Как провести договор ГПХ в 1С 8.3 — от настройки до отчётности

Чтобы начислить физлицу по договору подряда или оказания услуг, в 1С сначала включают учёт таких выплат в настройках зарплаты, затем регистрируют сам договор, а начисление делают либо ежемесячно, либо по акту выполненных работ. Вознаграждение облагается НДФЛ и — с 2023 года — страховыми взносами по единому тарифу, включая взносы на случай болезни и материнства.

Разберём весь путь договора гражданско-правового характера в 1С:Бухгалтерии 8 (БП 3.0) и 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП 3.1): где что включить, какими документами провести вознаграждение, как удержать налог и отчитаться. Пути меню стабильны для актуальных релизов обеих конфигураций в интерфейсе «Такси».

Чем ГПХ отличается от самозанятого и штатного сотрудника

Прежде чем заводить договор, определитесь со статусом исполнителя — от него зависит, будете вы вообще платить налоги и взносы или нет.

• 👤 ГПХ-физлицо без статуса самозанятого. Вы — налоговый агент: удерживаете НДФЛ и платите страховые взносы. Именно этот случай разбираем в статье.
• 🧾 Самозанятый (плательщик НПД). Он сам платит налог на профессиональный доход. Вы перечисляете полную сумму без удержаний, взносы не начисляете, но берёте чек из приложения «Мой налог». В 1С такой договор проводят через расчёты с контрагентом или поставщиком услуг, а не через зарплатный блок.
• 🏢 Штатный сотрудник. Трудовой договор, приказ о приёме, трудовая книжка, отпуска. Для разовой работы он избыточен.

Что включить в настройках перед первым договором

По умолчанию блок договоров ГПХ в программе выключен — соответствующие документы просто не видны в меню. Поэтому начинают с настройки.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Установите флажок, который разрешает регистрировать выплаты по договорам гражданско-правового характера.
3. Сохраните. После этого в разделе Зарплата появится журнал договоров.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.
2. В группе Расчёт зарплаты включите учёт договоров подряда.
3. После сохранения в разделе Зарплата и кадры появится пункт для договоров подряда.

Если вы ведёте кадры и зарплату в ЗУП, а бухучёт в Бухгалтерии — договоры ГПХ заводят в ЗУП, а в Бухгалтерию суммы переносятся синхронизацией. Дублировать документ в двух базах не нужно.

Исполнителя заводят как физлицо. В ЗУП это карточка в справочнике Физические лица; отдельная штатная единица при этом не создаётся — по ГПХ нет приёма на работу и трудовой книжки.

Регистрация договора подряда или оказания услуг

Договор в 1С — это не сканированная бумага, а документ, который задаёт сумму, сроки и порядок начисления.

В ЗУП документ создаётся в разделе Зарплата → Договоры (в том числе авторские), в Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Договоры подряда. В карточке заполняют:

• 📄 физлицо-исполнитель — выбор из справочника или новая карточка;
• 💰 сумма по договору — общая стоимость работ или услуг;
• 📅 срок действия — даты начала и окончания;
• 🔁 порядок начисления — разово по завершении, ежемесячно равными долями или по актам за каждый этап;
• 🏷️ способ учёта затрат — счёт и статья, куда отнести вознаграждение.

Порядок начисления выбирают исходя из текста договора. Если работа сдаётся этапами — ставьте начисление по актам: тогда каждый акт закроет свой этап и свою сумму.

Начисление вознаграждения: акт и документ расчёта

Само вознаграждение в учёте появляется не из договора, а из документа начисления.

Разовый или ежемесячный договор. Сумма попадает в документ Начисление зарплаты за соответствующий месяц — отдельно вводить ничего не нужно, программа подтянет её по сроку договора.

Договор с актами. На каждый принятый этап оформляют Акт приёмки выполненных работ (в ЗУП — отдельный документ, в Бухгалтерии акт закрывает договор подряда). Акт фиксирует сумму этапа и дату, и именно эта дата важна для налога.

После проведения начисления формируется вознаграждение, с которого будут считаться НДФЛ и взносы. Проверить результат удобно в расчётном листке исполнителя: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.

