Командировка сотрудника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: приказ, аванс, суточные и авансовый отчёт

Командировку в 1С оформляют в двух программах. В 1С:ЗУП 3.1 создают документ Командировка — он печатает приказ, отмечает дни в табеле и рассчитывает средний заработок. В 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят деньги: выдачу аванса (Дт 71.01 Кт 50.01 или Кт 51), авансовый отчёт со списанием расходов на затраты и возврат остатка.

Если суточные выше 700 ₽ в день по России или 2 500 ₽ за границей, с превышения нужно удержать НДФЛ и начислить взносы. Это отдельная операция, авансовый отчёт сам её не делает.

1. Подготовка к оформлению командировок в 1С

Начните не с программы, а с локального акта. Нормы суточных, порядок выдачи аванса и лимиты на гостиницу закрепляют в положении о командировках или в приказе руководителя. 1С эти правила не хранит, она только отражает суммы.

Что проверить в базе до первой поездки:

• 👤 Сотрудник есть в справочнике Физические лица в Бухгалтерии. Подотчётником может быть только физическое лицо, а не контрагент.
• 🧾 Счета подотчёта. Рублёвые расчёты идут по 71.01, валютные — по 71.21. Для зарубежной поездки в валюте нужен валютный счёт кассы или банка.
• 🏷️ Счёт затрат. Решите заранее, куда относить командировочные: 26 для управленческого персонала, 44 для торговли, 20 или 25 для производства. Иначе каждый бухгалтер выберет свой.
• 💳 Корпоративная карта. Если деньги перечисляют на карту, в выписке используют вид операции «Перечисление подотчетному лицу», а не «Перечисление сотруднику по договору подряда» и не зарплатный вид.

Какие документы обязательны

С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны. Даты поездки подтверждают проездными билетами, а при поездке на личном транспорте — служебной запиской и подтверждающими документами.

Приказ о направлении в командировку оформляют по форме, утверждённой в организации. Унифицированная форма Т-9 с 2013 года не обязательна, но её по-прежнему печатают из ЗУП, и многие организации её используют.

2. Приказ о командировке в 1С:ЗУП 3.1

Документ находится в разделе Кадры → Командировки (тот же список доступен из раздела Зарплата). Порядок такой:

1. Нажмите Создать, выберите организацию и сотрудника.
2. Укажите даты начала и окончания. В срок командировки входят дни отъезда и приезда, выходные и праздники в дороге.
3. Заполните место назначения, цель и основание — эти поля попадут в печатную форму приказа.
4. Проверьте вкладку с начислением: программа сама рассчитает средний заработок за дни поездки. Ссылка на расчёт среднего показывает, какие периоды и суммы взяты.
5. Выберите способ выплаты: вместе с зарплатой, с авансом или в межрасчётный период.
6. Проведите документ и распечатайте приказ из меню Печать.

За дни командировки сохраняется средний заработок (статья 167 ТК РФ). Если поездка выпала на середину месяца, оклад за эти дни ЗУП не начислит — вместо него будет строка «Командировка» по среднему.

Выходные дни в командировке

Если сотрудник работал в выходной по распоряжению руководителя, одного документа Командировка мало. Работу в выходной оформляют отдельным документом о работе в выходные и праздничные дни. Тогда эти дни оплачиваются не меньше чем в двойном размере или по желанию работника — одинарно плюс день отдыха.

Дни в пути, выпавшие на выходной, по разъяснениям Роструда тоже оплачивают по правилам статьи 153 ТК РФ, как работу в выходной.

3. Как выдать аванс на командировку в Бухгалтерии

Сумму аванса считают по смете: билеты, гостиница, суточные за все дни. Выдать деньги можно двумя способами.

В документе выберите физическое лицо и статью движения денежных средств. В назначении платежа укажите номер и дату приказа — так проверяющему проще связать деньги с поездкой.

Если у сотрудника остался непогашенный подотчёт по прошлой поездке, закон новую выдачу не запрещает. Но перед новым авансом проверьте сальдо по 71.01: старый долг проще закрыть сразу, чем потом разбирать, к какой поездке относится каждая сумма.

4. Авансовый отчёт по командировке: что куда вносить

Документ создают в разделе Банк и касса → Авансовые отчеты. Сотрудник сдаёт отчёт и подтверждающие документы в течение трёх рабочих дней после возвращения. Дата документа в 1С — это дата утверждения руководителем, на неё признаются расходы.

Вкладка «Авансы»

Выберите документ выдачи — кассовый ордер или списание с расчётного счёта. Программа подставит полученную сумму. Если выдач было несколько, добавьте все строки.

Вкладка «Прочее»

Сюда вносят все командировочные расходы: билеты, гостиницу, суточные, такси до вокзала, проживание.

