Инвойс для внешнеторговой сделки: от справочников до PDF

Отдельного документа «Инвойс» в 1С:Бухгалтерии 3.0 нет, и искать его в меню бесполезно. Инвойс в 1С — это печатная форма к обычной реализации (Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД)) или к счёту покупателю, оформленным по договору в иностранной валюте. Чтобы оформить его правильно, нужны три вещи: валютный договор, заполненные справочники на английском и макет, который всё это выводит.

Частое заблуждение — что достаточно распечатать «Счёт на оплату» и перевести шапку. Таможня и банк покупателя ждут другой состав полей: условия поставки, страну происхождения, код ТН ВЭД, вес. Ниже порядок, который даёт такой документ без ручной правки каждый раз.

1. Справочники и реквизиты, которые нужно заполнить заранее

Инвойс собирается из данных справочников. Если они пустые или только на русском, никакой макет не спасёт. Заполните их один раз — и каждый следующий документ выйдет готовым.

Организация

Откройте Главное → Организации и проверьте карточку своей фирмы:

• 🏢 полное наименование и юридический адрес — их нередко дублируют латиницей в дополнительных реквизитах;
• 🏦 валютный банковский счёт с SWIFT-кодом банка — без него покупатель не сможет оплатить;
• 🖋️ раздел «Логотип и печать» — сюда загружают логотип, подпись руководителя и оттиск печати, если инвойс уходит без живой подписи.

Валюта и курсы

Справочник валют — Справочники → Банк и касса → Валюты. Добавьте нужную валюту из классификатора (USD, EUR, CNY) и загрузите курсы с сайта Банка России командой загрузки курсов в списке. Если курса на дату документа нет, рублёвые суммы в проводках будут нулевыми.

Контрагент-иностранец

В Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты создайте покупателя и укажите страну регистрации, отличную от России. Тогда поля ИНН и КПП станут необязательными, а появятся реквизиты для иностранной компании. Наименование впишите так, как оно указано в контракте, латиницей.

Договор в валюте

Это главный шаг. В карточке контрагента откройте вкладку «Договоры» и создайте договор вида «С покупателем» (или «С поставщиком» для импорта):

1. Укажите номер и дату внешнеторгового контракта.
2. Выберите валюту взаиморасчётов, например USD.
3. Если цены в долларах, а платить будут в рублях, отметьте расчёты в условных единицах. Если платят в валюте — флажок не ставьте.

Когда по договору уже есть документы, сменить валюту без разблокировки реквизитов и перепроведения не получится. Проверьте её до первой отгрузки.

Номенклатура

В Справочники → Товары и услуги → Номенклатура у каждой позиции экспорта заполните:

• 🔢 код ТН ВЭД;
• 🌍 страну происхождения;
• ⚖️ единицу измерения и, если нужно для инвойса, вес.

Наименование на английском — отдельная задача. Стандартное поле «Полное наименование» уходит во все печатные формы, включая российские накладные. Поэтому английское название лучше хранить в дополнительном реквизите (см. раздел 4).

2. Документ, к которому печатается инвойс

Инвойс не живёт сам по себе. Он печатается из документа, который уже отражает сделку в учёте.

Экспортная реализация

1. Создайте реализацию, выберите покупателя и валютный договор. Суммы в табличной части станут в валюте договора.
2. Заполните товары. Цены вносите в валюте контракта, а не в рублях.
3. Поставьте ставку НДС 0% — для экспорта за пределы ЕАЭС это обычная ставка по статье 164 НК РФ.
4. Проведите документ. Программа пересчитает выручку в рубли по курсу на дату отгрузки.

Импорт: входящий инвойс

Если инвойс прислал иностранный поставщик, вы его не печатаете, а отражаете. Данные инвойса переносят в поступление по валютному договору: номер и дата инвойса — в поля входящего документа, цены — в валюте. Затем по декларации на товары оформляется «ГТД по импорту».

3. Где взять печатную форму инвойса

В типовой БП 3.0 готового англоязычного инвойса нет. Есть три рабочих пути, и выбор зависит от объёма сделок.

Способ 1. Excel как временное решение

Откройте документ, нажмите «Печать» и выберите счёт на оплату или накладную. Печатная форма откроется как табличный документ. Сохраните её в формате .xlsx кнопкой сохранения на панели формы, затем переведите шапку, добавьте условия поставки и реквизиты банка.

Минус очевиден: при второй сделке всё придётся повторять.

