Пришло меньше, чем в накладной: фиксируем расхождение, списываем недостачу и выставляем претензию поставщику

Недовоз в 1С оформляют так: товар приходуют по фактическому количеству, а разницу с документом поставщика фиксируют актом о расхождениях. В УТ 11 это документ «Акт о расхождениях после поступления», который вводится на основании поступления. В Бухгалтерии 3.0 отдельного акта нет: недостачу проводят через счёт 94 и закрывают претензией (76.02) или списанием в пределах норм.

Главное правило одно: на склад в учёте не должно попасть больше, чем реально лежит на полке. Всё остальное — вопрос того, кто платит за разницу: поставщик, перевозчик, материально ответственное лицо или сама компания.

Что подготовить до приёмки: настройки и бумаги

Расхождение проще оформить сразу, чем исправлять через месяц. Поэтому перед первой приёмкой стоит проверить три вещи.

📌 Настройки раздела закупок. В УТ 11 откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки. Там включается использование актов о расхождениях после поступления. Пока флажок снят, команды создания акта на основании поступления не будет.

📌 Ордерная схема на складе. Если в карточке склада включена ордерная схема при поступлении, кладовщик сначала оформляет приходный ордер на фактически принятое количество. Менеджер видит разницу между ордером и накладной поставщика ещё до проведения поступления.

📌 Документы на руках. Для претензии понадобятся:

• накладная или УПД поставщика с количеством «по документу»;
• товарно-транспортная накладная с отметками водителя;
• подписанный акт о расхождении (в бумажном виде с подписями приёмщика и водителя или представителя поставщика);
• фото пломб, упаковки, весов — если недостача весовая.

Как выявить недовоз товара при приёмке

Недовоз почти всегда виден в момент сверки накладной с фактом. Порядок такой:

1. Пересчитайте места (коробки, паллеты) при водителе и сверьте с транспортной накладной.
2. Вскройте места и посчитайте товар поштучно или взвесьте.
3. Сверьте результат со строками накладной поставщика.
4. Расхождение по количеству запишите в акт сразу, до отъезда машины.

Типичные причины, которые стоит различать уже на этом этапе:

• 🚚 недогруз у поставщика — места совпали, а внутри коробок меньше;
• 📦 потеря в пути — не хватает целых мест, нарушена пломба;
• ⚖️ естественная убыль — у весовых товаров (крупы, овощи, жидкости) вес меньше в пределах нормы;
• 🔁 пересортица — общее количество совпало, но вместо одного артикула привезли другой.

Пересортица — это не недовоз. Её оформляют отдельно, иначе одновременно появятся недостача по одной позиции и излишек по другой.

Какой путь выбрать

Чем позже обнаружен недовоз, тем меньше шансов, что за него заплатит поставщик. Поэтому договор с крупным поставщиком стоит проверить заранее: срок на приёмку по количеству там часто указан в днях.

Акт о расхождениях: оформляем недовоз от поставщика в УТ 11

Сценарий, когда поставщик согласен с недовозом или нужно официально предъявить ему разницу.

Шаг 1. Поступление

Откройте Закупки → Документы закупки (все) и создайте поступление на основании заказа поставщику или вручную. Количество и суммы в документе внесите по данным поставщика — так, как в его УПД. Это нужно, чтобы документ совпадал с первичкой контрагента и акт сверки не расходился.

Шаг 2. Акт о расхождениях после поступления

Из проведённого поступления через команду «Создать на основании» сформируйте «Акт о расхождениях после поступления». Программа заполнит табличную часть строками из поступления.

Дальше:

1. В строках с недовозом укажите фактическое количество.
2. Программа рассчитает разницу по количеству и сумме.
3. В шапке акта посмотрите поле статуса: пока акт не согласован с поставщиком, держите его в начальном статусе.
4. После того как поставщик подтвердил расхождение (подписал акт или прислал корректировочный УПД), переведите акт в согласованный статус и проведите.

Проведённый согласованный акт уменьшает остаток товара на складе и задолженность перед поставщиком на сумму недовоза.

Шаг 3. Печать и отправка

Печатная форма акта доступна из самого документа, через кнопку печати. Распечатайте её для подписи или отправьте поставщику по ЭДО, если вы работаете с ним через оператора.

Если поставщик не согласен

Тогда акт остаётся несогласованным, а недостача висит как спорная. Её дальше списывают на виновных лиц или на расходы — об этом ниже.

Недостача, найденная позже: пересчёт и инвентаризация

Бывает, что машину приняли «по местам», а недовоз обнаружили через несколько дней, при раскладке товара. Акт к поступлению делать уже поздно — поставщик вряд ли примет претензию без отметок при приёмке. Остаётся инвентаризационный путь.

