Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии: от справочников до печати М-2

Доверенность на получение ценностей в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом из раздела Покупки → Доверенности: кнопка Создать, затем указываете сотрудника, поставщика, срок действия и список ТМЦ, а печатаете через кнопку Печать по форме М-2 или М-2а. Проводок документ не формирует. Это бланк для выдачи на руки и запись в журнале выданных доверенностей.

Чтобы печатная форма вышла без пустых строк, сначала проверьте три справочника: организацию, физическое лицо и контрагента. Пропуск любого из них даёт доверенность без паспорта, без подписи руководителя или без реквизитов поставщика.

1. Что заполнить в справочниках до создания доверенности

Печатная форма М-2 берёт почти все данные не из самого документа, а из карточек. Если там пусто, на бланке тоже будет пусто.

Организация

Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы. Проверьте:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП и адрес — они выводятся в шапку бланка;
• 🏦 основной банковский счёт — на доверенности есть строка «Счёт № … в банке …»;
• ✍️ ответственных лиц: руководителя и главного бухгалтера. Их ФИО подставляются под подписи. Если в организации сменился директор, добавьте новую запись с датой начала, а не перепишите старую. Иначе старые доверенности перепечатаются с новым именем.

Физическое лицо, которому выдаётся доверенность

В БП 3.0 доверенность выдают физическому лицу. Обычно это сотрудник: Зарплата и кадры → Сотрудники. Если человек не в штате (например, водитель по договору ГПХ), его достаточно завести в справочнике физических лиц.

В карточке физлица обязательно заполните документ, удостоверяющий личность:

Контрагент-поставщик

Поставщик выбирается из справочника Справочники → Контрагенты. Для бланка нужно точное наименование. Желательно сразу завести договор с поставщиком: тогда доверенность можно привязать к договору, а в бланке появится основание выдачи.

2. Создаём новую доверенность в программе

Когда справочники в порядке, сам документ оформляется за пару минут.

1. Откройте Покупки → Доверенности и нажмите Создать.
2. Номер программа присвоит автоматически при записи. Нумерация сквозная в пределах организации и года.
3. Укажите дату выдачи — обычно день, когда сотрудник едет к поставщику или накануне.
4. Заполните поле срока действия («Действительна до»). Практика: на разовую поставку 10–15 дней, на регулярные получения в течение месяца — до конца месяца.
5. Выберите организацию (если в базе их несколько) и банковский счёт.
6. В поле физического лица выберите сотрудника из справочника.
7. Укажите контрагента — от кого получать ценности — и при необходимости договор.
8. В поле документа-основания впишите счёт поставщика, например «Счёт № 418 от 05.10».

Создание на основании счёта поставщика

Если счёт от поставщика уже внесён в базу (Покупки → Счета от поставщиков), удобнее создать доверенность из него. Откройте счёт, нажмите кнопку Создать на основании и выберите «Доверенность». Контрагент, договор и список товаров перенесутся сами. Остаётся выбрать сотрудника и срок.

Так меньше ручного ввода и нет расхождений между счётом и бланком: поставщик сверяет перечень ТМЦ по доверенности с тем, что отгружает.

Повторная доверенность тому же сотруднику

Если сотрудник ездит к одному поставщику каждую неделю, не заполняйте документ с нуля. Выделите прошлую доверенность в списке и скопируйте её клавишей F9 или командой копирования в меню Ещё. Получатель, контрагент, договор и счёт перейдут в новый документ.

После копирования обязательно поменяйте:

• 📅 дату выдачи и срок действия — в копии остаются старые;
• 📄 документ-основание — номер нового счёта поставщика;
• 📦 список ТМЦ и количество под новую поставку.

Номер копия получит новый, следующий по порядку. Старую доверенность при этом не трогайте: она уже выдана и должна остаться в журнале как есть.

3. М-2 или М-2а: какую форму доверенности выбрать

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России № 71а. С 2013 года, после вступления в силу закона № 402-ФЗ, унифицированные формы первички не обязательны. Организация может применять свой бланк, если утвердила его в учётной политике. На практике М-2 и М-2а остаются самыми распространёнными, и 1С печатает именно их.