Способ 2. Правка типового макета

Макеты лежат в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите нужный макет поиском по названию, откройте и измените подписи полей на двуязычные: «Покупатель / Buyer», «Количество / Quantity».

Добавить в макет новые данные, например код ТН ВЭД, так не выйдет: макет выводит только те параметры, которые заполняет программный код печати.

Способ 3. Внешняя печатная форма

Это стандартный путь для компаний, которые экспортируют регулярно. Программист пишет обработку .epf, которая берёт данные реализации, английские наименования и поля ВЭД и формирует инвойс в нужном вам виде.

Подключение:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» и перейдите по одноимённой ссылке.
3. Нажмите «Добавить из файла» и выберите .epf. Программа покажет предупреждение о безопасности — подключайте только файлы от проверенного разработчика.
4. На вкладке размещения укажите документы, к которым относится форма.

После этого инвойс появится в меню «Печать» реализации или счёта.

4. Поля ВЭД, которые обязательно должны быть в инвойсе

Набор реквизитов коммерческого инвойса определяет контракт и практика таможни, а не 1С. Обычно в нём есть:

• 📄 номер и дата инвойса, номер и дата контракта;
• 🏢 продавец и покупатель с адресами и банковскими реквизитами;
• 📦 описание товара, количество, единица, цена и сумма;
• 💱 валюта и итог прописью или цифрами;
• 🚢 условия поставки по Incoterms (FCA, DAP, CIP и др.) с указанием места;
• 💳 условия оплаты: предоплата, отсрочка, аккредитив;
• 🌍 страна происхождения и код ТН ВЭД;
• ⚖️ вес нетто и брутто, число мест.

Где хранить то, чего нет в типовых полях

У реализации нет отдельных полей для Incoterms, веса брутто или английского наименования товара. Для этого служат дополнительные реквизиты.

Включите их в Администрирование → Общие настройки (флажок «Дополнительные реквизиты и сведения»), затем добавьте:

• для номенклатуры — «Наименование (англ.)»;
• для договора — «Условия поставки» и «Условия оплаты»;
• для реализации — «Вес брутто» и «Количество мест».

Внешняя печатная форма читает эти реквизиты и подставляет их в инвойс. Так английские названия хранятся один раз, а российские накладные остаются на русском.

Номер инвойса

Обычно инвойс печатают с номером реализации. Если по контракту нумерация своя, например INV-2026/015, заведите её отдельным дополнительным реквизитом документа и выводите в форму. Номер реализации трогать не нужно: он нужен для учёта.

5. Сохранение инвойса в PDF и отправка контрагенту

Когда печатная форма открыта, у неё на панели есть две полезные кнопки.

Сохранение файлом

Кнопка сохранения (значок дискеты) предлагает форматы: PDF, Excel, Word, табличный документ 1С. Для отправки за рубеж выбирайте PDF — его не исказят при открытии, а шрифты и выравнивание сохранятся.

Подпись и печать в файл попадут, если вы загрузили их в карточку организации и форма поддерживает факсимиле. Для внешней печатной формы это нужно заложить при разработке.

Отправка по почте

Кнопка с конвертом отправляет печатную форму письмом прямо из 1С, приложив её в выбранном формате. Предварительно настройте учётную запись электронной почты в Администрирование → Органайзер. Адрес получателя программа берёт из контактной информации контрагента.

Сколько экземпляров нужно

Для таможенного оформления инвойс передают декларанту или брокеру. Сколько оригиналов и в каком виде нужно, уточняйте у брокера и банка — требования отличаются по странам и способу оплаты.

6. Проформа или коммерческий инвойс: что выставлять

Эти документы путают, и из-за этого покупатель платит не по той бумаге.

Если покупатель внёс аванс по проформе, а отгрузка вышла на другую сумму, коммерческий инвойс печатается из реализации по факту. Проформу не исправляют задним числом.

7. Ошибки при оформлении инвойса и как их исправить

Большинство проблем видно уже при проведении или печати. Ниже — симптомы и то, что за ними стоит.

Ещё два источника расхождений

• 📅 Дата инвойса и дата отгрузки разные. Курс для выручки программа берёт на дату реализации. Если инвойс датирован другим днём, у таможни и в учёте окажутся разные рублёвые суммы. Держите даты одинаковыми.
• 🔄 Частичная оплата в другой валюте. Если покупатель платит не в валюте договора, банк конвертирует деньги, а в 1С появится долг в исходной валюте. Договорённость о валюте платежа фиксируйте в контракте до выставления инвойса.

Частые вопросы