Медосмотр сотрудников в 1С: от списка контингента до оплаты клинике

Медосмотр в 1С оформляют в двух программах. В ЗУП 3.1 готовят списки сотрудников, печатают данные для приказа и направлений, начисляют средний заработок за день осмотра документом «Оплата по среднему заработку». В Бухгалтерии 3.0 проводят акт клиники документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги» и оплачивают его через банковскую выписку.

Типичная ситуация: в марте кадровик получает от охраны труда задание — к маю отправить в клинику поименный список на 40 человек, выдать направления и потом не потерять, у кого заключение «годен», а у кого «временно не годен». Если вести это в Excel, уже на втором цикле начинаются расхождения с кадровым учётом: уволенные в списке, новые сотрудники без осмотра. Ниже — как привязать весь процесс к данным 1С.

Подготовка в ЗУП: справочники и реквизиты под медосмотр

Медосмотр зависит от того, какие вредные факторы и виды работ есть у должности. По приказу № 29н работодатель сам составляет список контингента — перечень профессий и должностей с пунктами из перечня факторов (приказ № 988н/1420н). Чтобы 1С могла собрать этот список автоматически, факторы нужно где-то хранить.

Шаг 1. Дополнительные реквизиты

Откройте Администрирование → Общие настройки и включите флажок «Дополнительные реквизиты и сведения». После этого по ссылке «Дополнительные реквизиты» можно добавить поля к справочникам.

Что обычно заводят:

• 🏷️ Для справочника «Должности»: «Вредные факторы (пункты приказа 988н/1420н)» — строка; «Периодичность осмотра, мес.» — число (12 или 24).
• 👤 Для справочника «Сотрудники»: «Дата последнего медосмотра», «Дата следующего медосмотра» — даты; «Результат медосмотра» — значение из списка («годен», «временно не годен», «постоянно не годен»).
• 🏥 Для справочника «Контрагенты» (если клиник несколько): «Номер лицензии медорганизации» — строка.

Шаг 2. Заполните факторы по должностям

Откройте справочник Настройка → Должности и в каждой должности с вредными условиями впишите пункты факторов и периодичность. Источник данных — карта специальной оценки условий труда и решение специалиста по охране труда. Кадровик в 1С эти пункты не придумывает, он их переносит.

Шаг 3. Клиника как контрагент

Медорганизацию заведите в справочнике контрагентов заранее. В ЗУП она нужна для печатных форм направлений, в Бухгалтерии — для акта и оплаты. Если базы синхронизированы обменом, достаточно завести её в одной программе.

Приказ о медосмотре и список сотрудников из 1С

Плановый периодический осмотр проходит по такой цепочке документов:

Как собрать поименный список в ЗУП

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты и выберите отчёт «Списки сотрудников».
2. Нажмите «Настройки» и переключитесь на расширенный вид.
3. В поля добавьте: ФИО, дата рождения, пол, подразделение, должность, а также дополнительные реквизиты «Вредные факторы» (через должность) и «Дата следующего медосмотра».
4. В отборах поставьте «Вредные факторы» — «Заполнено» и «Дата следующего медосмотра» — меньше или равно дате окончания планового периода.
5. Сформируйте отчёт и сохраните вариант под именем вроде «Медосмотр — поименный список».

Сохранённый вариант пригодится на каждом цикле: в следующем году достаточно поменять дату в отборе. Таблицу выгружают в Excel кнопкой сохранения и отправляют в клинику в том формате, который она просит.

Список контингента строится тем же отчётом, но с группировкой по должности и количеством сотрудников вместо ФИО.

Приказ

Типовой печатной формы приказа о медосмотре в ЗУП обычно нет, поэтому есть два пути:

• 📝 Шаблон в Word с вставкой списка из отчёта. Быстро, подходит небольшой организации.
• 🧩 Внешняя печатная форма через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Её заказывают у программиста один раз, и приказ формируется из 1С с актуальными данными.

Подписанный скан приказа удобно прикрепить к карточке организации или к первому сотруднику в списке через присоединённые файлы, чтобы он не жил отдельно от учёта.

Направления на осмотр и обмен с клиникой

Направление выдаётся каждому работнику под подпись, его форма и обязательные поля определены приказом № 29н: наименование работодателя, вид осмотра, ФИО, дата рождения, подразделение, должность, вредные факторы и виды работ.

Почти все эти данные уже есть в ЗУП. Поэтому направление, как и приказ, делают либо слиянием Word с выгрузкой из отчёта «Списки сотрудников», либо внешней печатной формой, которая открывается из карточки сотрудника или из списка.

Практичная последовательность:

1. Сформируйте сохранённый вариант отчёта с отбором по текущему циклу.
2. Выгрузите его в Excel и сделайте слияние с шаблоном направления в Word: на выходе одна страница на сотрудника.
3. Распечатайте, выдайте под подпись, ведите журнал выдачи направлений (его можно вести той же выгрузкой с колонкой «дата выдачи»).
4. Отправьте клинике поименный список. График прохождения по подразделениям согласуйте с руководителями, чтобы не остановить смену.

