Как сдать наличную выручку в банк и отразить это в 1С

Инкассация — это сдача наличной выручки из кассы в банк. В учёте деньги проходят через счёт 57.01 «Переводы в пути»: сначала списываются с кассы (Дт 57.01 Кт 50.01), затем зачисляются на расчётный счёт (Дт 51 Кт 57.01). В 1С:Бухгалтерии это оформляют расходным кассовым ордером с видом операции «Инкассация денежных средств», а в 1С:Рознице и Управлении торговлей — отдельным документом «Инкассация».

Ниже — оба сценария по шагам: как кассир изымает наличные из денежного ящика, какие документы создаёт бухгалтер, как отразить комиссию банка и чем проверить, что сумма не «зависла» на счёте 57.

Почему деньги идут через счёт «Переводы в пути»

Между моментом, когда наличные передали инкассатору, и моментом, когда банк зачислил их на расчётный счёт, проходит время — иногда несколько дней. В этот промежуток деньги уже не в кассе, но ещё не на счёте. Именно для него и нужен счёт 57.01.

Схема движения всегда одинакова, независимо от конфигурации:

• 📤 передали наличные — Дт 57.01 Кт 50.01;
• 📥 банк зачислил на расчётный счёт — Дт 51 Кт 57.01.

После зачисления остаток по счёту 57.01 по этой сумме должен обнулиться. Если деньги «висят» на 57 неделями — значит, второй документ не внесли или он проведён не на ту сумму.

Не путайте инкассацию наличных с эквайрингом. Выручка по банковским картам тоже «висит в пути» до зачисления, но проходит по отдельному субсчёту 57.03 «Продажи по платёжным картам». Наличная инкассация — это только 57.01. Если смешать субсчета, отчёты по рознице перестанут сходиться, потому что в 1С это два разных вида операций и два разных документа.

Что подготовить до первой инкассации

Перед тем как оформлять сдачу денег, стоит проверить настройки — иначе документ либо не проведётся, либо даст неверную проводку.

1. Лимит остатка кассы. Рассчитайте и закрепите приказом сумму, которую можно держать в кассе. Всё сверх — инкассируется.
2. Договор с банком или инкассаторской службой. В нём прописаны тариф, график заездов и порядок передачи сумок.
3. Настройка касс в 1С. В разделе Главное → Организации и справочнике касс проверьте, что касса и расчётный счёт, между которыми пойдут деньги, заведены корректно.
4. Для розницы — подключение ККТ и права кассира. Фискальный регистратор подключают в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование, а кассиру выдают профиль с правом на операции с денежным ящиком.

Лимит остатка кассы считают одним из двух способов — исходя из объёма поступлений наличной выручки или из объёма выдач. Формулу организация выбирает сама и закрепляет приказом. Превышение лимита на конец дня (кроме дней выплаты зарплаты и выходных) — повод для штрафа, поэтому график инкассации обычно подстраивают под дни с большой выручкой.

Оформление сдачи в 1С:Бухгалтерии: расходный кассовый ордер

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа «Инкассация» нет — сдачу денег оформляют расходным кассовым ордером.

Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы и создайте документ Выдача наличных (РКО). В поле вида операции выберите «Инкассация денежных средств» — это ключевой шаг, именно он включает проводку через счёт 57.

Дальше заполните:

• Сумму — сколько наличных передаёте;
• Счёт учёта — программа подставит 57.01;
• Статью движения денежных средств — «Сдача наличных в банк» или аналогичную из вашего справочника;
• при необходимости — банковский счёт, на который деньги поступят.

После проведения из РКО печатается ордер по форме КО-2. Документ попадает в кассовую книгу (КО-4) как расход.

Если ваш сотрудник сам отвозит деньги в банк и сдаёт их в тот же день, вместо «Инкассации» можно выбрать вид операции «Взнос наличными в банк». Отличие — в детализации учёта: взнос обычно отражают сразу на 51, а инкассацию через службу — на 57, пока сумка в пути.

Документ «Инкассация» в Рознице и УТ и работа кассира в РМК

В 1С:Рознице и Управлении торговлей для сдачи выручки предназначен отдельный документ «Инкассация». Он доступен в разделе, связанном с деньгами и кассами (в Рознице — Финансы, в УТ — Казначейство; точное название пункта зависит от релиза).

Процесс распадается на два действия — физическое и учётное.

1. Изъятие наличных в РМК. Кассир работает в рабочем месте кассира (РМК). Чтобы вынуть деньги из денежного ящика ККТ, он выполняет служебную операцию выемки (расхода ДС) из командной панели РМК. Это уменьшает остаток наличных в денежном ящике. Чек при изъятии не пробивается — изъятие не является продажей.

2. Оформление «Инкассации». На сумму, переданную банку, создаётся документ «Инкассация». В нём указывают кассу-источник, сумму и получателя (банк или инкассаторскую службу). Проведённый документ списывает деньги из операционной кассы и переводит их в путь.

