Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от карточки сотрудника до печати М-2

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом «Доверенность»: раздел Покупки → Доверенности, кнопка Создать. Указываете, кому выдана доверенность, у какого поставщика получать ценности и что именно, затем Печать → Доверенность (М-2). Второй способ — открыть счёт от поставщика и создать доверенность на его основании: товары и контрагент перенесутся сами.

Первый способ удобен, когда доверенность выдают «на всё по договору» без конкретного счёта. Второй быстрее и точнее, если на руках уже есть счёт: меньше ручного ввода, меньше расхождений с накладной. Инструкция ниже написана для 1С:Предприятия 8.3 с интерфейсом «Такси» и типовой БП 3.0. В других конфигурациях на платформе 8 логика та же, но пути меню свои.

1. Подготовка: что должно быть в карточке организации

Печатная форма М-2 берёт шапку не из документа, а из справочника организаций. Если там пусто, пусто будет и в бланке. Откройте Главное → Организации и проверьте карточку своей фирмы.

Что нужно для доверенности:

• 🏢 Полное наименование — оно печатается в строке «Организация».
• 🔢 ИНН и КПП — без них поставщик может не принять бланк.
• 📍 Адрес — юридический или фактический, как принято у вас в документах.
• 🏦 Основной банковский счёт — в форме М-2 есть строка «Счёт №» с банком. Счёт задают на вкладке банковских счетов карточки и отмечают как основной.
• ✍️ Руководитель и главный бухгалтер — их фамилии и инициалы печатаются в подписях. Ответственных лиц задают по ссылке «Подписи» в карточке организации, с датой, с которой человек вступил в должность.

Номер доверенности 1С присваивает сама, по порядку внутри года. Если в организации несколько подразделений и нужна своя нумерация, в карточке организации задают префикс — он добавится к номеру.

2. Карточка получателя: подотчётное лицо и паспорт

Доверенность выдают физическому лицу. В БП 3.0 получатель выбирается из справочника «Физические лица» (Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица). Если сотрудник уже принят на работу через Зарплата и кадры → Сотрудники, физлицо у него есть — отдельно создавать не нужно.

Отдельного справочника «Подотчётные лица» в программе нет. Подотчётником считается любое физлицо, с которым ведутся расчёты по счёту 71. Для доверенности важно другое — документ, удостоверяющий личность.

Как заполнить паспорт:

1. Откройте карточку физлица.
2. Найдите блок с документом, удостоверяющим личность (обычно ссылка «Паспорт» или «Документы» в карточке).
3. Укажите вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения.
4. Запишите карточку.

Если получатель — не ваш сотрудник (например, экспедитор по договору ГПХ), создайте для него физлицо без приёма на работу. Доверенность выдать можно, ограничений в 1С нет.

3. Создаём документ «Доверенность» пошагово

Путь: Покупки → Доверенности → Создать. Если раздела в меню не видно, проверьте, что пункт не скрыт настройкой панели (шестерёнка в правом верхнем углу раздела → «Настройка навигации»).

Заполнение шапки:

1. Организация — подставляется основная. Если организаций несколько, выберите нужную.
2. Номер и дата — номер присвоится при записи. Дата выдачи по умолчанию сегодняшняя.
3. Действительна по — последний день действия. Без этой даты доверенность не напечатать корректно: в бланке есть строка «Доверенность действительна по».
4. Физическое лицо — тот, кому выдаёте. Паспорт подтянется из карточки.
5. Контрагент — поставщик, у которого получают ценности.
6. Договор — если доверенность выдана на поставку по конкретному договору.

Какой срок указать

Гражданский кодекс не ограничивает максимальный срок доверенности. Если срок не указан вовсе, она действует год со дня выдачи (ст. 186 ГК РФ). На практике для получения ТМЦ ставят короткий срок — 10–15 дней. Причина простая: короткий срок снижает риск, что бланк используют после увольнения сотрудника или смены поставщика.

Создание из счёта поставщика

Если в базе есть Покупки → Счета от поставщиков, откройте нужный счёт и выберите Создать на основании → Доверенность. Программа заполнит контрагента, договор и табличную часть по строкам счёта. Останется выбрать получателя и проставить срок.

4. Поставщик, наряд и список товаров

Нижняя часть документа — табличная часть с ценностями. Её заполняют так, чтобы получатель смог принять ровно то, что указано, а кладовщик поставщика не задал лишних вопросов.

