Акт выполненных работ КС-2 и справка КС-3 в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного документа «КС-2» нет. Акт оформляют документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги (акт, УПД)», а форму КС-2 и справку КС-3 выводят из него через кнопку Печать. Заказчик отражает тот же акт документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

Значит, оформление формы КС-2 в 1С сводится к трём вещам: правильно завести виды работ, заполнить документ реализации и проверить печатную форму перед подписанием.

Подготовка справочников перед первым актом КС-2

Акт КС-2 собирается из номенклатуры, договора и единиц измерения. Если справочники заведены небрежно, печатная форма выйдет с пустыми графами или со «шт» вместо кубометров.

Виды работ в номенклатуре

Каждый вид работ — отдельная позиция справочника Справочники → Номенклатура.

1. Создайте группу, например «Строительно-монтажные работы».
2. В новой позиции укажите вид номенклатуры «Услуги» — так программа не будет вести по ней складской учёт.
3. В поле наименования для печати пишите формулировку, как в смете: «Устройство бетонной подготовки толщиной 100 мм». Именно этот текст уйдёт в графу «Наименование работ».
4. Выберите единицу измерения из классификатора ОКЕИ: м3, м2, т, м. Для КС-2 это критично — заказчик сверяет объёмы со сметой.
5. Ставку НДС задайте по умолчанию, чтобы не выбирать её в каждой строке.

Договор подряда

В карточке контрагента откройте вкладку договоров и создайте договор с видом «С покупателем» (для подрядчика) или «С поставщиком» (для заказчика).

• 📄 Номер и дата договора попадут в шапку КС-2.
• 📄 Если у заказчика несколько объектов, заводите отдельный договор на каждый объект. Так проще сверять расчёты и печатать КС-3 по одной стройке.
• 📄 Гарантийное удержание, если оно есть в договоре, учитывайте отдельной операцией — в КС-2 программа его не считает.

Учётная политика и номенклатурная группа

Откройте Главное → Учетная политика и в разделе про затраты отметьте, что организация выполняет работы и оказывает услуги сторонним заказчикам. Без этой настройки затраты на счёте 20.01 не будут списываться на себестоимость продаж при закрытии месяца.

Заведите номенклатурную группу, например «СМР по договору №15». Она нужна, чтобы выручка на 90.01.1 и себестоимость на 90.02.1 сопоставлялись по одному аналитическому признаку.

Как создать акт КС-2 в 1С 8.3 у подрядчика

Документ создаётся за отчётный период — обычно месяц, в котором заказчик принял работы.

1. Перейдите в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид «Услуги (акт, УПД)».
3. В шапке укажите организацию, контрагента-заказчика и договор подряда.
4. Дату документа поставьте последним днём отчётного периода или датой подписания акта — так, как принято в вашем договоре.
5. Номер программа присвоит сама. Если заказчик требует свою нумерацию актов, её можно поправить в печатной форме, не меняя номер документа.

Если работы сдаются по этапам, оформляйте отдельный документ на каждый этап. Один документ — один подписанный акт: так проще сверяться с заказчиком и исправлять ошибки.

Заполнение строк: виды работ, объёмы и стоимость

Табличная часть документа и есть содержание КС-2.

Добавление работ

• 🔹 Кнопка Добавить — по одной строке, удобно для 3–5 позиций.
• 🔹 Кнопка Подбор — выбор нескольких видов работ сразу с вводом количества.
• 🔹 Загрузка из Excel — через команду загрузки в командной панели табличной части. Подходит, когда акт выгружен из сметной программы и в нём 50–100 строк.

Что проверить в каждой строке

Пример расчёта строки. Объём бетонной подготовки — 42,5 м3, цена — 3 800 руб. за м3 без НДС. Сумма: 42,5 × 3 800 = 161 500 руб. НДС 20%: 32 300 руб. Итого по строке: 193 800 руб.

Флажок «Цена включает НДС» находится в шапке документа, в настройке цен. Проверьте его до ввода цен: смена флажка после заполнения пересчитает суммы.

Счёт-фактура

Плательщик НДС регистрирует счёт-фактуру кнопкой внизу документа реализации. Если вместо отдельного счёта-фактуры стороны работают по УПД, КС-2 всё равно печатают отдельно: УПД не заменяет акт приёмки по форме КС-2, когда заказчик требует именно её.

