Приём сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом

Приём сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 оформляется документом Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Трудовой договор печатаете прямо из него, а сведения о приёме в СФР уходят отдельным документом ЕФС-1, подраздел 1.1 — не позднее рабочего дня после издания приказа.

Частая ошибка — начать сразу с документа приёма. Сначала в базе должен появиться сам сотрудник: карточка со СНИЛС, ИНН и паспортом. Если справочники и карточка заполнены неаккуратно, потом не сойдётся НДФЛ, не сформируется персучёт и слетят вычеты. Поэтому порядок такой: подготовка справочников → карточка сотрудника → документ приёма → печать приказа и договора → отчётность в фонды. Всё описано на примере 1С:ЗУП редакции 3.1 с интерфейсом «Такси»; в 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще и часть полей недоступна.

С чего начать: справочники и карточка сотрудника

Перед первым приёмом убедитесь, что заполнены базовые справочники организации:

• 🏢 Организация — реквизиты, коды ИФНС и СФР, настройки учётной политики.
• 📂 Подразделения — хотя бы одно, куда принимаете человека.
• 💼 Должности — список должностей (при ведении штатного расписания они берутся из позиций штатки).

Сотрудника заводят в разделе Кадры → Сотрудники → Создать. В 1С:ЗУП разделяются два понятия: физическое лицо (человек с его персональными данными) и сотрудник (место работы этого человека в организации). Один и тот же физик может быть принят на несколько мест — основное и совместительство, — и тогда сотрудников будет два, а физлицо одно.

Заполните в карточке:

1. ФИО, дату рождения, пол.
2. СНИЛС и ИНН — без СНИЛС не сформируется персонифицированная отчётность, программа не даст провести многие кадровые документы.
3. Гражданство и статус застрахованного лица (влияет на ставки взносов и НДФЛ).
4. Паспортные данные — на вкладке с личными данными физлица.

Данные о детях для стандартных вычетов и заявление на вычеты по НДФЛ вносятся в карточке на вкладке Налог на доходы. Это удобно сделать сразу при приёме, чтобы с первой же зарплаты вычет считался верно.

Как заполнить документ «Приём на работу»

Открыть документ можно двумя путями: из журнала Кадры → Приёмы, переводы, увольнения кнопкой Создать → Приём на работу, либо прямо из карточки сотрудника — ссылка Оформить документ → Приём. Второй способ удобнее: часть полей подтянется из карточки.

Ключевые поля вкладки Главное:

• Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору.
• Подразделение и Должность — из справочников или из позиции штатного расписания.
• Вид занятости — основной параметр. Выбор влияет на расчёт нормы времени, отпусков и лимитов по НДФЛ.

Для совместителя отдельно указывается размер ставки (например, 0,5). От этого зависит норма рабочего времени и предельный оклад за месяц.

На вкладке Трудовой договор заполните номер, дату и вид договора: бессрочный или срочный. Для срочного указывается основание и дата окончания — 1С проконтролирует срок и напомнит о его завершении.

Отдельно обратите внимание на испытательный срок. Условие об испытании прописывается в договоре и отражается в документе справочно, но контролировать его окончание придётся вручную — автоматического напоминания по испытанию программа не даёт.

Проверьте и шапку документа: месяц, в котором приём попадёт в учёт, определяется датой приёма, а не датой создания документа. Ошибка в дате — и человек либо не попадёт в расчёт нужного месяца, либо попадёт в чужой период.

Настройка оплаты труда и графика работы

Условия оплаты задаются на вкладке Оплата труда. В табличную часть Начисления добавляется плановое начисление — чаще всего Оплата по окладу или Оплата по часовому тарифу — и указывается размер.

Что ещё настраивается здесь:

• 💰 Аванс — способ расчёта: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. С учётом правил выплаты аванса расчётом за фактически отработанное время этот вариант сейчас предпочтителен.
• 📅 График работы — пятидневка, сменный или индивидуальный. График либо наследуется из подразделения, либо выбирается вручную. Для неполной ставки создаётся отдельный график с уменьшенной нормой.
• ➕ Надбавки и доплаты — районный коэффициент, северная надбавка, персональная надбавка добавляются отдельными строками начислений.

Если ведёте штатное расписание, оплата может подтянуться из позиции штатки автоматически. Тогда достаточно проверить, что оклад в документе совпадает с плановым по позиции, а при «вилке» окладов — что назначенный размер попадает в допустимый диапазон.

Для сотрудников северных и приравненных районов районный коэффициент и процентную надбавку удобнее задавать не в каждом документе приёма, а в настройках организации или подразделения — тогда они применятся ко всем сотрудникам автоматически. Персональную надбавку конкретному человеку добавляют строкой в табличной части начислений.

