Недостача товаров в 1С 8.3: от инвентаризации до списания

Чтобы оформить недостачу в 1С, нужны три документа: «Инвентаризация товаров», на его основании «Списание товаров» (проводка Дт 94 Кт 41.01), а затем ручная операция, которая переносит сумму с 94 счёта на нормы убыли, виновное лицо или прочие расходы. Всё это делается в разделе Склад → Инвентаризация.

Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (платформа 8.3). Недостача почти всегда всплывает в неудобный момент, перед закрытием квартала. Главное — не списывать её сразу на 91 счёт, а пройти цепочку по порядку: от этого зависят налог на прибыль и спор с проверяющими.

1. Подготовка: приказ, комиссия и инвентаризационная опись в 1С

Инвентаризацию начинают с приказа руководителя. В нём указывают склад, дату, состав комиссии и материально ответственное лицо. Без приказа результаты будет сложно защитить, если дело дойдёт до взыскания с работника.

Создайте документ в программе:

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. Укажите дату проведения, организацию и склад.
3. На вкладке «Ответственные лица» заполните председателя и членов комиссии. Они попадут в печатные формы.
4. На вкладке «Товары» нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подставит учётное количество и сумму.
5. Сохраните документ, но пока не вносите факт.

Распечатайте пустую опись: кнопка Печать → Инвентаризационная опись (ИНВ-3). Комиссия идёт с ней на склад и считает товар вручную или терминалом сбора данных.

Что внести после пересчёта

Вернитесь в документ и в колонку «Количество факт.» внесите то, что насчитала комиссия. Колонка «Отклонение» заполнится сама:

• 🔴 отрицательное отклонение — недостача;
• 🟢 положительное — излишек;
• ⚪ ноль — расхождений нет.

Проведите документ. Сам документ «Инвентаризация товаров» проводок не делает — он только фиксирует результат. Многие ищут после него движение по 41 счёту и не находят.

2. Разбор результатов: сличительная ведомость и пересортица

Из документа инвентаризации печатается сличительная ведомость ИНВ-19. В ней видно по каждой позиции, сколько и на какую сумму не хватает.

Прежде чем списывать недостачу, проверьте пересортицу. Это ситуация, когда одного товара не хватает, а похожего — столько же лишнего. Например, кладовщик отгрузил плитку «серая 30×30» вместо «серая 30×60».

Зачесть недостачу излишком можно не всегда. По методическим указаниям Минфина № 49 взаимный зачёт допускается в виде исключения, когда одновременно выполнены условия:

• ✅ один и тот же проверяемый период;
• ✅ одно и то же материально ответственное лицо;
• ✅ товары одного наименования (схожие по виду);
• ✅ равное количество недостачи и излишка.

Как отразить пересортицу в программе

В Бухгалтерии 3.0 для этого есть документ «Пересортица товаров» в разделе Склад. В табличной части слева указывают товар, которого не хватает, справа — тот, что оказался лишним, и количество.

Если недостающий товар дороже, чем излишек, остаётся разница в сумме. Её списывают на виновное лицо. Если виновника нет — на прочие расходы, как обычную недостачу сверх норм.

3. Списание недостачи товаров на 94 счёт

После пересортицы оставшуюся недостачу списывают на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

1. Откройте проведённый документ «Инвентаризация товаров».
2. Нажмите Создать на основании → Списание товаров.
3. Программа сама заполнит табличную часть позициями с отрицательным отклонением. В шапке будет ссылка на инвентаризацию.
4. Проверьте дату: она не раньше даты инвентаризации.
5. Проведите документ.

Проводка документа:

Излишки из той же инвентаризации оформляются отдельно: Создать на основании → Оприходование товаров.

Счёт 94 — промежуточный. Сальдо на нём к концу отчётного периода остаться не должно. Дальше сумму распределяют в строгом порядке:

1. Сначала — в пределах норм естественной убыли.
2. Затем — на виновное лицо.
3. Остаток, если виновник не установлен или суд отказал во взыскании, — на прочие расходы.

Для переноса с 94 счёта используют ручную операцию: Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция.

4. Недостача в пределах норм естественной убыли

Естественная убыль — это усушка, утруска, выветривание, испарение. Она бывает у продуктов, сыпучих материалов, топлива. Для штучного товара (бытовая техника, одежда) норм убыли нет, и списать на них недостачу нельзя.

Нормы утверждаются отраслевыми актами уполномоченных ведомств. Своих «внутренних норм» по налогу на прибыль организация придумать не может: налоговый кодекс разрешает учитывать потери только в пределах утверждённых норм (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок расчёта:

• 📏 берёте оборот или остаток товара за период между инвентаризациями;
• 📏 умножаете на норму для этой группы товаров;
• 📏 сравниваете с фактической недостачей — к списанию по нормам идёт меньшая из двух сумм.

