Коммерческое предложение клиенту в 1С: от подбора товаров до отправки

В 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP коммерческое предложение (КП) оформляют отдельным документом Коммерческое предложение клиенту. Его включают флажком в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, а сам список открывают в Продажи → Оптовые продажи → Коммерческие предложения клиентам. В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: КП оформляют через Продажи → Счета покупателям с логотипом и текстом условий.

Выбор простой. Если вы ведёте продажи в УТ или ERP, используйте документ КП: он хранит статус и срок действия, а потом в один клик превращается в заказ. Если у вас только бухгалтерия, счёт покупателю с аккуратно настроенным бланком закрывает основные задачи менеджера: цены, реквизиты, логотип и отправку по почте.

1. Подготовка справочников перед первым коммерческим предложением

КП собирается из справочников. Если они пустые или заполнены наспех, менеджер будет вбивать цены вручную, а клиент получит бланк без реквизитов.

Проверьте пять вещей:

• 🏢 Организация. ИНН, КПП, адрес, банковский счёт, телефон и e-mail. Всё это попадёт в шапку бланка.
• 👤 Клиент (партнёр) и контрагент. В УТ 11 это два разных справочника: партнёр — с кем вы ведёте переговоры, контрагент — юрлицо, на которое выставят документы. Для КП достаточно партнёра, контрагент понадобится позже, при заказе.
• 📦 Номенклатура. Понятные наименования для клиента. Артикул вида «Кр-12/3» в предложении смотрится плохо, лучше заполнить поле наименования для печати.
• 💰 Цены. В УТ 11 — виды цен и установленные на них цены (Маркетинг → Ценообразование). В БП 3.0 — типы цен номенклатуры. Не путайте термины: в УТ «виды цен», в БП «типы цен».
• 📇 Контактное лицо клиента. Его имя подставится в обращение и в адресата письма.

Включение функциональности в УТ 11 и ERP

Пока опция выключена, документа в меню нет. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи и в группе оптовых продаж установите флажок использования коммерческих предложений клиентам. Рядом находится настройка согласования КП: включайте её, если скидки менеджеров должен утверждать руководитель.

2. Создание документа «Коммерческое предложение клиенту»

Разберём оформление КП в УТ 11. В КА и ERP форма та же.

1. Откройте Продажи → Оптовые продажи → Коммерческие предложения клиентам и нажмите Создать.
2. Выберите клиента (партнёра) и, если есть, соглашение с ним. Соглашение подтянет вид цены, валюту и условия оплаты.
3. Укажите срок действия предложения. Обычно ставят 5–14 рабочих дней: цены поставщиков меняются, и бессрочное КП потом приходится выполнять в убыток.
4. Заполните табличную часть «Товары». Быстрее всего через кнопку подбора: в окне подбора видно остатки и цены, двойной щелчок добавляет позицию.
5. Проверьте цены и скидки. Ручную скидку можно задать процентом в строке. Если настроены автоматические скидки, рассчитайте их командой расчёта скидок на форме.
6. Заполните условия: оплату, доставку, гарантию. Этот текст попадёт в печатную форму, поэтому пишите его для клиента, а не для коллег.
7. Нажмите Записать. Проводить КП не нужно для учёта: документ не двигает остатки и не создаёт долгов.

Пример расчёта суммы

Клиент запросил 40 стульев по 3 200 ₽ и 10 столов по 12 500 ₽. Вы даёте скидку 5% на всё.

• Стулья: 40 × 3 200 = 128 000 ₽, со скидкой 121 600 ₽.
• Столы: 10 × 12 500 = 125 000 ₽, со скидкой 118 750 ₽.
• Итого: 240 350 ₽, в том числе НДС 20% — 40 058,33 ₽ (240 350 × 20 / 120).

Сверьте итог в подвале формы с такой прикидкой. Если сумма расходится, обычно виновата галочка «Цена включает НДС» в соглашении или виде цены.

Оформление КП в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Счета покупателям → Создать.
2. Укажите контрагента, договор и заполните товары или услуги. Цены подставятся из выбранного типа цен.
3. В поле срока оплаты укажите срок действия предложения.
4. В поле с дополнительной информацией напишите условия: доставку, гарантию, сроки поставки.
5. Запишите документ и распечатайте счёт.

