Электронный больничный от извещения СФР до выплаты: порядок работы в 1С

Чтобы оформить ЭЛН в 1С, достаточно номера электронного листка нетрудоспособности. Создайте документ «Больничный лист» (в ЗУП 3.1 — Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист), укажите сотрудника и номер ЭЛН и загрузите данные из СФР командой получения данных листка. Программа сама заполнит период, причину и стаж. Вам останется проверить средний заработок, начислить пособие за первые 3 дня за счёт работодателя и отправить в СФР сведения для назначения пособия. Остальную сумму СФР переводит работнику напрямую.

Схема одинакова для ЗУП и Бухгалтерии, если в программе подключена 1С-Отчетность с направлением СФР и включён обмен через СЭДО (система электронного документооборота соцстраха). Без этого больничный придётся набирать вручную, а сведения отправлять через другую программу.

Что подготовить в 1С перед первым электронным больничным

Обмен с СФР по ЭЛН работает через СЭДО. Настроить его нужно один раз на организацию.

Проверьте карточку организации

Откройте Настройка → Организации (в Бухгалтерии — Главное → Организации) и проверьте:

• 🏢 регистрационный номер страхователя в СФР — 10 цифр, без пробелов;
• 🔢 код подчинённости территориального органа СФР;
• 📇 ИНН и КПП — именно они попадают в запросы к СФР.

Ошибка в регистрационном номере — частая причина того, что запрос по ЭЛН уходит, а ответа нет.

Подключите направление СФР в 1С-Отчетности

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность (ЗУП) или Отчеты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты (Бухгалтерия).
2. В настройках заявления на подключение убедитесь, что в списке контролирующих органов есть СФР. Если нет — отправьте заявление на изменение параметров подключения.
3. Включите обмен с СФР через СЭДО в настройках обмена 1С-Отчетности. После этого программа начнёт забирать входящие сообщения фонда.
4. Проверьте сертификат КЭП: он действующий и выдан на руководителя или на сотрудника с МЧД.

Заполните данные сотрудников

Для ЭЛН СФР сверяет человека по СНИЛС. Проверьте его в карточке каждого работника. Сюда же стоит внести банковские реквизиты или номер карты «Мир»: они понадобятся в сведениях для назначения пособия.

Как ЭЛН попадает в программу

Номер электронного больничного работодатель получает двумя путями.

Получать входящие от СФР в ЗУП удобнее всего прямо из списка больничных листов или из 1С-Отчетности: при обмене программа скачивает извещения об открытии и закрытии листков. Если извещение пришло, а документа ещё нет, по нему сразу создаётся больничный лист.

Статусы электронного листка

Рассчитывать пособие можно только по закрытому листку. Статус видно после загрузки данных.

Оформление больничного по ЭЛН в 1С:ЗУП 3.1

Шаг 1. Создайте документ и загрузите данные листка

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Введите номер ЭЛН и выполните команду получения данных из СФР (кнопка рядом с полем номера).
4. Проверьте, что заполнились причина нетрудоспособности, даты освобождения от работы, сведения о нарушении режима и о стационаре.

Если данные не загрузились, программа показывает ответ СФР. Чаще всего это «листок не найден» или «нет прав на просмотр»: страхователь в листке указан другой.

Шаг 2. Проверьте расчёт пособия

ЗУП считает пособие по правилам 255-ФЗ:

• 📅 расчётный период — два календарных года до года болезни;
• ➗ средний дневной заработок — заработок за эти годы, делённый на 730;
• 📉 заработок каждого года ограничен предельной базой по взносам этого года;
• 📈 если средний заработок ниже рассчитанного от МРОТ — берётся минимум от МРОТ;
• 🎯 процент оплаты по страховому стажу: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%.

Пример. Заработок за два года — 600 000 и 720 000 ₽, стаж 9 лет, болезнь 7 дней.

• Средний дневной заработок: (600 000 + 720 000) / 730 = 1 808,22 ₽.
• Пособие в день при 100%: 1 808,22 ₽.
• За счёт работодателя (3 дня): 1 808,22 × 3 = 5 424,66 ₽.
• За счёт СФР (4 дня): 1 808,22 × 4 = 7 232,88 ₽ — эту часть начислит и выплатит фонд.

Если в расчётном периоде нет данных (сотрудник принят недавно), введите заработок с прошлых мест работы по справке о сумме заработка. Её вносят в документ «Справка для расчёта пособий» или прямо из формы расчёта среднего заработка в больничном. Там же можно заменить годы расчётного периода на более ранние, если работник был в декрете.