Пример. Недостача сахара на складе — 18 кг на 1 440 руб. (себестоимость 80 руб./кг). По нормам естественной убыли за период допускается 11 кг, то есть 880 руб.

Проверка: 880 + 560 = 1 440. Сходится.

В ручной операции для 44 счёта выберите статью затрат с видом расхода, который относится к материальным. Тогда сумма попадёт в налоговый учёт как расход, и в декларации не появится расхождение.

5. Как оформить недостачу на виновное лицо

Если комиссия установила, что недостача произошла по вине кладовщика или продавца, сумму предъявляют ему. Основание — объяснительная, акт служебного расследования и решение руководителя.

Сколько можно взыскать

• 👤 Без договора о полной материальной ответственности — не больше среднего месячного заработка работника (ст. 241 ТК РФ).
• 👤 С договором о полной материальной ответственности — весь причинённый ущерб.
• 👤 Удержать из зарплаты по распоряжению работодателя можно, только если сумма не превышает среднего месячного заработка, а распоряжение издано не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).
• 👤 Из каждой выплаты удерживают не более 20 % (ст. 138 ТК РФ).

Больше среднего заработка без согласия работника — только через суд.

Проводки по виновному лицу

Пример. Себестоимость недостающего товара — 12 000 руб. Работнику предъявлено 15 000 руб. по рыночной цене, он согласился на удержание из зарплаты.

Первые две строки вносят ручной операцией. В субконто счёта 73.02 выберите работника — иначе в оборотно-сальдовой ведомости не будет видно, кто сколько должен.

Удержание из зарплаты оформляют там, где ведётся расчёт зарплаты: в 1С:ЗУП или в разделе Зарплата и кадры Бухгалтерии. Если работник вносит деньги в кассу, это приходный кассовый ордер с проводкой Дт 50.01 Кт 73.02.

Сумму, которую работник возмещает, организация включает во внереализационные доходы по налогу на прибыль.

6. Списание недостачи на прочие расходы организации

Если виновный не найден или суд отказал во взыскании, недостачу сверх норм списывают на прочие расходы:

В ручной операции на счёте 91.02 выберите статью прочих доходов и расходов. От её настройки зависит, примет ли программа сумму в налоговый учёт.

Когда расход уменьшает налог на прибыль

По подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ недостачу при отсутствии виновных принимают в расходы, если факт отсутствия виновника подтверждён документально уполномоченным органом власти. На практике это постановление следственных органов о приостановлении предварительного следствия, потому что виновное лицо не установлено.

Нет такого документа — расход только бухгалтерский:

• 📉 в статье прочих расходов снимите признак «Принимается к налоговому учёту»;
• 📉 программа сформирует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство при закрытии месяца (если применяется ПБУ 18/02);
• 📉 позже, когда постановление получено, расход можно учесть в периоде его получения.

7. НДС при недостаче: восстанавливать или нет

Это самый спорный вопрос темы. Позиции расходятся:

Компании, которые не хотят спорить, восстанавливают налог. В 1С это делает документ «Восстановление НДС» — он находится в разделе Операции среди операций по НДС. Восстановленный налог попадает в книгу продаж .

Проводка восстановления:

При списании на виновное лицо восстановленный НДС можно включить во взыскиваемую сумму — тогда проводка Дт 73.02 Кт 68.02 вместо 91.02. Восстановленный НДС в расходах по налогу на прибыль организации обычно не учитывают, если недостача не принимается в расходы.

По нормам естественной убыли НДС, как правило, не восстанавливают: такие потери считаются частью нормального оборота товара.

8. Проверка после оформления и частые ошибки

Когда все документы проведены, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.

Что проверить:

• 🔍 счёт 94 — конечное сальдо равно нулю;
• 🔍 счёт 73.02 — долг висит на конкретном работнике и уменьшается по мере удержаний;
• 🔍 счёт 41.01 — остаток совпадает с колонкой «Количество факт.» инвентаризации.

Типичные промахи:

• ❌ недостачу списали документом «Списание товаров» без ссылки на инвентаризацию — потом не найти основание;
• ❌ сумму с 94 счёта сразу отправили на 91.02, минуя нормы убыли и проверку вины;
• ❌ в ручной операции на 73.02 не указали работника в субконто;
• ❌ прошлый период закрыт, а инвентаризацию провели с датой этого периода — пришлось перепроводить закрытие месяца .