Такой счёт — не договор и не обязательство отгрузить. Это удобная замена КП, пока продажи небольшие. Минус один: в БП нет статуса «предложение отклонено», поэтому отказы придётся помечать в комментарии к документу.

3. Бланк коммерческого предложения: печатная форма, логотип и факсимиле

Сухая табличка без логотипа продаёт хуже. Настройте бланк один раз — дальше он подставляется сам.

Логотип, печать и подписи

В БП 3.0 откройте карточку организации (Главное → Организации) и разверните группу Логотип и печать. Там загружаются:

• 🖼 логотип — попадёт в шапку счёта;
• 🔏 факсимиле печати;
• ✍️ подписи руководителя и главного бухгалтера.

Там же есть дополнительный текст для счёта на оплату. Впишите туда постоянные условия: «Предложение действительно 10 рабочих дней. Доставка по городу бесплатно от 50 000 ₽».

Картинки готовьте на прозрачном фоне в PNG. Скан печати на белом фоне перекроет текст и будет выглядеть как наклейка.

В УТ 11 и ERP логотип и факсимиле тоже загружаются в карточке организации. Название группы с изображениями зависит от релиза.

Если стандартного бланка не хватает

Частые запросы менеджеров: фото товара в строке, своя шапка, второй лист с описанием компании. Есть три пути:

Пользовательскую правку макета делают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет по слову «предложение» или «счет», откройте, поправьте и сохраните. Типовой макет при этом не теряется: если что-то пошло не так, используйте команду возврата к стандартному макету.

4. Как отправить КП клиенту по почте прямо из 1С

Сначала нужна учётная запись почты. Без неё 1С откроет пустое окно ошибки вместо письма.

1. Откройте Администрирование → Органайзер и перейдите к учётным записям электронной почты.
2. Создайте запись, укажите адрес и пароль. Для Яндекса и Mail.ru нужен пароль приложения, обычный пароль от ящика не подойдёт.
3. Нажмите проверку настроек. 1С отправит тестовое письмо самой себе.

Теперь отправка:

1. В документе КП (или счёте) нажмите Печать и выберите форму.
2. В окне предварительного просмотра нажмите Отправить.
3. Выберите формат вложения. Клиенту отправляйте PDF: его не исправить случайно и он одинаково открывается везде.
4. Проверьте адрес. Он подставится из контактной информации контрагента или контактного лица.
5. Допишите тему и пару строк текста, нажмите Отправить.

Нужен файл в Word или Excel для ручной доработки? В окне просмотра есть сохранение в файл. Формат .docx удобен, если клиент просит добавить описание компании или фото объектов.

5. Статусы коммерческих предложений и анализ их эффективности

КП, которое отправили и забыли, не приносит денег. Статусы нужны, чтобы видеть, какие предложения ещё «живые».

Статусы документа в УТ 11

У документа есть поле статуса. С его помощью отделяют черновики, действующие предложения и закрытые. Если включено согласование, КП нельзя использовать дальше, пока его не утвердит ответственный.

Порядок работы:

1. Менеджер создаёт КП и, при согласовании, отправляет его руководителю.
2. После утверждения статус меняется на действующий, КП уходит клиенту.
3. Клиент согласился — создайте заказ командой Создать на основании → Заказ клиента. Товары, цены и скидки перенесутся без ручного ввода.
4. Клиент отказался или срок истёк — закройте КП и укажите причину в комментарии.

Как оценить конверсию КП

Простой способ работает без специальных отчётов:

• 📊 откройте список КП за период и отберите по менеджеру;
• 🔢 посчитайте, сколько КП выпустили и на скольких создан заказ;
• 📈 сравните результат по месяцам.

Пример: менеджер выпустил за месяц 30 предложений, на 9 из них есть заказы. Конверсия 9 / 30 = 30%. Если у коллеги 45%, смотрите на скидки, сроки ответа и полноту описания.

Если в базе включены сделки с клиентами, привязывайте КП к сделке. Тогда видно всю историю переговоров: звонки, письма, предложения, заказ.

6. Ошибки при оформлении коммерческого предложения в 1С

Ещё одна частая ошибка — не техническая, и программа её не поймает. Менеджер копирует старое КП, меняет клиента и забывает обновить срок действия. В итоге клиент получает предложение, которое формально истекло месяц назад. Перед копированием документа всегда меняйте дату и срок.

7. Частые вопросы о КП в 1С