Командировка сотрудника в 1С от приказа до закрытия подотчёта: ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0

Командировочное в 1С оформляют в три шага. Сначала приказ и средний заработок: в ЗУП 3.1 это документ Зарплата → Командировки. Потом аванс подотчётному лицу в Бухгалтерии: Банк и касса → Кассовые документы, расходный кассовый ордер с видом операции «Выдача подотчетному лицу» (Дт 71.01 Кт 50.01). После возвращения сотрудник отчитывается: Банк и касса → Авансовые отчеты, расходы встают в Дт 26 (44, 20) Кт 71.01.

Приказ, табель и расчёт дней в поездке — кадровая часть. Её ведут в ЗУП или в зарплатном блоке Бухгалтерии. Деньги на дорогу, гостиницу и суточные — расчёты с подотчётным лицом, они всегда идут через Бухгалтерию. Ниже обе части по порядку, с проводками, налогами и отдельно про поездки за границу.

Что проверить в базе до оформления командировки

Ошибки в командировочных чаще всего заложены ещё до первого документа. Если сотрудник не принят документом или нет данных для среднего, ЗУП посчитает ноль или неверную сумму.

Пройдитесь по списку:

• 👤 Сотрудник принят документом «Прием на работу». Карточка без кадрового документа в расчётах среднего не участвует.
• 📅 Задан график работы. По нему программа считает, сколько рабочих дней приходится на поездку и сколько дней оплачивать по среднему.
• 💰 Есть база для среднего заработка. Если учёт в ЗУП начат недавно, начисления за прошлые 12 месяцев вносят документом «Данные для расчета среднего заработка» (ищите его через поиск по меню или в журнале начальных данных).
• 📄 Утверждено положение о командировках. В нём размер суточных, лимиты на жильё, порядок отчёта. Без него непонятно, какая часть суточных облагается.
• 🏦 Сотрудник есть в справочнике «Физические лица» Бухгалтерии. Подотчётное лицо в кассовых документах выбирают именно оттуда.
• 🔗 Настроена синхронизация ЗУП и Бухгалтерии, если работаете в двух базах. Иначе начисление по среднему не попадёт в проводки.

Приказ на командировку и оплата по среднему заработку

Порядок зависит от того, где у вас ведётся зарплата.

Документ «Командировка» в ЗУП 3.1

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите период поездки. День отъезда и день приезда входят в командировку, даже если поезд уходит в 23:50.
4. На вкладке расчёта проверьте средний заработок. Кнопка рядом с суммой открывает расшифровку: какие начисления и за какие месяцы попали в базу.
5. Выберите порядок выплаты: вместе с зарплатой или в межрасчётный период. Второй вариант нужен, если поездка начинается до ближайшей выплаты.
6. Проведите документ и распечатайте приказ из меню Печать.

После проведения в табеле на дни поездки встанет код «К». Отдельно править табель не нужно.

Если на поездку пришлись выходные и сотрудник в эти дни работал или ехал, их оплачивают по правилам ст. 153 ТК РФ: в двойном размере или в одинарном плюс день отдыха. В документе такие дни отмечают отдельно. Без отметки ЗУП их не оплатит.

Командировка в Бухгалтерии 3.0

В типовой Бухгалтерии 3.0 нет документа, который сам считает средний заработок за дни командировки, как в ЗУП. Делают так:

1. Создают вид начисления, например «Оплата командировки»: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления. Указывают код дохода НДФЛ 2000 и вид дохода для взносов «облагается целиком».
2. Считают средний дневной заработок по правилам Постановления № 922: начисления за 12 месяцев делят на фактически отработанные дни.
3. В документе «Начисление зарплаты» за месяц поездки добавляют это начисление и вручную ставят сумму.
4. Оклад за дни командировки в том же документе уменьшают, иначе дни оплатят дважды.

Пример. Средний дневной заработок — 3 200 руб. Командировка с понедельника по пятницу, 5 рабочих дней. Оплата по среднему: 3 200 × 5 = 16 000 руб. Проводка: Дт 26 Кт 70.

Аванс на командировочные расходы

Аванс выдают до поездки. Его размер обычно складывают из суточных, стоимости билетов и жилья, если сотрудник платит сам.

Из кассы

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
2. Вид операции — «Выдача подотчетному лицу».
3. Выберите сотрудника в поле получателя, укажите сумму.
4. В основании напишите цель: «Аванс на командировку в Казань, 10–14 ноября».
5. Проведите. Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

На карту

Документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка: Дт 71.01 Кт 51. В назначении платежа банку укажите, что это подотчётные средства, а не зарплата. Иначе банк может удержать с этой суммы по исполнительному листу.

Авансовый отчёт и проводки по командировке

Отчитаться сотрудник должен в течение трёх рабочих дней после возвращения. К отчёту прикладывают билеты, чеки гостиницы, посадочные талоны.

Документ: Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать.