Если у вас УТ или ERP без подключённой розницы, выручка обычно приходуется приходным кассовым ордером, а сдаётся так же, как в 1С:Бухгалтерии — расходным ордером с видом операции «Инкассация денежных средств».

Отдельно стоит самоинкассация. Некоторые банки ставят терминалы или автоматические сейфы, куда кассир сам вносит сумку, а зачисление приходит позже. Для учёта это ничего не меняет: передачу денег отражают тем же расходным ордером или документом «Инкассация» через счёт 57.01, а зачисление — поступлением по выписке. Разница только в том, что вместо инкассатора деньги принимает устройство.

Когда магазинов несколько, каждую операционную кассу инкассируют отдельным документом. Сводить выручку нескольких точек в одну инкассацию не стоит — иначе не получится сверить остатки по каждой кассе.

Проводки и зачисление денег на расчётный счёт

Второй документ пары — поступление денег в банк. Когда в выписке появится зачисление инкассированной выручки, создайте «Поступление на расчётный счёт» (Банк и касса → Банковские выписки) с видом операции «Инкассация денежных средств». Он закроет счёт 57.

Обратите внимание на даты. РКО проводят датой передачи денег, а поступление — датой фактического зачисления по банковской выписке. Если банк зачислил на следующий день, счёт 57.01 на отчётную дату покажет остаток — и это нормально, именно так и выглядят деньги в пути.

Разберём на цифрах. 3 числа кассир сдал инкассатору 120 000 ₽, банк зачислил их 4 числа и удержал 350 ₽ комиссии:

На конец 3 числа счёт 57.01 показывает остаток 120 000 ₽ — деньги в пути. На 4 число он закрывается в ноль, а комиссия уходит в прочие расходы отдельной строкой. Сумма инкассации в паре документов остаётся равной 120 000 ₽ — комиссию в неё не включают.

Сумма зачисления должна совпасть с суммой передачи. Если они разошлись — чаще всего дело в банковской комиссии, которую нужно провести отдельно.

Как отразить комиссию банка за инкассацию

Банк или инкассаторская служба берут плату за заезд и пересчёт купюр. Эту комиссию нельзя «спрятать» внутрь суммы инкассации — её отражают отдельно, на основании акта или условий договора.

Самый частый способ — списать комиссию как прочие расходы:

• Дт 91.02 Кт 51 — если банк удержал плату с расчётного счёта;
• Дт 91.02 (или 44) Кт 60 — если услуга оформлена отдельным актом и оплачивается позже.

Торговые организации нередко относят такие расходы на счёт 44 «Расходы на продажу». Выбор счёта затрат закрепите в учётной политике и держитесь его.

Чем проверить инкассацию: отчёты и остаток на счёте 57

После проведения документов сделайте три быстрые проверки.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 57.01. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите 57.01. По закрытым инкассациям остатка быть не должно. Остаток — это либо деньги реально в пути, либо не внесённое зачисление.
• Карточка счёта 57.01. Покажет каждую пару «передали — зачислили». Удобно ловить одиночные строки без пары.
• Кассовая книга (КО-4). В разделе Банк и касса → Касса → Кассовая книга проверьте, что расход по инкассации попал в книгу и остаток в кассе уложился в лимит.

Для розницы дополнительно сверьте отчёт о розничных продажах и движения по операционной кассе — суммы выемок и инкассаций должны биться с выручкой за смену.

Удобно вести проверку по банковской выписке: каждую строку зачисления инкассированной выручки сопоставляйте с переданной суммой и датой передачи. Если зачислений в выписке больше, чем переданных сумок, — ищите задвоенный документ поступления.

Частые ошибки при оформлении инкассации

Почти все проблемы с инкассацией видны по счёту 57 и сводятся к нескольким типовым ситуациям.

❌ Внесли только передачу денег. РКО есть, а поступления на расчётный счёт нет — сумма навсегда зависает на 57.01. Лечится созданием «Поступления на расчётный счёт» с видом операции «Инкассация денежных средств».

❌ Выбрали не тот вид операции. Если в РКО указать, например, «Прочий расход» вместо инкассации, проводка пойдёт мимо счёта 57, и закрыть её поступлением не получится. Проверьте вид операции в обоих документах.

❌ Сумма зачисления не равна сумме передачи. Обычно это удержанная комиссия. Отражайте её отдельной проводкой на 91.02, а суммы инкассации в паре документов оставляйте равными.

❌ РКО проведён закрытым периодом. Если передачу денег пытаются оформить задним числом, а период уже закрыт регламентной операцией, документ не проведётся или исказит кассовую книгу. Проводите инкассацию фактической датой или снимайте дату запрета редактирования только для нужного периода.

Частые вопросы