Перед проведением акта сверьте три вещи: договор действует на дату акта, сумма этапа совпадает с бумажным актом, у исполнителя заполнены ИНН и СНИЛС — без них не сформируется отчётность.

НДФЛ с выплат по договору ГПХ

Вознаграждение по ГПХ облагается НДФЛ так же, как зарплата, но с одной важной особенностью по дате.

С 2023 года дата получения дохода по ГПХ — это день выплаты, а не последний день месяца. Поэтому НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс по договору. Если платите исполнителю аванс и потом остаток — налог считается дважды, с каждой суммы.

Ставка — стандартная: 13% до достижения годового дохода 5 млн рублей и 15% с превышения. Для нерезидентов — 30%.

Исполнитель вправе заявить профессиональный вычет на документально подтверждённые расходы, связанные с выполнением работ (по авторским договорам — ещё и норматив в процентах). Для этого в 1С в договоре или документе начисления указывают сумму вычета — программа уменьшит базу НДФЛ.

Пример расчёта на вознаграждение 50 000 ₽ без вычетов:

НДФЛ попадает в регистр учёта налога автоматически и дальше идёт в отчёт 6-НДФЛ. Поскольку доход признаётся по дате выплаты, вознаграждение по ГПХ может попасть в 6-НДФЛ не в том периоде, когда подписан акт, а в периоде перечисления денег — это нормально и ошибкой не является.

Отдельно про авансы. Если по договору предусмотрен аванс, НДФЛ удерживают и с него, а не только с финального расчёта. В документе выплаты аванса программа сама рассчитает налог к удержанию, если договор проведён с нужным порядком начисления.

Страховые взносы на вознаграждение по ГПХ

Здесь с 2023 года произошло главное изменение, из-за которого старые инструкции врут.

Раньше с выплат по ГПХ не платили взносы на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ). С 2023 года вознаграждение по ГПХ облагается взносами по единому тарифу полностью — на пенсионное, медицинское страхование и на ВНиМ. Благодаря этому исполнители по ГПХ получили право на больничные (при условии, что за прошлый год взносов за них заплатили не меньше установленной суммы).

Единый тариф — 30% в пределах годовой базы и 15,1% сверх неё. Для субъектов МСП действует пониженный тариф 15% на часть выплаты свыше МРОТ за месяц.

1С сама определит базу и применит тариф организации (в том числе льготу МСП, если она настроена в учётной политике). Проверить начисленные взносы можно отчётом Налоги и взносы → Анализ взносов в фонды (ЗУП) или аналогичным в Бухгалтерии.

Для малого предприятия на том же вознаграждении 50 000 ₽ при МРОТ условно 19 242 ₽ расчёт двухступенчатый: на часть в пределах МРОТ действует 30%, на остаток — 15%. То есть программа применит полный тариф к первой части суммы и пониженный — ко второй. Вручную это считать не нужно, но понимать логику полезно, чтобы проверить итог в отчёте.

В 1С:Бухгалтерии расчёты с физлицами по ГПХ ведутся на счёте 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами», а не на 70, который используется для штатных сотрудников.

Выплата и отчётность по договору

Выплачивают вознаграждение так же, как зарплату — документом Ведомость (в банк, на карту или через кассу). В ведомости выбирают физлицо и сумму к выплате за вычетом удержанного НДФЛ.

Отчётность по ГПХ в 2023 году тоже изменилась. Что сдавать:

• 📋 ЕФС-1, подраздел 1.1 — при заключении и при прекращении договора ГПХ. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за датой заключения или окончания. Это новая обязанность с 2023 года, раньше по ГПХ кадровые сведения не подавали.
• 📊 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, исполнитель включается в отчёт за месяц начисления.
• 📈 РСВ — ежеквартально, вознаграждение и взносы входят в расчёт.
• 💵 6-НДФЛ — ежеквартально, по удержанному налогу.

Все эти отчёты в 1С формируются в разделе Отчётность (ЗУП) или Отчёты → 1С-Отчётность (Бухгалтерия) и заполняются данными договоров автоматически — вручную суммы вбивать не нужно.

Частые вопросы