Наставник в ЗУП 3.1: вид начисления, кадровые документы и связь с подопечным

Доплату за наставничество в 1С ЗУП 8.3 оформляют в три шага: создают вид начисления в Настройка → Начисления, назначают его наставнику документом «Назначение планового начисления» и дальше доплата сама попадает в «Начисление зарплаты и взносов» каждый месяц. Если размер зависит от числа подопечных, к начислению добавляют свой показатель и вводят его значение документом «Данные для расчета зарплаты».

Сама программа не знает, кто кого учит. Связь «наставник → подопечный», срок и форму наставничества фиксируют дополнительное соглашение и приказ. В ЗУП 3.1 отражают деньги, налоги и проводки, а подопечного указывают в комментарии документа или в дополнительном реквизите сотрудника.

Основание по ТК РФ: что должно быть в документах до настройки 1С

С 1 сентября 2023 года в Трудовом кодексе есть отдельная статья 351.6 о наставничестве. Из неё для расчётчика следуют три вещи:

• 📝 наставничество поручают только с письменного согласия работника;
• 📄 его оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору или отдельным договором;
• 💰 в документе указывают содержание работы, срок, форму и размер доплаты.

Работа наставника идёт в его рабочее время, поэтому это именно доплата к окладу, а не отдельная оплата по часам сверх нормы.

Форму доплаты выбирает работодатель. На практике встречаются четыре варианта:

Пока у вас нет подписанного соглашения с суммой и сроком, начислять нечего: в 1С вы будете вводить ровно то, что написано в документе.

Шаг 1. Вид начисления «Доплата за наставничество» в 1С ЗУП 8.3

Откройте Настройка → Начисления и нажмите «Создать». Если в списке есть кнопка «Создать» с выбором, берите обычное начисление, не премию и не оплату отсутствия.

Вкладка «Основное»

1. Наименование — «Доплата за наставничество». Код — короткий, например НАСТ.
2. Назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты».
3. «Начисление выполняется» — «Ежемесячно». Для разовой премии после окончания срока заведите второе начисление со значением «По отдельному документу».
4. Способ расчёта — по выбранной форме доплаты из таблицы выше:
   • Фиксированной суммой — сумму потом укажете в документе назначения;
   • Процентом — процент от оклада или от базы, которую выбираете тут же;
   • Произвольная формула — если нужна сумма за подопечного или пропорция к отработанному времени.

Формула «сумма × число подопечных»

Сначала создайте два показателя в Настройка → Показатели расчета зарплаты:

• «Ставка за подопечного» — денежный, для сотрудника, значение вводится документами назначения;
• «Количество подопечных» — числовой, для сотрудника, вводится ежемесячно или «при изменении».

Затем в формуле начисления укажите их произведение. Идентификаторы программа предложит сама, выглядеть формула будет так:

СтавкаЗаПодопечного * КоличествоПодопечных

Если доплата должна уменьшаться за дни отпуска и болезни, добавьте в формулу отношение отработанного времени к норме. Нужные показатели (отработанные дни или часы и норма за месяц) выберите из списка показателей в редакторе формулы, не набирайте имена вручную.

Налоги, взносы, бухучёт и средний заработок

На вкладке налогов и бухучёта проверьте:

• 🧾 НДФЛ — облагается, код дохода 2000 (оплата труда);
• 🏦 страховые взносы — облагается целиком, вид дохода «Облагается страховыми взносами целиком»;
• 📊 налог на прибыль — расход на оплату труда по ст. 255 НК РФ, если доплата прописана в трудовом договоре или соглашении к нему;
• 📒 способ отражения — оставьте пустым, тогда возьмётся способ из подразделения или сотрудника, или выберите отдельный, если доплату нужно относить на другой счёт затрат.

На вкладке среднего заработка включите учёт начисления при расчёте среднего. Доплата за наставничество — часть оплаты труда, и по Положению № 922 она входит в базу для отпускных и командировок. Для пособий по больничному она попадёт в базу через облагаемые взносами выплаты.

Шаг 2. Кадровое оформление наставничества в ЗУП 3.1

Новое начисление пока ни у кого не действует. Назначить его можно двумя документами, и выбор зависит от того, что ещё меняется у сотрудника.

Заполнение «Назначения планового начисления»

1. Выберите организацию и само начисление «Доплата за наставничество».
2. Дата начала — первый день наставничества по соглашению. Если срок ограничен, укажите дату окончания: после неё ЗУП перестанет начислять доплату без отдельного документа.
3. Добавьте наставника в табличную часть и укажите значения показателей: сумму, процент или ставку за подопечного.
4. В комментарии запишите номер и дату дополнительного соглашения и ФИО подопечного.
5. Проведите документ.