Корешок М-2 — это ваша копия. В нём фиксируют номер, дату, срок, получателя и поставщика, а сотрудник расписывается за получение бланка. Отрывная часть уходит поставщику.

Для М-2а корешка нет, поэтому учёт переносится в журнал. В 1С его роль играет список документов «Доверенности» (подробнее — в разделе 6).

4. Заполнение табличной части: список ТМЦ

На вкладке с товарами перечисляются ценности, которые сотрудник получит. Это главная часть бланка: поставщик выдаёт только то, что в ней указано.

Как заполнять строки

Для каждой позиции укажите:

• 📦 номенклатуру из справочника или текстовое наименование, если позиции в базе ещё нет;
• 📏 единицу измерения — штуки, килограммы, упаковки;
• 🔢 количество. В печатной форме оно выводится прописью, это требование бланка.

Пример: «Бумага офисная А4, пачка, 40» и «Картридж для принтера, шт, 4». В бланке это превратится в «Сорок» и «Четыре» прописью.

Сколько позиций указывать

Можно перечислить каждую позицию из счёта, а можно одной строкой: «ТМЦ по счёту № 418 от 05.10». Второй вариант короче, но не все поставщики его принимают. Склад поставщика сверяет перечень с накладной, и обобщённую строку могут не пропустить.

После заполнения нажмите Записать. Документ готов к печати.

5. Печать, подписи и выдача доверенности сотруднику

Печать бланка

В форме документа нажмите Печать и выберите нужную форму. Перед печатью программа покажет предварительный просмотр. Проверьте на нём:

1. номер и дату выдачи;
2. срок «Действительна по»;
3. паспортные данные получателя;
4. наименование поставщика;
5. перечень ценностей и количество прописью;
6. ФИО руководителя и главного бухгалтера под подписями.

Если строка пустая, закройте просмотр и вернитесь в соответствующий справочник из раздела 1. Исправить текст прямо в табличном документе можно, но правка не сохранится в базе.

Подписание

По ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени организации подписывает руководитель или другое лицо, уполномоченное на это уставом или приказом. Печать с 2013 года не обязательна, если устав её не требует. На бланке М-2 по традиции есть место для оттиска; если печать у вас есть, её обычно ставят.

Получатель расписывается в строке образца подписи. Поставщик сверит эту подпись с подписью на накладной.

Выдача

Перед выдачей сотрудник расписывается в корешке М-2 или в журнале учёта (для М-2а). Отрывную часть он передаёт поставщику, и она остаётся у поставщика как основание отпуска товара.

6. Журнал выданных доверенностей и контроль сроков

После выдачи доверенность надо довести до конца: ценности получены, документ закрыт, или срок истёк, и бланк вернули.

Список как журнал учёта

Список Покупки → Доверенности содержит все выданные документы: номер, дату, срок, получателя и контрагента. Для формы М-2а его удобно распечатать как журнал:

1. откройте список;
2. отфильтруйте период, например месяц;
3. в меню Ещё выберите Вывести список и отметьте нужные колонки;
4. распечатайте или сохраните в Excel.

Колонки списка настраиваются через Ещё → Изменить форму. Добавьте срок действия, если его не видно, — так просроченные доверенности заметны сразу.

Что контролирует бухгалтер

• ⏰ Истёкшие доверенности. Отфильтруйте список по сроку раньше сегодняшней даты. По каждому такому документу должно быть одно из двух: поступление ценностей или возвращённый бланк.
• 📥 Поступление. Когда сотрудник привёз товар, в документе поступления (Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)) можно указать номер доверенности, по которой получены ценности. Это связывает выдачу и приход.
• 🔁 Неиспользованные бланки. Если поставка сорвалась, сотрудник возвращает доверенность. Её не удаляют из базы, а помечают в комментарии «не использована, возвращена ДД.ММ», бумажный бланк подшивают к корешку.

Хранение

Корешки М-2, журнал учёта и возвращённые бланки хранятся вместе с первичкой. По закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учёта хранят не менее пяти лет после отчётного года.

7. Ошибки при оформлении доверенности в 1С и как их исправить

Частые вопросы