Договор с контрагентом в 1С: создание, виды и ведение
Содержание
Договор контрагента в 1С заводят не в отдельном «конструкторе», а как элемент справочника — удобнее всего из карточки самого контрагента. В 1С:Бухгалтерии это Справочники → Контрагенты, открываете нужного партнёра и переходите по кнопке Договоры. Второй путь к общему списку — Справочники → Покупки и продажи → Договоры.
Договор в программе — это не текст соглашения, а набор условий расчётов: с кем, в какой валюте, по каким счетам учёта, как зачитывать авансы. От вида договора зависит, какие документы вы сможете по нему провести и на какой счёт лягут взаиморасчёты. Поэтому важнее правильно заполнить карточку, чем приложить скан.
Ниже — как создать договор , настроить его вид и валюту, отразить изменение условий, прикрепить файлы и не наделать типичных ошибок. Пути указаны для актуального интерфейса «Такси».
Где лежат договоры и чем отличаются конфигурации
Расположение списка зависит от конфигурации, но логика одна: договор привязан к паре «организация — контрагент».
| Конфигурация | Где создать договор |
|---|---|
| Бухгалтерия 3.0 | Карточка контрагента → Договоры, или Справочники → Покупки и продажи → Договоры |
| Управление торговлей 11 | Карточка партнёра/контрагента → Договоры; список доступен, если включены договоры в настройках продаж и закупок |
| ERP / КА | Аналогично УТ: через карточку контрагента в разделе НСИ и администрирование → НСИ |
В Управлении торговлей и ERP договоры могут быть выключены — тогда расчёты ведутся по партнёрам без договора. Включается опция в настройках разделов продаж и закупок (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов). Там же рядом живут «Соглашения об условиях продаж» — это не договор, а шаблон цен и условий.
Самый надёжный способ не потерять договор — всегда создавать его из карточки контрагента. Тогда организация и контрагент подставятся автоматически, и договор не окажется привязан не к тому партнёру.
Пошаговое создание нового договора
Порядок действий в Бухгалтерии 3.0 (в УТ и ERP набор полей похож):
- Откройте контрагента:
Справочники → Контрагенты, найдите его в списке. - Нажмите кнопку
Договорыв карточке, затемСоздать. - Выберите вид договора — это первое и главное поле (
С поставщиком,С покупателеми т. д.). - Проверьте организацию — по ней ведётся учёт. Если баз несколько, выбирайте ту, от чьего имени заключён договор.
- Заполните наименование — внутреннее имя для списков. Удобно формат «№ и контрагент», например
Поставка № 15 — ООО Ромашка. - Укажите номер и дату договора — те, что в бумажном оригинале.
- На вкладке расчётов задайте валюту, при необходимости — срок оплаты и вид цен.
- Запишите карточку кнопкой
Записать и закрыть.
Наименование и номер — разные поля. Номер попадает в проводки и печатные формы первички (счёт, акт), а наименование вы видите только в списках программы. Не оставляйте оба поля пустыми: без номера договора в счёте-фактуре будет пусто.
Виды договоров и как они влияют на учёт
Вид договора определяет, какие документы по нему можно оформить и на какой счёт встанут расчёты. В Бухгалтерии доступны такие виды:
- 📥 С поставщиком — расчёты на счёте
60, вы покупаете товары, работы, услуги. - 📤 С покупателем — расчёты на счёте
62, вы продаёте. - 🤝 С комитентом (принципалом) на продажу — вы комиссионер, продаёте чужой товар.
- 🏷️ С комиссионером (агентом) на закупку — он покупает для вас.
- 💳 С факторинговой компанией — уступка денежного требования.
- 🗂️ Прочее — расчёты на
76, для нестандартных отношений.
Если выбрать вид неправильно, программа не даст подобрать договор в нужном документе. Классический симптом: в поступлении товаров договор не виден в списке выбора — значит, он заведён как «С покупателем», а не «С поставщиком».
Поменять вид договора, по которому уже есть движения, программа обычно не даёт — иначе проводки повисли бы на неверном счёте. Если ошиблись, заведите новый договор с правильным видом и перенесите на него последующие документы.
Чтобы быстро определиться с видом, отталкивайтесь от своей роли в сделке:
Валюта, зачёт авансов и счета учёта
Если расчёты в рублях, на вкладке расчётов ничего особо настраивать не нужно — валюта RUB стоит по умолчанию. Валюту меняют, когда договор в долларах, евро или условных единицах.
При выборе валюты, отличной от рубля, в карточке появляется признак того, в чём идут расчёты и оплата. Варианты:
- расчёты и оплата в валюте договора (валютный счёт);
- расчёты в валюте или у. е., а оплата в рублях по курсу (типичный договор в у. е.).
Второй вариант как раз даёт курсовые разницы при оплате. Валюту у договора с движениями менять нельзя — заведите новый договор под новую валюту.