После проведения откройте карточку наставника: в сведениях об оплате труда доплата должна стоять рядом с окладом. Так видно, что назначение сработало, ещё до расчёта зарплаты.

Печатные формы и приказ

Отдельного печатного «приказа о наставничестве» в типовой ЗУП 3.1 нет. Дополнительное соглашение и приказ готовят по шаблону организации. Скан подписанного соглашения можно прикрепить к документу назначения через присоединённые файлы, чтобы при проверке не искать бумагу.

Шаг 3. Связь наставника с подопечным и учёт времени

Наставнику платят за конкретного ученика, и этот факт полезно видеть прямо в базе.

Дополнительный реквизит «Наставник»

Если наставников много, заведите дополнительный реквизит у сотрудника:

1. Включите дополнительные реквизиты в Администрирование → Общие настройки.
2. Для справочника «Сотрудники» создайте реквизит «Наставник» с типом значения «Сотрудник».
3. В карточке каждого подопечного выберите его наставника.

После этого реквизит доступен в отборах отчётов и в списке сотрудников. Видно, кого учит конкретный человек, и сколько учеников у каждого наставника.

Ежемесячное количество подопечных

При схеме «ставка × число учеников» количество меняется, и вводить его через назначение каждый раз неудобно. Удобнее так:

1. В Настройка → Шаблоны ввода исходных данных создайте шаблон с показателем «Количество подопечных».
2. Каждый месяц до расчёта зарплаты заполняйте документ Зарплата → Данные для расчета зарплаты по этому шаблону.
3. Если подопечный уволился в середине месяца, решите по соглашению, платить ли за неполный месяц, и введите дробное значение или целое.

Табель для наставничества отдельно вести не нужно. Время работы с учеником входит в обычное рабочее время, а для формулы с пропорцией программа возьмёт отработанное время из графика и документов отклонений.

Шаг 4. Расчёт доплаты за наставничество и проводки

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и заполните документ как обычно. Доплата появится отдельной строкой рядом с окладом у каждого наставника.

Проверьте строку по двум признакам:

• сумма совпадает с соглашением или с расчётом по формуле;
• в месяце начала и окончания сумма учитывает неполный месяц, если у вас пропорция к времени.

Пример расчёта

Оклад наставника 80 000 ₽, доплата 10% оклада пропорционально отработанному времени. В октябре 23 рабочих дня, наставник отработал 18, остальное — отпуск.

• Доплата: 80 000 × 10% × 18 / 23 = 6 260,87 ₽.
• НДФЛ 13%: 814 ₽ (округление до рубля).
• Страховые взносы — по общему тарифу организации вместе с остальной зарплатой.

Что увидит бухгалтерия

Доплата идёт в ту же ведомость и в тот же расчётный листок, что и оклад. После документа Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете в бухгалтерской программе появятся проводки:

Счёт затрат определяет способ отражения. Если в начислении его не указали, доплата уйдёт туда же, куда оклад наставника. Отдельный способ нужен, например, когда затраты на обучение персонала руководство хочет видеть на своей статье.

Отчёты по наставничеству: кто, кому и сколько

Отдельного отчёта «Наставники» в типовой ЗУП 3.1 нет, но всё нужное собирается из стандартных.

Раз в квартал полезно сверить два списка: действующие назначения доплаты и действующие соглашения в кадровой папке. Расхождение почти всегда означает либо забытую дату окончания, либо соглашение, которое забыли завести в 1С.

Частые ошибки при начислении доплаты наставнику

• ❌ Доплату провели премией. Премия с другим назначением может по-другому попасть в средний заработок и в налог на прибыль. Для регулярной доплаты нужно своё начисление «Ежемесячно».
• ❌ Назначили задним числом без перерасчёта. Если соглашение подписали в середине месяца, а назначение ввели после закрытия расчёта, ЗУП предложит перерасчёт прошлого периода. Его нужно провести, иначе доплата за первые дни потеряется.
• ❌ Совместитель-наставник. Доплату назначают на то трудовое соглашение, по которому подписан договор о наставничестве. В списке сотрудников у одного человека может быть две позиции, проверьте, какую выбрали.
• ❌ Кодом дохода сделали «прочий». Доплата — оплата труда, код 2000. Иначе НДФЛ попадёт не в ту строку отчётности, а дата получения дохода будет определена неверно.

Частые вопросы