Настройка, оформление и выгрузка отчётов в 1С 8.3

Чтобы оформить отчёт в 1С 8.3, откройте его из нужного раздела, нажмите Сформировать, а затем через кнопку Настройки задайте отбор, группировки, сортировку и условное выделение. Готовый результат выгружается в Excel или PDF и сохраняется как отдельный вариант, чтобы не настраивать всё заново.

Почти все отчёты в типовых конфигурациях (Бухгалтерия, ЗУП, Управление торговлей) построены на системе компоновки данных. Это значит, что настройка, оформление и выгрузка у них устроены одинаково: научившись настраивать оборотно-сальдовую ведомость, вы точно так же оформите любой другой отчёт.

Ниже — порядок действий от запуска до печати и сохранения своего варианта. Пути указаны для интерфейса «Такси»; в конфигурации с другим интерфейсом названия разделов те же, меняется только их расположение на экране.

Как открыть и сформировать стандартный отчёт

Отчёты собраны в разделе Отчёты — либо в общем одноимённом разделе, либо внутри профильного (Продажи, Зарплата и кадры, Банк и касса). Если не знаете, где лежит нужный отчёт, нажмите кнопку поиска в начальной странице или в панели разделов и введите название — система покажет, в каком разделе он находится.

Порядок запуска простой:

1. Откройте форму отчёта двойным щелчком.
2. Вверху задайте Период — за какой интервал нужны данные.
3. Выберите организацию, если в базе их несколько.
4. Нажмите Сформировать (или клавишу F5).

После этого таблица заполнится. Пока ничего не настраивали — это отчёт в стандартном виде. Период можно задавать как вручную датами, так и кнопкой выбора стандартного интервала: Этот месяц, Прошлый квартал, Этот год и так далее.

Отдельно отметим разницу между стандартными и универсальными отчётами. Стандартные (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ субконто) уже заточены под конкретную задачу — у них готовая структура, достаточно задать период. Универсальный отчёт собирается с нуля под любой объект базы, поэтому гибче, но требует больше настроек. Для большинства повседневных задач хватает стандартных — с них и начинайте.

Быстрые настройки и переход в расширенный режим

У большинства отчётов настройки разделены на два уровня. Быстрые настройки видны прямо над таблицей или открываются кнопкой Показать настройки. Это самое нужное: период, организация, иногда — вид детализации или конкретный контрагент.

Для тонкой работы переходите в полную панель. Нажмите Настройки, а в открывшемся окне переключите вид с Простой на Расширенный (переключатель в правом верхнем углу окна настроек). В расширенном режиме появляются вкладки: Отбор, Сортировка, Оформление, Структура и другие — в зависимости от отчёта.

Запомните логику: простой режим — для повседневной работы, расширенный — когда нужно что-то, чего нет в быстрых настройках. Переключаться между ними можно сколько угодно, данные при этом не теряются.

В быстрых настройках многих отчётов есть поле Детализация или переключатель вида — он управляет тем, насколько подробно разворачивается таблица. Например, оборотку можно показать только по счетам, а можно — с разбивкой по субконто (контрагентам, договорам, статьям). Начните с укрупнённого вида и разворачивайте детализацию только там, где нужно разобраться в конкретной цифре, — так отчёт остаётся читаемым.

Отбор данных: как оставить в отчёте только нужное

Отбор убирает из отчёта лишние строки и оставляет то, что вам интересно: одного контрагента, один склад, одну номенклатурную группу. Это самая востребованная настройка.

Откройте Настройки → Отбор. Добавьте условие кнопкой Добавить отбор и заполните три поля:

• Поле — по чему фильтруем (Контрагент, Склад, Номенклатура, Счёт).
• Вид сравнения — как сравниваем: Равно, В списке, Не равно, В группе.
• Значение — что именно ищем.

Вид сравнения В списке удобен, когда нужно несколько значений сразу — например, три конкретных контрагента. А В группе подтягивает все элементы внутри папки справочника, то есть всю номенклатурную группу или всё подразделение разом.

Условий можно добавить несколько — они работают вместе, по логике «И». То есть отбор «Склад = Основной» плюс «Контрагент = ООО Ромашка» покажет движения только по этому складу и только по этому контрагенту.

Галочка слева от каждого условия включает и выключает его, не удаляя. Это удобно: один раз настроили набор фильтров и дальше просто щёлкаете галочками под текущую задачу.

Есть и более быстрый способ отобрать данные прямо по таблице. Щёлкните правой кнопкой по значению в сформированном отчёте и выберите Отобрать по значению — система сама добавит условие по этой ячейке. Так удобно «проваливаться» в детали: увидели подозрительную сумму по контрагенту, щёлкнули — и отчёт показал движения только по нему. Снять такой отбор можно там же, через контекстное меню.

Отдельно стоит знать про отбор по виду сравнения Не равно и Не в списке — он прячет ненужное. Например, чтобы убрать из оборотки забалансовые счета, ставят условие «Счёт не в группе Забалансовые». Это чище, чем перечислять все нужные счета вручную.

Группировки, сортировка и итоговые показатели

Группировка задаёт, как строки собираются в иерархию. По умолчанию оборотка группируется по счетам, отчёт по продажам — по номенклатуре. Изменить это можно на вкладке Структура (в части отчётов она называется Поля и сортировки или Группировки).