Шаг 3. Отметьте, кто платит

В документе есть признак, что пособие за счёт СФР выплачивается фондом напрямую. При прямых выплатах ЗУП начисляет только первые 3 дня, а дни за счёт СФР отражает справочно, без суммы к выплате.

Уход за ребёнком, беременность и роды, карантин, протезирование и долечивание в санатории СФР оплачивает с первого дня. Начислений у работодателя по таким листкам нет, но документ всё равно нужен: он ставит дни неявки в табель и исключает их из расчёта зарплаты.

Шаг 4. Проведите документ

После проведения:

• в табеле появляются дни болезни с кодом «Б»;
• в начислениях за месяц появляется пособие за 3 дня;
• оплата по окладу за эти дни не начисляется.

Если зарплата за месяц уже рассчитана, программа предложит перерасчёт: проверьте его в документе начисления зарплаты следующего месяца.

Электронный листок нетрудоспособности в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 больничный ведётся проще, но логика та же.

1. Проверьте, что учёт зарплаты ведётся в этой программе: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Создайте документ: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист.
3. Укажите сотрудника, номер ЭЛН и загрузите данные из СФР. Если загрузка недоступна, введите период и причину по данным, которые сообщил работник или пришли в извещении.
4. Проверьте средний заработок: кнопка рядом с суммой открывает форму расчёта, где можно внести заработок с прошлых мест работы.
5. Проведите документ. Пособие за первые 3 дня попадёт в начисление зарплаты месяца.

Ограничения Бухгалтерии по сравнению с ЗУП: меньше вариантов по сложным случаям (продление с разными причинами, совмещение с отпуском, пересчёт после декрета). Если таких больничных много, удобнее вести зарплату в ЗУП.

Отправка сведений в СФР и проверка статусов

Сведения о застрахованном лице СФР нужны, чтобы назначить пособие. Работодатель отправляет их в течение 3 рабочих дней после того, как получил запрос фонда. Отправить можно и заранее, не дожидаясь запроса.

Как подготовить сведения

1. После проведения больничного откройте в нём команду подготовки сведений для СФР или создайте сведения из входящего запроса фонда.
2. Проверьте, что заполнены способ выплаты (счёт или карта «Мир»), реквизиты банка и признак, есть ли условия для особого расчёта (например, работа в районах Крайнего Севера, замена лет расчётного периода).
3. Подпишите и отправьте сведения через 1С-Отчетность.
4. Дождитесь квитанции о приёме. Без неё отправка не считается выполненной.

Что проверить после отправки

• ✅ квитанция о приёме пришла, ошибок нет;
• ✅ в журнале обмена с СФР нет непрочитанных запросов по этому листку;
• ✅ если фонд прислал запрос на уточнение — ответили в те же 3 рабочих дня.

СФР назначает и выплачивает свою часть пособия в течение 10 рабочих дней после получения полных сведений. Если работник жалуется, что деньги не пришли, сначала посмотрите, нет ли в обмене запроса на уточнение без ответа.

Выплата пособия и учёт больничного

Пособие за первые 3 дня работодатель назначает в течение 10 календарных дней после получения сведений о закрытом листке и выплачивает в ближайший день выплаты зарплаты. В 1С его включают в обычную ведомость: в ЗУП — Выплаты → Ведомости в банк, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Ведомости в банк.

Налоги и взносы

• 💰 НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности удерживается (оно не входит в освобождённые доходы по ст. 217 НК РФ). Дата получения дохода — день выплаты.
• 🚫 Страховые взносы на пособие не начисляются (ст. 422 НК РФ).
• 🧾 В налоговом учёте пособие за 3 дня за счёт работодателя уменьшает налогооблагаемую прибыль.

С части за счёт СФР НДФЛ удерживает и перечисляет сам фонд. В 1С работодателя эти суммы не начисляются и в 6-НДФЛ не попадают.

Проводки по больничному

Счёт затрат программа берёт из способа отражения зарплаты сотрудника. Если пособие нужно учитывать на другом счёте, поменяйте способ отражения в настройках начисления «Больничный за счёт работодателя».

Частые ошибки при оформлении ЭЛН в 1С

Ещё одна ловушка — повторное создание документа по одному номеру ЭЛН. Это бывает, когда больничный ввёл расчётчик вручную, а потом по извещению СФР его создал другой пользователь. Найдите дубль поиском по номеру листка в списке больничных и отмените проведение лишнего документа.

Частые вопросы