Как заполнить вкладки

1. Шапка. Выберите сотрудника. Программа покажет остаток по выданным ему авансам.
2. «Авансы». Выберите расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта, которым выдали деньги.
3. «Прочее». Сюда вносят билеты, проживание, суточные, такси. Для каждой строки — сумма, счёт затрат (26, 44, 20) и статья затрат.
4. НДС. Если в билете выделен налог, укажите ставку и сумму, отметьте признак счёта-фактуры и выберите поставщика. Счёт-фактура для билетов не нужен: вычет дают по самому билету с выделенным НДС.
5. «Оплата». Заполняют, если сотрудник заплатил поставщику за организацию. Командировок это касается редко.

Что сформирует программа

Пример. Выдано 30 000 руб. Сотрудник потратил: авиабилет 11 000 руб., в том числе НДС 10% — 1 000 руб.; гостиница 12 000 руб.; суточные 5 × 1 000 = 5 000 руб. Итого 28 000 руб. В кассу вернуть 2 000 руб.: 30 000 − 28 000.

В 44-й (или 26-й) счёт уйдёт 27 000 руб.: 10 000 за билет без налога + 12 000 + 5 000. НДС 1 000 руб. ляжет на 19.04.

НДС к вычету попадёт в книгу покупок после обработки «Формирование записей книги покупок» в помощнике закрытия квартала.

Перерасход и невозврат аванса

Перерасход выдают документом «Выдача» с тем же видом операции «Выдача подотчетному лицу». Остаток сотрудник возвращает в кассу: приходный кассовый ордер , вид операции «Возврат от подотчетного лица».

Если остаток не вернули, его можно удержать из зарплаты. По ст. 137 ТК РФ решение принимают не позже месяца со дня, когда истёк срок возврата, и сотрудник не оспаривает удержание.

Суточные сверх нормы: НДФЛ и страховые взносы

Суточные в любом размере закрепляют в положении о командировках. Налоги берут только с превышения:

• 🇷🇺 по России — свыше 700 руб. в день;
• 🌍 за границей — свыше 2 500 руб. в день.

Лимиты одинаковые для НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Пример. Командировка по России, 5 дней, суточные 1 000 руб. в день.

• Всего суточных: 1 000 × 5 = 5 000 руб.
• Не облагается: 700 × 5 = 3 500 руб.
• Превышение: 5 000 − 3 500 = 1 500 руб.
• НДФЛ 13%: 1 500 × 13% = 195 руб.
• Взносы по общему тарифу 30%: 1 500 × 30% = 450 руб.

Как отразить превышение в 1С

Датой дохода для НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому сверхнормативные суточные начисляют в зарплате этого месяца.

• В ЗУП заведите вид начисления для суточных сверх нормы с кодом дохода НДФЛ 4800 и облагаемый взносами. Сумму превышения вносят разовым начислением или в документе «Начисление зарплаты». Налог удержат при ближайшей выплате.
• В Бухгалтерии сделайте такое же начисление в справочнике начислений с отражением на счёт затрат, куда ушли суточные. Тогда НДФЛ и взносы рассчитаются вместе с зарплатой.

Зарубежная командировка: валюта и курсы

За границу аванс часто выдают в валюте. В 1С для этого есть отдельные счета:

• 💵 валютная касса — 50.21;
• 🏦 валютный счёт — 52;
• 👤 расчёты с подотчётными в валюте — 71.21.

В авансовом отчёте выберите валюту документа. Тогда суммы будут в валюте, а рублёвая оценка рассчитается по курсу.

Какой курс применяет программа:

1. Расходы, оплаченные из выданного аванса, — по курсу на дату выдачи аванса. Так требует ПБУ 3/2006.
2. Перерасход — по курсу на дату утверждения авансового отчёта.
3. НДФЛ со сверхнормативных суточных — доход пересчитывают в рубли на дату его получения, то есть на последний день месяца, в котором утвердили отчёт.

Дни в пути считают по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Суточные за день выезда из России платят по нормам для страны назначения, за день въезда обратно — по нормам для России. Если сотрудник ездил в страны ЕАЭС, где отметок нет, даты подтверждают билеты.

Как свериться перед проверкой

Командировки проверяют по трём направлениям: дни, деньги, налоги. Перед закрытием квартала сделайте сверку.

Кредитовое сальдо по 71-му означает перерасход, который ещё не выдали. Дебетовое сальдо дольше месяца после поездки — повод проверить, отчитался ли сотрудник.

На чём спотыкаются при оформлении командировок

• ❌ Оплатили и оклад, и средний за одни дни. В Бухгалтерии оклад за командировку надо уменьшать вручную. ЗУП делает это сам, если документ «Командировка» проведён до расчёта зарплаты.
• ❌ Суточные сверх нормы забыли обложить. Авансовый отчёт сам НДФЛ не считает: нужно отдельное начисление в зарплате.
• ❌ Документ «Командировка» провели после расчёта зарплаты. Месяц придётся пересчитать, иначе в нём останутся дни по окладу.
• ❌ НДС взяли к вычету по чеку гостиницы, где налог 0% или не выделен. Вычитать нечего, сумма целиком идёт в расходы.
• ❌ Валютный аванс отразили на 71.01. Курсовые разницы и переоценка в этом случае не считаются.

Частые вопросы