• 🚆 Проездные билеты. Сумма по билету, счёт затрат. Если НДС выделен в билете отдельной строкой, укажите ставку и сумму НДС и установите признак счёта-фактуры — билет с выделенным налогом заменяет счёт-фактуру.
• 🏨 Гостиница. Счёт затрат и данные контрагента. При наличии НДС отметьте получение счёта-фактуры. Многие гостиницы сейчас работают по ставке 0%, тогда к вычету принимать нечего.
• 📅 Суточные. Отдельной строкой, без НДС. В графе документа укажите «Суточные» и количество дней — это пригодится при проверке.

Для каждой строки заполните подразделение и статью затрат. Статья затрат влияет на налоговый учёт: откройте её карточку и проверьте, что расходы по ней принимаются в налоговом учёте.

Пример: цифры одной поездки

Сотрудник уехал на четыре дня, с 12 по 15 число. Аванс — 25 000 ₽, суточные по положению — 1 000 ₽ в день.

После проведения Бухгалтерия сформирует проводки:

Если по билетам или гостинице был НДС, его часть уйдёт на Дт 19.04 Кт 71.01, а вычет — Дт 68.02 Кт 19.04 при регистрации в книге покупок.

5. Суточные сверх нормы: расчёт НДФЛ и взносов в 1С

Не облагаются НДФЛ и взносами суточные до 700 ₽ за день в России и до 2 500 ₽ за день за границей. Всё, что выше, — доход сотрудника.

Для примера выше:

1. Превышение за день: 1 000 − 700 = 300 ₽.
2. Превышение за поездку: 300 × 4 = 1 200 ₽.
3. НДФЛ 13%: 1 200 × 13% = 156 ₽.
4. Страховые взносы по общему тарифу 30%: 1 200 × 30% = 360 ₽. Для субъектов МСП с пониженным тарифом сумма будет другой.

Датой получения дохода считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Если отчёт утвердили 18 октября, превышение попадает в доходы октября.

Как провести превышение в программе

Авансовый отчёт НДФЛ не начисляет. Превышение регистрируют отдельно:

• В ЗУП 3.1 — заводят отдельный вид начисления для сверхнормативных суточных: с кодом дохода НДФЛ, который предусмотрен для таких выплат (на практике используют 4800 «иные доходы»; сверьтесь с актуальным справочником кодов), и с видом дохода для взносов, облагаемым полностью. Начисление вводят в месяце утверждения отчёта, и ЗУП удержит налог при ближайшей выплате.
• Если зарплата ведётся в Бухгалтерии — такое же начисление создают в справочнике начислений раздела Зарплата и кадры и добавляют сумму в документ начисления зарплаты за месяц. Сами деньги сотрудник уже получил через подотчёт, поэтому начисление нужно только для базы по налогу и взносам.

Для однодневной поездки по России суточные не выплачиваются. Если организация всё же платит такую компенсацию, у неё есть своя логика налогообложения — её закрепляют в локальном акте отдельно. При однодневной поездке за границу суточные платят в размере 50% нормы для командировок за рубеж.

6. Закрытие командировки: возврат остатка и перерасход

После проведения авансового отчёта посмотрите сальдо по счёту 71.01 для этого сотрудника: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету с отбором по физическому лицу.

Что может получиться:

• ✅ Остаток в ноль. Подотчёт закрыт, ничего делать не нужно.
• 💵 Дебетовый остаток — сотрудник должен вернуть деньги. Оформите Поступление наличных с видом операции «Возврат от подотчетного лица»: Дт 50.01 Кт 71.01. В примере — 4 300 ₽.
• 💸 Кредитовый остаток — перерасход. Организация доплачивает сотруднику. Оформите Выдача наличных или списание с расчётного счёта с видом «Выдача подотчетному лицу» / «Перечисление подотчетному лицу»: Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51).

Если сотрудник не вернул остаток

Удержать неизрасходованный аванс из зарплаты можно в течение месяца после срока возврата и только если сотрудник не оспаривает сумму (статья 137 ТК РФ). Лучше получить от него письменное согласие. Общий размер удержаний ограничен — как правило, не более 20% от каждой выплаты зарплаты.

Проводка удержания — Дт 70 Кт 71.01. В ЗУП для этого используют удержание в счёт расчётов по прочим операциям, в Бухгалтерии без зарплатного модуля — ручную операцию. Если месяц пропущен, долг взыскивают только через суд.

Валютная командировка

Аванс в валюте пересчитывают в рубли по курсу на дату выдачи, и расходы в пределах выданного аванса отражают по этому же курсу. В авансовом отчёте выберите валюту документа — программа возьмёт курс из документа выдачи. Суточные за дни за границей считают по нормам для зарубежных поездок, за дни на территории России — по российским.

7. Ошибки при оформлении командировки и как их исправить

Ещё одна частая путаница — дата авансового отчёта. Если поставить дату сдачи отчёта сотрудником, а не дату утверждения руководителем, расходы и доход по сверхнормативным суточным могут попасть в другой месяц. Для НДФЛ это критично на границе кварталов.

Частые вопросы о командировках в 1С