Как проверить приём: отчёты и карточки

После проведения документа стоит убедиться, что данные легли корректно. Что посмотреть:

• 📄 Личная карточка (Т-2) — печатается из карточки сотрудника; по ней видно, все ли персональные данные, образование и воинский учёт заполнены.
• 📊 Штатная расстановка (Кадры → Отчёты по кадрам) — показывает, кто на какой позиции и ставке числится. Если принятый сотрудник в ней не виден, документ не проведён или проведён не той датой.
• 🧾 Анализ кадровых документов — список приказов за период, помогает поймать пропущенные или задвоенные приёмы.

Если принятого человека нет в штатной расстановке на дату приёма — это первый признак, что с документом что-то не так: либо не проведён, либо выбрано не то подразделение.

Печать приказа и трудового договора

После заполнения документ нужно провести — только тогда он попадёт в учёт и будет доступен для печати. Кнопка Печать в командной панели документа открывает список форм:

• Приказ о приёме — унифицированная форма Т-1 либо форма Т-1 без шапки. С 2013 года унифицированные формы необязательны, но Т-1 остаётся самой распространённой.
• Трудовой договор — печатается на основе данных документа; текст-шаблон при необходимости правится в настройках печатных форм.

Приказ о приёме сотрудник подписывает под роспись в течение трёх рабочих дней со дня начала работы — это требование ст. 68 ТК РФ. Дату ознакомления фиксируют на самом приказе.

Что меняется в учёте после приёма

Сам документ приёма проводок по счетам не формирует — это кадровое, а не бухгалтерское событие. Проводки появятся позже, при начислении зарплаты. Но приём влияет на несколько учётных блоков сразу:

• Кадровый учёт — сотрудник появляется в списке работающих, в штатной расстановке и отчётах по кадрам.
• Учёт НДФЛ — с даты приёма действуют заявленные вычеты; доходы с прошлого места (по справке) учитываются при контроле лимита на детские вычеты.
• Персонифицированный учёт — сотрудник включается в Персонифицированные сведения о физлицах, которые организация ежемесячно сдаёт в ФНС.
• Воинский учёт — для военнообязанных заполните соответствующий блок карточки, иначе человек не попадёт в формы воинского учёта.

Если ЗУП синхронизируется с 1С:Бухгалтерией, в БП из ЗУП передаются только результаты расчёта (начисления, НДФЛ, взносы), а не сам факт приёма. Поэтому в бухгалтерии отдельных действий по приёму делать не нужно.

Сведения о приёме в СФР и уведомления

Главная срочная задача после приёма — подать сведения в Социальный фонд. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР, а форма СЗВ-ТД вошла в состав единого отчёта ЕФС-1.

При приёме сдаётся подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «ПРИЁМ». Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Пропуск срока — повод для штрафа, поэтому отчёт формируют сразу.

Где сформировать: раздел Кадры → Электронные трудовые книжки (или Отчётность, справки) — документ Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 (СЗВ-ТД). 1С сама подберёт сотрудников с незарегистрированными кадровыми мероприятиями. Если подключён сервис 1С-Отчётность, отчёт отправляется в СФР прямо из программы по кнопке отправки; если нет — выгружается файл и загружается в личный кабинет страхователя.

Напомню про причину спешки: именно приём и увольнение требуют подачи на следующий рабочий день. Для кадровых переводов и ряда других мероприятий срок другой — до 25-го числа следующего месяца. Эти два срока часто путают и срывают именно приём.

Отдельно учтите:

• 🌍 Иностранные работники — о приёме и увольнении иностранца работодатель уведомляет МВД в установленный срок. 1С:ЗУП печатную форму уведомления не формирует — её заполняют вручную по форме МВД.
• 🪖 Воинский учёт — сведения о приёме военнообязанного передаются в военкомат; в ЗУП для этого есть отдельные отчёты воинского учёта.

Регистрировать каждого сотрудника в фондах не нужно: в СФР и ФНС регистрируется сама организация, а по работникам подаются периодические сведения.

Типичные ошибки при оформлении приёма

Ошибки здесь всплывают не сразу, а при первом расчёте зарплаты или сдаче отчётности. Самые частые:

1. Неверный вид занятости. Совместителя приняли как основное место — задвоилась норма времени, слетел расчёт отпуска. Исправляется кадровым переводом или сторнированием приёма.
2. Дата приёма позже даты договора. Документ и трудовой договор должны опираться на одну дату начала работы.
3. График не соответствует ставке. На 0,5 ставки поставили полный график — оклад и НДФЛ завышены.
4. Забыли про ЕФС-1. Документ приёма провели, а подраздел 1.1 не сдали в срок — штраф.
5. Не внесли вычеты и справку о доходах. Первая зарплата посчитается без вычетов, придётся пересчитывать НДФЛ.

Ещё одна неочевидная ошибка — приём без заполненного статуса застрахованного лица. Для гражданина РФ, постоянно проживающего иностранца и временно пребывающего ставки взносов и правила НДФЛ разные. Если статус указан неверно, взносы и налог посчитаются по чужим правилам, а исправлять придётся с пересдачей отчётности.

Частые вопросы