Результаты осмотра: заключение, допуск и отстранение

После осмотра клиника выдаёт заключение на каждого работника, а по периодическому осмотру — ещё и заключительный акт. В 1С это отражается так:

• ✅ Годен. В карточке сотрудника заполните «Дата последнего медосмотра» и пересчитайте «Дата следующего медосмотра» по периодичности должности. Скан заключения прикрепите к карточке.
• ⏸️ Временно не годен или не прошёл осмотр. Работодатель обязан не допускать такого работника к работе (ст. 76 ТК РФ). В ЗУП 3.1 для этого есть документ «Отстранение от работы»: он фиксирует период, когда сотрудник не работает , и влияет на табель и расчёт зарплаты.
• ❌ Постоянно не годен. Перевод на другую работу или увольнение по медицинским основаниям оформляются обычными кадровыми документами ЗУП («Кадровый перевод», «Увольнение») после решения работодателя и с учётом требований ТК РФ.

Допуск к работе сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр, — административное нарушение. Отстранение оформляйте в тот же день, когда стало известно о результате.

Оплата периода отстранения зависит от причины. Если работник уклонился от осмотра, за время отстранения зарплата не начисляется. Если осмотр сорвался по вине работодателя — например, поименный список не отправили вовремя, — период оплачивают как простой по вине работодателя. В документе «Отстранение от работы» вариант оплаты выбирают при заполнении.

Как оплатить время медосмотра в ЗУП

На время обязательного медосмотра работнику сохраняется средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Для диспансеризации отдельная норма — ст. 185.1: один рабочий день раз в три года, а для работников предпенсионного возраста и получателей пенсии — два рабочих дня раз в год.

Документ «Оплата по среднему заработку»

1. Проверьте, что документ включён: Настройка → Расчет зарплаты → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний», флажок про оплату по среднему заработку на вкладке прочих начислений.
2. Откройте Зарплата → Все начисления и создайте «Оплата по среднему заработку».
3. Выберите сотрудника, укажите дату или период осмотра и вид начисления. Если подходящего вида нет, создайте свой — например, «Оплата дня медосмотра» с расчётом по среднему заработку.
4. Программа рассчитает средний заработок за 12 месяцев и покажет сумму. Проверьте расчёт по кнопке просмотра среднего заработка.
5. Проведите документ до расчёта зарплаты за месяц: начисление попадёт в «Начисление зарплаты и взносов» и в табель.

Пример расчёта. Сотрудник заработал за расчётный период 720 000 ₽ и отработал 240 дней. Средний дневной заработок — 720 000 / 240 = 3 000 ₽. День медосмотра при окладе 66 000 ₽ и 22 рабочих днях в месяце стоит по окладу те же 66 000 / 22 = 3 000 ₽ — здесь разницы нет. Но если у работника были премии, средний окажется выше и он не потеряет в деньгах.

Сумма за день медосмотра облагается НДФЛ и страховыми взносами, как обычная зарплата.

Если зарплата в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии нет документа оплаты по среднему заработку. День медосмотра оплачивают отдельным видом начисления, который заводят в настройках зарплаты (Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, раздел начислений). Сумму среднего считают вручную и вводят в документе «Начисление зарплаты». Код дохода для НДФЛ — 2000, взносы начисляются в общем порядке.

Затраты на медосмотр в 1С:Бухгалтерии: акт и оплата клинике

Услуги медорганизации учитывают как обычную покупку услуг.

Поступление услуг

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → «Поступление» → «Услуги (акт, УПД)».
2. Контрагент — клиника, договор — с видом «С поставщиком».
3. Номенклатура — услуга «Медицинский осмотр работников» (вид номенклатуры «Услуги»).
4. Счёт затрат — по месту работы сотрудников: 20, 25, 26 или 44 с подходящей статьёй затрат.
5. НДС: медицинские услуги организаций с лицензией обычно идут без НДС, ставку берите из акта клиники.

Оплата

Платёж клинике проводят в Банк и касса → Банковские выписки документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику».

Налоговый учёт

Затраты на обязательные медосмотры включают в прочие расходы, связанные с обеспечением нормальных условий труда (ст. 264 НК РФ). Подтверждающие документы — договор, акт, поименный список и заключительный акт. Добровольные осмотры сверх обязательных к этой категории не относятся, их учитывают отдельно.

Контроль сроков следующего медосмотра

Главная задача после первого цикла — не пропустить следующий. В 1С это решается одним отчётом.

Отчёт «Кому скоро на осмотр»

Сохраните в «Списках сотрудников» ещё один вариант:

• поля: ФИО, подразделение, должность, «Дата последнего медосмотра», «Дата следующего медосмотра»;
• отбор: «Дата следующего медосмотра» меньше или равно «Начало этого месяца + 3 месяца», работающие сотрудники;
• сортировка: по дате следующего осмотра.

Раз в месяц кадровик формирует отчёт и видит, кому пора формировать направление. Три месяца запаса нужны из-за правила двух месяцев для поименного списка.

Рассылка отчёта

В программах на БСП отчёт можно отправлять по расписанию: в форме отчёта есть команда рассылки (меню «Ещё» или кнопка отправки). Настройте ежемесячную рассылку на почту специалисту по охране труда — тогда контроль не зависит от памяти одного человека.

Новые сотрудники

При приёме сразу заполняйте «Дату последнего медосмотра» датой предварительного осмотра. Если поле пустое, сотрудник выпадает из отбора по дате. Добавьте в отчёт отдельный вариант с отбором «Дата последнего медосмотра — не заполнено» среди должностей с вредными факторами и проверяйте его вместе с основным.

Частые вопросы