Структура показывает дерево: что идёт в строки, что — в колонки. Перетаскиванием или кнопками Добавить/Удалить вы меняете уровни. Например, в отчёте по продажам можно сделать два уровня строк: сначала Менеджер, внутри него — Номенклатура. Получится продажи каждого менеджера с разбивкой по товарам и подытогами.

Сортировка задаётся на вкладке Сортировка. Добавьте поле и выберите направление — По возрастанию или По убыванию. Чаще всего сортируют по сумме по убыванию, чтобы крупные позиции оказались сверху.

Группировать можно не только строки, но и колонки. Если в структуру строк поставить Номенклатура, а в колонки — Месяц, получится матрица: товары по вертикали, месяцы по горизонтали, в пересечении — суммы. Такой вид удобен для анализа динамики продаж за год на одном листе.

Итоги в отчётах на компоновке данных считаются автоматически для каждого уровня группировки. Отдельно их включать не нужно — подытоги по группам и общий итог появляются сами. Если итоговая строка не нужна, её убирают в настройках оформления группировки (Расположение итогов → Нет). А чтобы свернуть все подуровни и смотреть только итоги по верхним группам, пользуйтесь значками «плюс» и «минус» слева от строк или командой Ещё → Свернуть все группировки.

Условное оформление: подсветка нужных значений

Условное оформление раскрашивает ячейки по правилу: отрицательные остатки — красным, крупные суммы — жирным, просрочку — фоном. Это не косметика, а способ сразу увидеть проблему в большой таблице.

Откройте Настройки → Оформление → Условное оформление и добавьте новую строку. В ней заполняются три части:

1. Оформление — что изменить: цвет фона (ЦветФона), цвет текста (ЦветТекста), шрифт, границы.
2. Условие — когда применять: например, Сумма < 0 или Количество дней просрочки > 30.
3. Оформляемые поля — к каким колонкам применить. Если поля не указать, оформление сработает на всю строку.

Пример: чтобы подсветить должников, задайте условие «остаток долга больше нуля» и фон светло-красный на колонку с суммой. После формирования все проблемные строки будут видны с первого взгляда.

Второй частый сценарий — выделить крупные значения. Условие «Сумма больше 100000» плюс жирный шрифт заставят отчёт сам показывать, где основные обороты. Условия можно комбинировать: одно правило красит отрицательные остатки, другое — выделяет суммы выше порога, и они не мешают друг другу, пока применяются к разным колонкам.

Условное оформление сохраняется вместе с вариантом отчёта, поэтому настроив его один раз, вы будете видеть подсветку при каждом формировании.

Печать, экспорт и сохранение своего варианта

Готовый отчёт можно распечатать, выгрузить файлом и сохранить настройки на будущее. Это три разные операции — не путайте их.

Печать. Нажмите Печать на панели отчёта или Ctrl+P. Перед печатью загляните в Ещё → Параметры страницы: там задаются ориентация (книжная/альбомная), масштаб и поля. Широкие отчёты почти всегда печатают в альбомной ориентации с автоподбором масштаба, иначе таблица «разъезжается» на несколько листов. Если отчёт длинный и шапка нужна на каждой странице, задайте повторение заголовка через Таблица → Печать → Повторять при печати для выделенных строк — тогда названия колонок не потеряются на втором и третьем листах.

Экспорт в файл. Кнопка Сохранить (значок дискеты) или Ещё → Сохранить. 1С предложит выбрать формат:

Для выгрузки в Excel чаще берут .xlsx — он открывается в современном Office и сохраняет формулы итогов.

Сохранение варианта. Если вы настроили отбор, группировки и оформление и хотите вернуться к ним завтра, сохраните вариант: Ещё → Сохранить вариант отчёта. Дайте ему понятное имя («Продажи по менеджерам» вместо «Вариант 1»). Сохранённый вариант появится в списке выбора вверху формы, и его можно сделать вариантом по умолчанию.

Частые ошибки при настройке отчётов

Эти промахи встречаются чаще всего и легко исправляются, когда знаешь, куда смотреть.

• 🔴 Отбор стоит, а данных нет. Проверьте вид сравнения. Частая ошибка — поставить Равно вместо В группе для папки справочника: по папке напрямую движений нет, они у элементов внутри.
• 🔴 Настройки слетели после закрытия. Вы не сохранили вариант. Любая тонкая настройка живёт только до закрытия формы, пока не сохранена через Сохранить вариант отчёта.
• 🔴 Отчёт печатается на десяти листах. Не задана альбомная ориентация и масштаб. Зайдите в Параметры страницы до печати.
• 🔴 Итоги не сходятся с ожидаемыми. Обычно дело в периоде или в лишнем отборе, который вы забыли выключить. Снимите все галочки отборов и сформируйте заново — увидите полную картину.
• 🔴 Excel открывает «кашу». Выгрузка прошла в старый формат .mxl или .txt. Для таблиц с числами выбирайте именно .xlsx.

Прежде чем менять структуру отчёта «под себя», сохраните текущий вариант под новым именем — так вы всегда сможете вернуться к привычному виду.

Частые вопросы