Срок оплаты и вид цен. Срок оплаты — справочное поле, по нему программа подсказывает в документах плановую дату платежа и помогает контролировать просрочку. Вид цен нужен в основном при автоматическом подборе цен в документах продажи или закупки: если цены вы вводите руками, поле можно не заполнять.
Зачёт авансов. В карточке есть настройка, как программа закрывает авансы: автоматически, по конкретному документу или не зачитывать вовсе. По умолчанию стоит автоматический зачёт — он подходит большинству. Ручной режим нужен, когда аванс и отгрузку надо связывать строго по документам, например при предоплате за несколько поставок сразу.
Авансы программа отражает на отдельных субсчетах: выданные — на 60.02, полученные — на 62.02. При зачёте они автоматически переносятся на 60.01 и 62.01. Если видите «зависший» аванс, который не закрылся отгрузкой, почти всегда причина в том, что документы оформлены по разным договорам.
Счета учёта расчётов программа подставляет сама по виду договора: 60.01 и 60.02 для поставщика, 62.01 и 62.02 для покупателя. Проверить и переопределить их можно в регистре Справочники → Покупки и продажи → Счета учёта расчётов с контрагентами. Там задаются счета по умолчанию для организации, контрагента или конкретного договора.
Изменение условий: новый договор, соглашение и версии
Отдельного объекта «дополнительное соглашение» в Бухгалтерии нет. Изменение условий отражают одним из двух способов:
- Небольшая правка (уточнили реквизит, срок оплаты) — редактируете ту же карточку договора. Проводки не затрагиваются.
- Существенное изменение (новая цена, новый предмет, смена валюты) — заводите новый договор. Так в учёте видно, по каким условиям шли расчёты до и после.
Чтобы видеть, кто и когда менял карточку, включите стандартный механизм версионирования: Администрирование → Общие настройки → История изменений. После включения в карточке договора появляется команда для просмотра истории версий — программа хранит снимки объекта и показывает, что именно поменялось.
Текст самого дополнительного соглашения (скан или файл Word) удобно хранить прямо в карточке договора как присоединённый файл — об этом в следующем разделе. Тогда и условия в учёте, и бумага лежат в одном месте.
Если ведёте учёт в УТ или ERP, роль «соглашения» там играют отдельные соглашения об условиях продаж — в них задаются цены, скидки и порядок расчётов, а договор ссылается на соглашение. Это удобно, когда с одним клиентом много однотипных сделок.
Файлы договора: сканы, вложения и печать
Типовой печатной формы «Договор» в Бухгалтерии по умолчанию нет — программа печатает первичку (счета, акты, накладные), а сам текст договора обычно готовят в Word и хранят как файл.
Прикрепить скан или файл к карточке договора:
- Откройте карточку договора.
- Нажмите команду работы с файлами (значок вложения /
Присоединённые файлы). - Выберите
Добавитьи загрузите файл с диска либо отсканируйте.
Файлы хранятся в базе или в томах на диске (это настраивается администратором в Администрирование → Настройки работы с файлами). Из карточки файл открывается, редактируется и сохраняется обратно — версии при этом тоже можно хранить.
Если нужна именно печать договора из программы по шаблону, добавьте внешнюю печатную форму: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Готовый макет с подстановкой реквизитов контрагента делают либо своими силами, либо берут у поставщика услуг 1С. Самостоятельной кнопки «распечатать текст договора» в типовой конфигурации искать не стоит — её нет.
Проверка расчётов по договору
Договор — это ещё и разрез, по которому удобно проверять сальдо. Если нужно понять, кто кому должен по конкретной сделке, не сворачивайте всё в одну цифру по контрагенту.
Оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов стройте с детализацией по договорам: откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 60 или 62, в настройках добавьте группировку по субконто Договоры. Тогда в отчёте будет видно сальдо отдельно по каждому договору, а не одной строкой на контрагента.
Для сверки с контрагентом используйте акт сверки взаиморасчётов: Покупки → Акт сверки расчётов или Продажи → Акт сверки расчётов. В шапке выбираете контрагента и договор — программа подтянет обороты именно по этому договору за период. Это и есть документ, который подписывают обе стороны.
Если сальдо по договору не сходится с ожиданиями, первым делом проверьте, все ли оплаты и отгрузки разнесены именно на этот договор. Чаще всего расхождение — это документ, который по ошибке привязали к другому договору того же контрагента.
Частые ошибки при работе с договорами
Ошибки с договорами почти всегда всплывают позже — при проведении документов или сверке. Вот что встречается чаще всего.
Отдельно про удаление. Договор, по которому были движения, напрямую удалить нельзя — программа защищает ссылочную целостность. Если договор ошибочный и документов по нему нет, пометьте его на удаление, затем выполните Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.