «Установка цен номенклатуры» датой 01.10 с нужным типом цен. Отгрузки до этой даты останутся по старым ценам, после — подтянут новые.

Корректировки и проводки по дополнительному соглашению

Само соглашение проводок не формирует. Это не первичный документ о факте хозяйственной жизни, а изменение условий сделки. Проводки появляются только тогда, когда ДС меняет стоимость уже отгруженного или принятого.

Пример: отгрузили 100 единиц по 1 200 ₽ (без НДС) на 120 000 ₽. Через месяц подписали соглашение о скидке: цена 1 100 ₽. Разница — 100 × 100 = 10 000 ₽ без НДС.

Порядок у продавца:

1. Откройте исходную реализацию.
2. Через Создать на основании выберите «Корректировка реализации».
3. Вид операции — корректировка по согласованию сторон (в отличие от исправления ошибки в первичке).
4. В колонке «После изменения» укажите новую цену 1 100 ₽.
5. Проведите документ и зарегистрируйте корректировочный счёт-фактуру — команда есть в самом документе.

У покупателя то же самое делается документом «Корректировка поступления» на основании поступления.

Что получится в учёте (корректировка в том же году):

Если товар у покупателя уже продан, разница идёт не в стоимость запасов, а в расходы. Если корректируется прошлый год, суммы отражают в текущем периоде через прочие доходы и расходы (счёт 91), без изменения закрытой отчётности.

Печать и юридическая сила дополнительного соглашения

Готовой печатной формы «Дополнительное соглашение» к хозяйственному договору в БП 3.0 нет. Текст готовят в редакторе по шаблону компании, подписывают, а в 1С хранят скан.

Что важно для юридической силы:

• 📝 Форма. Изменение договора заключается в той же форме, что и сам договор (ст. 452 ГК РФ). Письменный договор — значит, и ДС письменное.
• 🔢 Реквизиты. Номер и дата соглашения, номер и дата основного договора, стороны, что именно меняется и с какой даты.
• ✒️ Подписи. Подписывают лица с полномочиями. Если подписывает не директор, к соглашению нужна доверенность — её копию приложите в те же присоединённые файлы.
• 🧾 Ссылки в первичке. Корректировочный документ и КСФ ссылаются на документы отгрузки, а основанием изменения указывают само соглашение. Это прямо следует из требований к реквизитам КСФ (ст. 169 НК РФ).

Электронное ДС через ЭДО

Если с контрагентом настроен электронный документооборот в 1С, соглашение можно отправить как произвольный документ: прикрепляете файл, подписываете электронной подписью, контрагент подписывает в ответ. Подписанный пакет хранится в базе и не теряется в почте.

Для договорных документов стороны могут договориться и о неквалифицированной подписи. Корректировочный счёт-фактура в электронном виде подписывается только квалифицированной.

Ошибки при оформлении ДС и как их найти

Контроль исполнения соглашений и сверка расчётов

После оформления ДС проверьте, что учёт отражает новые условия. Отчёты для этого стандартные.

1. ОСВ по счёту 60 или 62. Сформируйте с разворотом по контрагентам и договорам. Остаток должен быть на одном договоре, если вы не разделяли их, или корректно распределён после переноса.
2. Акт сверки взаиморасчётов. Его можно сформировать в разрезе договоров. Отправьте контрагенту сразу после корректировки — расхождения проще найти по свежим данным.
3. Анализ субконто. Удобен, если нужно увидеть все обороты по одному договору за весь срок действия, с несколькими соглашениями.
4. Книги покупок и продаж. Проверьте, что КСФ попал в нужный квартал. Корректировка относится к периоду, в котором получен или составлен КСФ, а не к периоду отгрузки.

Как вести реестр соглашений

Если соглашений много, удобнее вести список в самой 1С, а не в таблице. Рабочий приём:

• в наименовании договора — номер последнего действующего ДС;
• в комментарии — краткая история изменений с датами;
• в присоединённых файлах — сканы всех соглашений с понятными описаниями.

Так любой сотрудник, открыв договор, видит актуальные условия и не путает их со старыми. Отбор списка договоров по слову «ДС» в наименовании быстро покажет все договоры с изменениями.

Частые вопросы