В УТ 11 он выглядит так:

1. В разделе Склад и доставка создайте документ «Пересчёт товаров» по складу или по отдельным позициям.
2. Распечатайте бланк для кладовщика, внесите фактическое количество.
3. Переведите пересчёт в статус «Выполнено» и проведите.
4. На основании пересчёта создайте «Списание недостач товаров». Программа заполнит строки разницей между учётом и фактом.

Если по одной позиции недостача, а по похожей — излишек, сначала оформите пересортицу. Иначе вы спишете товар, который на самом деле есть, только под другим артикулом.

Списание недостачи: естественная убыль и суммы сверх норм

Куда отнести недовоз, зависит от причины. Ниже — пример с числами и проводками в терминах плана счетов Бухгалтерии 3.0 (в УТ 11 та же логика отражается в регламентированном учёте при выгрузке в БП).

Пример. Поставщик отгрузил 1 000 кг крупы по 80 руб. (суммы без НДС) — 80 000 руб. При приёмке взвесили 994 кг. Недостача — 6 кг, или 480 руб.

Допустим, норма естественной убыли для этого товара при перевозке — 0,2%. От 1 000 кг это 2 кг, или 160 руб. Остальные 4 кг (320 руб.) — сверх нормы, и их предъявляют поставщику или перевозчику.

Проверка: 79 520 + 480 = 80 000 руб. — совпадает с документом поставщика. 160 + 320 = 480 руб. — счёт 94 закрыт полностью.

Варианты для суммы сверх норм:

В налоговом учёте потери в пределах норм естественной убыли относятся к материальным расходам (ст. 254 НК РФ). Недостачу сверх норм без установленного виновника признать в расходах сложнее: нужен документ уполномоченного органа об отсутствии виновных. Без него сумму на 91.02 разумно считать непринимаемой для налога на прибыль.

В Бухгалтерии 3.0 недостачу при приёмке отражают так: поступление — на фактическое количество, а сумму недовоза — операцией вручную (Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную) проводкой Дт 94 Кт 60.01. Списание с 94 — той же операцией.

НДС по недостающей части безопаснее не принимать к вычету, пока поставщик не прислал корректировочный документ или пока не решён вопрос с претензией.

Претензия поставщику и закрытие расчётов

Подписанный акт — основание для требования. Дальше возможны три исхода.

Пока претензия открыта, контролируйте её в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 76.02 с разбивкой по контрагентам. Старые неснятые претензии — частая находка при проверках расчётов.

Недовоз в 1С:Рознице и Бухгалтерии: чем отличается порядок

1С:Розница. Магазин принимает товар документом «Поступление товаров». Количество вносят по факту, а расхождение фиксируют бумажным актом при приёмке. Если недостачу нашли позже, путь тот же, что в УТ: «Пересчёт товаров», затем списание разницы. Расчёты с поставщиком и претензии обычно ведут в учётной системе бэк-офиса (УТ или Бухгалтерии), куда Розница передаёт данные.

1С:Бухгалтерия 3.0. Документ поступления в БП не делит количество на «по документу» и «по факту». Поэтому:

• товар приходуют на фактическое количество;
• разницу до суммы УПД проводят операцией вручную через 94;
• со счёта 94 разносят на 44, 76.02, 73.02 или 91.02 по таблице выше.

Почему недовоз повторяется и как это предотвратить

Если недовозы случаются у одного поставщика регулярно, это уже не случайность. Что помогает:

• 🔍 Анализ по поставщикам. Раз в месяц смотрите сальдо 76.02 по контрагентам и количество актов о расхождениях. Поставщик с тремя актами за квартал — повод для разговора о штрафах в договоре.
• 📋 Пункт договора о приёмке. Пропишите срок, в который покупатель вправе заявить недостачу по количеству, и порядок вызова представителя поставщика.
• 📦 Приёмка по местам при водителе. Целые места и пломбы проверяют сразу, содержимое — в течение оговорённого срока.
• 🧾 Ордерная схема. Кладовщик вносит факт в приходный ордер, менеджер не может провести поступление «по накладной», не видя расхождения.
• 📱 Сканирование штрихкодов. Приёмка через ТСД снижает ошибки пересчёта. Особенно важно для маркированного товара: там количество кодов должно совпасть с УПД.
• ⚖️ Контрольное взвешивание. Для весовых товаров держите поверенные весы на приёмке и записывайте вес брутто в акт.

Частые вопросы