Проводки по КС-2 и закрытие периода

После проведения документа реализации у подрядчика сразу формируются проводки по выручке и НДС. Себестоимость появится только при закрытии месяца.

Зачёт аванса программа делает автоматически, если в договоре выбран способ зачёта авансов «Автоматически».

У заказчика

Документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги (акт, УПД)». В колонке счёта затрат выберите:

• 🏗️ 08.03 — если работы входят в стоимость строящегося объекта основных средств;
• 🔧 20.01, 26, 44 — если это ремонт или работы для текущей деятельности.

Счёт-фактуру поставщика регистрируют внизу документа, указав номер и дату с бумаги подрядчика.

Закрытие месяца у подрядчика

Запустите Операции → Закрытие месяца и выполните все шаги. Регламентная операция закрытия счетов затрат перенесёт расходы с 20.01 на 90.02.1 по номенклатурной группе.

Остаток незавершённого производства на 20.01 зависит от метода, выбранного в учётной политике. Если часть работ сдана, а часть ещё идёт, а метод списывает 20.01 полностью, себестоимость текущего месяца получится завышенной.

Для сверки откройте Отчеты → Анализ субконто по номенклатурной группе: выручка, себестоимость и остаток затрат по объекту будут в одном отчёте.

Печать акта КС-2 и справки КС-3

Печатные формы вызываются прямо из документа реализации.

1. Откройте проведённый документ.
2. Нажмите Печать и выберите «Акт о приемке выполненных работ (КС-2)».
3. Для справки о стоимости повторите и выберите «Справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3)».
4. Перед отправкой на принтер проверьте шапку: заказчик, подрядчик, инвестор (если есть), стройку, объект, номер и дату договора, отчётный период.

Графы «Стройка», «Объект» и «Отчётный период» часто остаются пустыми — в типовом документе для них нет отдельных реквизитов. Печатная форма в 1С открывается как табличный документ, её ячейки можно отредактировать вручную перед печатью или сохранением в PDF.

Нарастающие итоги в КС-3

Справка КС-3 содержит три стоимостные колонки: с начала проведения работ, с начала года и за отчётный период. Типовая печать опирается на данные документа, поэтому нарастающие итоги сверьте с оборотами по договору:

• 📊 откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (или 60 у заказчика) с отбором по договору;
• 📊 сравните сумму с начала года с колонкой справки;
• 📊 при расхождении поправьте ячейки в печатной форме или договоритесь с заказчиком о формате справки.

Если КС-2 и КС-3 нужны регулярно и правки однотипные, программист может сделать внешнюю печатную форму или доработку в расширении конфигурации. Тогда «Стройка» и «Объект» будут подставляться из договора автоматически.

Отправка по ЭДО

Акт можно отправить заказчику через 1С-ЭДО. Учтите: оператор передаёт формализованный документ на основе данных реализации. Если заказчик хочет именно КС-2 в электронном виде, договоритесь о формате заранее — иначе он получит акт или УПД, а не унифицированную форму.

Исправление и сторно КС-2 после проведения

Способ исправления зависит от того, закрыт ли период и подписан ли акт заказчиком.

Почему не стоит править документ в закрытом периоде

Если исправить реализацию задним числом, изменятся обороты в уже сданной декларации по НДС и в отчётности. Программа покажет предупреждение о дате запрета изменения данных, если она установлена (Администрирование → Пользователи и права, даты запрета изменения).

Повторное закрытие месяца

После исправления в текущем периоде повторите Операции → Закрытие месяца, начиная с месяца корректировки. Иначе себестоимость, финансовый результат и налог на прибыль останутся рассчитанными по старым цифрам.

Частые ошибки при оформлении КС-2 в 1С

• ❌ Одна строка на весь акт. Заказчик не примет КС-2 без расшифровки по видам работ, а в 1С потом не восстановить объёмы для анализа.
• ❌ Вид номенклатуры «Товар» вместо «Услуга». Документ потребует склад и попытается списать остатки, которых нет.
• ❌ Разные наименования в 1С и в смете. Каждая сверка превращается в ручное сопоставление строк.
• ❌ Пустая номенклатурная группа. Выручка есть, а себестоимость при закрытии месяца распределится неправильно или не спишется.
• ❌ Нарастающие итоги КС-3 не сверены. Справка расходится с актами сверки, заказчик возвращает документы.
• ❌ Правка сумм в макете печатной формы. Бумага и учёт расходятся, а ошибка всплывает только на сверке с заказчиком.

Частые вопросы