Товарная накладная и УПД в 1С 8.3: от создания до проводок

В 1С 8.3 накладную оформляют документом реализации: в «Бухгалтерии предприятия 3.0» это Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД), в «Управлении торговлей 11» — Продажи → Документы продажи (все) → создать реализацию. Сама накладная — это печатная форма проведённого документа: ТОРГ-12 или УПД.

Выбор между ними простой. ТОРГ-12 печатают, если покупатель ждёт классическую товарную накладную и отдельный счёт-фактуру. УПД со статусом 1 заменяет оба документа сразу: им удобнее пользоваться плательщикам НДС, а со статусом 2 — тем, кто работает без НДС. Порядок ввода в программе одинаковый, разница только в печати.

Подготовка: что проверить до оформления накладной

Накладная собирает данные из справочников. Если они заполнены плохо, ошибки всплывут на печати, а не при вводе.

• 🏢 Организация — ИНН, КПП, адрес, руководитель и главный бухгалтер в карточке (их фамилии попадут в подписи).
• 🤝 Контрагент — полное наименование, ИНН/КПП, юридический адрес. Если грузополучатель другой, заведите его отдельным контрагентом.
• 📄 Договор — вид договора «С покупателем». Без договора программа не даст провести документ , а счета расчётов возьмутся по умолчанию.
• 📦 Номенклатура — единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры (товар или услуга). Для маркированного товара — признак маркировки.
• 💰 Остатки — товар должен быть оприходован на склад, с которого вы отгружаете. Иначе себестоимость не спишется.

Шаг 1. Создаём документ реализации в 1С

В БП 3.0 откройте Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД). Нажмите кнопку Реализация и выберите вид операции:

Заполните шапку:

1. Дата — дата фактической отгрузки. По ней определяется период выручки и НДС.
2. Организация — если у вас их несколько.
3. Контрагент и Договор — договор подставится, если он у контрагента один.
4. Склад — откуда уходит товар.
5. Грузоотправитель и грузополучатель — по ссылке в шапке или в подвале формы. По умолчанию это организация и покупатель; меняйте, если товар везут на другой адрес.

Где это в других конфигурациях

В УТ 11 цены задаются видами цен и соглашениями с клиентом, а не типами цен в договоре, как в БП. Остальные шаги — шапка, товары, проведение, печать — по смыслу совпадают.

Если накладную оформляете после счёта покупателю, проще создать её из счёта: откройте счёт и через Создать на основании выберите реализацию. Шапка и товары перенесутся без перепечатки.

Шаг 2. Табличная часть: товары, цены и НДС

Товары добавляют двумя способами: кнопкой Добавить по одной строке или кнопкой Подбор, где можно отметить сразу несколько позиций и видеть остатки на складе.

В каждой строке проверьте:

• 🔢 Количество и единицу — по умолчанию берётся базовая единица из карточки.
• 💵 Цену — вручную или из типа цен.
• 🧾 % НДС — 20%, 10%, «Без НДС» и другие ставки, которые применяет организация.
• 📊 Счета учёта — на вкладке или в колонках строки (41.01 для товаров, 43 для продукции, счёт доходов и расходов).

Как подставлять цены автоматически

Чтобы не набивать цены руками, в БП 3.0 заведите тип цен в Склад → Типы цен номенклатуры (или найдите его через поиск по разделам), установите цены документом «Установка цен номенклатуры» и укажите этот тип цен в договоре с покупателем. После этого цена подставится при подборе.

Ссылка над табличной частью показывает, как считается НДС: «сумма включает НДС» или НДС сверху. Нажмите на неё, чтобы поменять. Это частая причина расхождения с суммой в счёте.

Пример расчёта

Продаёте 50 коробок по 1 200 ₽, НДС 20% в сумме:

• сумма по строке: 50 × 1 200 = 60 000 ₽;
• в том числе НДС: 60 000 × 20 / 120 = 10 000 ₽;
• выручка без НДС: 50 000 ₽.

Если НДС «сверху», те же 60 000 станут суммой без налога, а итог документа — 72 000 ₽.

Шаг 3. Печатные формы накладной: ТОРГ-12 и УПД

Нажмите Провести, затем кнопку Печать. В списке есть товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ, счёт-фактура и комплект документов — выберите нужное.

Для УПД со статусом 1 программе нужен зарегистрированный счёт-фактура. Внизу формы реализации есть ссылка Выписать счёт-фактуру — нажмите её до печати. Иначе в книге продаж запись не появится, хотя бумага выглядит правильно.

Форма ТОРГ-12 не обязательна с 2013 года — по закону о бухучёте первичный документ может быть в любой форме, если в нём есть обязательные реквизиты. Но многие покупатели по-прежнему просят именно ТОРГ-12, поэтому выбирайте форму по договорённости.

Если в накладной не тот подписант

Фамилии в подписях берутся из карточки организации: Главное → Организации → карточка → раздел с ответственными лицами. Для разных подписантов по доверенности заведите их в той же карточке — тогда в форме реализации можно выбрать, кто отпустил груз.

Шаг 4. Проводки и движения документа

После проведения откройте проводки кнопкой Дт/Кт в форме документа. Для обычной продажи товаров в БП 3.0 вы увидите:

Помимо проводок документ делает записи в регистрах: остатки на складе, взаиморасчёты, книга продаж (после регистрации счёта-фактуры).

Проверить результат удобно двумя отчётами:

1. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 41.01 — товар должен уменьшиться ровно на отгруженное количество.
2. Та же ведомость по 62 с разбивкой по контрагентам — долг покупателя вырос на сумму накладной.

Себестоимость не списалась

Если строки «Дт 90.02.1 Кт 41.01» нет или сумма нулевая, значит, на складе на дату отгрузки не было остатка. Проверьте, что поступление проведено более ранней датой и на тот же склад. Включённая в Администрирование → Проведение документов возможность списывать запасы при отсутствии остатков спасёт проведение, но себестоимость потом придётся пересчитывать при закрытии месяца.

Исправление ошибок в накладной

Способ зависит от того, отдали ли вы документ покупателю и закрыт ли период.

Корректировку создают из исходной реализации: Создать на основании → Корректировка реализации. Документ сам заполнит строки «до изменения», вам останется поправить «после». Проводки по разнице программа сформирует сторнированием: при уменьшении суммы — красным сторно выручки и НДС.

Если ошибся только в номере или дате бумажной формы, без изменения сумм, достаточно исправленного документа с теми же суммами. Исправленный УПД и счёт-фактура печатаются из корректировки, у них свой номер исправления.

Накладная на маркированный товар и Честный ЗНАК

Продажу маркированного товара юрлицу или ИП оформляют только в электронном виде: УПД отправляют через оператора ЭДО, а коды маркировки передаются в нём. Бумажная ТОРГ-12 права собственности в системе Честный ЗНАК не перенесёт.

Порядок в 1С:

1. Включите учёт маркированной продукции и подключите интеграцию с ИС МП в разделе Администрирование (настройки обмена с ИС МП и ЭДО).
2. В карточке номенклатуры укажите, что товар маркируется, и выберите его товарную группу.
3. Создайте реализацию как обычно. В форме появится команда проверки и подбора кодов маркировки — отсканируйте коды или загрузите их из файла.
4. Проведите документ и отправьте УПД покупателю через 1С-ЭДО или другого подключённого оператора.
5. Дождитесь, когда покупатель подпишет УПД. Только после этого коды перейдут на его баланс в ГИС МТ.

Для разных товарных групп (обувь, одежда, молочка, вода) меняются только справочники и группы товаров. Сам путь оформления накладной остаётся тем же.

Частые вопросы по оформлению накладных