Можно выбрать номенклатуру из справочника, а можно вписать текст вручную — например, «Канцтовары по счёту № 145 от 12.09». Второй вариант удобен, когда номенклатура поставщика не совпадает с вашей.

В шапке М-2 есть строка «На получение от» и строка «По документу» — туда попадает поставщик и основание (наряд, счёт, договор). Если доверенность создана из счёта, основание проставится само. При ручном вводе укажите реквизиты счёта в поле основания или в комментарии к документу.

Документ «Доверенность» не делает проводок и не двигает остатки. Это первичный бланк для регистрации, на учёт ценностей он не влияет. Оприходование будет позже — документом поступления по накладной поставщика.

5. Печать формы М-2 и журнал М-2а

После записи нажмите Печать в командной панели документа и выберите «Доверенность (М-2)». Откроется двусторонний бланк: корешок с линией отреза, лицевая сторона с данными получателя и оборот с перечнем ценностей.

Что проверить в печатной форме перед выдачей:

• ✅ номер и дата выдачи совпадают с журналом;
• ✅ срок действия проставлен;
• ✅ паспортные данные получателя полные;
• ✅ количество прописью соответствует цифрам;
• ✅ подписи руководителя и главного бухгалтера — актуальные лица.

Бланк печатают с двух сторон или на двух листах. Подпись получателя ставится на лицевой стороне до выдачи — образец подписи, который сверит поставщик. Печать организации ставят, только если её использование закреплено в ваших документах: с 2015 года обязательной печати у ООО и АО нет.

Если бланк печатается на двух страницах или обрезан

Печатная форма открывается как табличный документ, и её можно настроить перед выводом на принтер:

1. В окне печатной формы откройте параметры страницы (кнопка с листом или меню Ещё).
2. Выберите книжную ориентацию и масштаб «по ширине страницы».
3. Уменьшите поля до 5–10 мм, если корешок не помещается.
4. Для отправки поставщику заранее сохраните бланк в PDF кнопкой сохранения в окне печати.

Если строки расползаются после правки, закройте форму и сформируйте её заново из документа: ручные изменения в табличном документе в базу не записываются и при повторной печати пропадают.

Где взять журнал М-2а

Форма М-2а — журнал учёта выданных доверенностей. Отдельной печатной формы журнала в типовой БП 3.0 нет. Список документов Покупки → Доверенности фактически и есть журнал: номер, дата, получатель, контрагент, срок.

Чтобы получить его на бумаге:

1. Откройте список доверенностей.
2. Установите отбор по периоду (например, квартал).
3. Через меню Ещё → Вывести список выведите таблицу в табличный документ.
4. Добавьте нужные колонки и распечатайте или сохраните в Excel.

Если нужна строгая форма М-2а с подписями о получении, её ведут вручную или печатают из выгрузки по шаблону организации. С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому вид журнала организация утверждает сама в учётной политике.

6. Учёт выданных и аннулированных доверенностей

Доверенность живёт по простому циклу: выдана → использована или возвращена. 1С не отслеживает этот цикл автоматически — документ не меняет статус после поступления товара. Порядок нужно выстроить самим.

Не удаляйте документ неиспользованной доверенности из базы. Номер пропадёт из нумерации, и при проверке в журнале появится дыра. Правильнее оставить документ записанным и сделать отметку о возврате.

Если доверенность уже вручена, а в ней ошибка — не исправляйте старый документ. Отметьте его как аннулированный и создайте новый, с новым номером. Так бумажный бланк и запись в базе всегда совпадут.

Для контроля удобно добавить в список доверенностей колонку «Действительна по» и отсортировать по ней. Все строки с прошедшей датой и без отметки «использована» — это бланки, которые нужно вернуть у сотрудников.

7. Типичные ошибки при оформлении и как их исправить

Ещё одна частая ситуация — нужно выдать доверенность не на ТМЦ, а на представление интересов в банке, налоговой или суде. Документ «Доверенность» в БП 3.0 для этого не подходит: он заточен под форму М-2 и табличную часть с ценностями. Такие доверенности составляют в свободной форме или у нотариуса, вне 1С.

Отдельный случай — электронная машиночитаемая доверенность (МЧД) для подписи документов в ЭДО от имени организации. Её формат утверждает ФНС, и с бумажной М-2 она никак не связана. МЧД оформляют в сервисе ЭДО или в разделе настроек обмена электронными документами, а не через журнал доверенностей.