Отгрузка товаров и услуг в 1С: от настройки до проводок

Отгрузку покупателю в 1С оформляют документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе Продажи. Он сразу делает три вещи: списывает товар со склада, показывает выручку по счёту 90.01 и начисляет НДС. Отдельно к нему выписывается счёт-фактура или сводный УПД.

Дальше — как настроить программу перед первой продажей, чем отгрузка товара отличается от акта на услугу, какие проводки увидите в движениях и на чём чаще всего спотыкаются бухгалтеры. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); где порядок в Управлении торговлей 11 отличается, это отмечено.

Что настроить перед первой отгрузкой

Если база новая, потратьте пять минут на настройки — иначе документ не проведётся или даст неверный НДС.

Проверьте три вещи:

• 🧾 Учётная политика и НДС. Раздел Главное → Налоги и отчёты → НДС. Здесь задаётся ставка по умолчанию и момент определения налоговой базы. Если организация на УСН — отгрузка пойдёт без НДС, и счёт-фактура не понадобится.
• 📦 Складской учёт. В Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов включается учёт по складам и партиям. Без партионного учёта программа спишет себестоимость по средней, и колонка «Склад» в документе может не показываться.
• 🧮 Способ оценки МПЗ. Там же, в учётной политике: По средней или ФИФО. От этого зависит сумма проводки Дт 90.02 Кт 41 при отгрузке.

Заодно убедитесь, что товар оприходован и на складе есть остаток. Проверить быстро — отчёт Склад → Остатки товаров или Остатки и обороты по счёту 41.

Как создать документ реализации товаров

Основной сценарий — продажа товара со склада.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Реализация» и выберите вид «Товары (накладная, УПД)».
3. Заполните шапку: организация, склад, контрагент и договор. Дата документа = дата перехода права собственности, обычно день отгрузки.
4. В табличной части добавьте номенклатуру. Кнопка «Подбор» удобнее ручного ввода: показывает остатки по складу прямо в окне подбора.
5. По каждой строке проверьте количество, цену и ставку НДС. Если цены заданы в договоре или установлены документом Установка цен номенклатуры, они подтянутся сами.
6. Снизу проконтролируйте «Всего» и «НДС (в т. ч.)» или «НДС (сверху)» — в зависимости от того, как указана цена в договоре.
7. Нажмите «Провести».

После проведения выписывается счёт-фактура. Нажмите гиперссылку «Выписать счёт-фактуру» внизу документа — программа создаст его автоматически с той же датой. Если покупателю отдаёте один документ вместо накладной и счёта-фактуры, выбирайте вид операции УПД со статусом 1 (о статусах — ниже).

У кнопки создания есть несколько видов операции — выбирайте по сделке:

• «Товары (накладная, УПД)» — обычная продажа со склада.
• «Товары, услуги, комиссия» — смешанная отгрузка, а также продажа чужого товара по договору комиссии.
• «Отгрузка без перехода права собственности» — товар физически уехал, но выручку признаёте позже; списывается на счёт 45.
• «Оборудование», «Материалы в переработку» — для нетоварных операций.

Связь с оплатой программа подтягивает сама: если покупатель платил авансом, при проведении зачтётся аванс со счёта 62.02, а остаток ляжет на 62.01 как долг. Отдельно «привязывать» платёж к отгрузке не нужно — достаточно одного договора и одной организации в обоих документах.

В Управлении торговлей 11 логика та же, но документ называется «Реализация товаров и услуг» и лежит в разделе Продажи. Перед ним обычно оформляют Заказ клиента, а отгрузку создают «на основании» заказа — тогда количество и цены переносятся автоматически. В УТ 11 используется термин «Виды цен» (в Бухгалтерии — «Типы цен»), не путайте их при настройке.

Отгрузка услуг и работ: в чём отличие

Услуга на складе не хранится, себестоимость со счёта 41 не списывается. Поэтому документ оформляется иначе.

Два рабочих варианта:

• Если продаёте только услуги — создайте реализацию с видом «Услуги (акт, УПД)». Табличная часть одна, остатки не проверяются.
• Если в одной отгрузке и товар, и услуга (например, товар + доставка) — выберите вид «Товары, услуги, комиссия». Там отдельные вкладки «Товары» и «Услуги».

Ключевой реквизит для услуги — счёт затрат и аналитика, которые подставляются в проводку по кредиту 90. По услугам программа формирует только выручку и НДС, строки списания себестоимости не будет.

Для работ (монтаж, ремонт, разработка) используется тот же вид «Услуги». Если нужен акт выполненных работ по своей форме — его печатная форма настраивается через макет или внешнюю печатную форму, но проводки от этого не меняются.

Серии, сроки годности и номера ГТД

Эти реквизиты нужны не всем, но без них часть товаров корректно не отгрузить.

Серии. Если по номенклатуре ведётся учёт по сериям (включается в карточке номенклатуры или в её виде), в строке реализации появляется колонка «Серия». Серию нужно выбрать из тех, что есть на складе, — иначе списать партию не получится. Сроки годности обычно «привязаны» к серии: серия хранит дату выпуска и годен до.

Номер ГТД и страна происхождения. Для импортного товара эти реквизиты попадают в счёт-фактуру из приходного документа. Если при отгрузке колонки ГТД пустые — значит, они не были заполнены при поступлении. Открывать реализацию и дописывать номер вручную не нужно: поправьте документ поступления, и номер ГТД подтянется в счёт-фактуру автоматически.

Маркируемый товар (обувь, табак, вода и др.) требует отдельного вывода кодов из оборота. Для него в реализации появляется вкладка или команда проверки кодов маркировки, а сведения уходят в «Честный ЗНАК». Это отдельный большой сценарий, здесь — только упоминание, чтобы вы не искали коды в обычной накладной.

Печать накладных, УПД и передача в ЭДО

После проведения документа по кнопке «Печать» доступен набор форм. Что выбрать — зависит от того, как вы оформляете сделку.

• Товарная накладная ТОРГ-12 + Счёт-фактура — классическая пара из двух бумаг.
• УПД — один документ вместо накладной и счёта-фактуры. Статус 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру; статус 2 — только первичку (когда НДС не выделяется, например при УСН).
• Транспортная накладная и ТТН — если организуете перевозку.

Передача через ЭДО. Если подключён сервис электронного документооборота (1С-ЭДО, Диадок, СБИС), кнопка «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» формирует электронный УПД и отправляет его контрагенту. Счёт-фактуру в составе электронного УПД подписывают квалифицированной электронной подписью — это требование для счетов-фактур. Первичные документы без НДС стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью.

Статусы электронного документа (отправлен, доставлен, подписан, аннулирован) видны прямо в журнале отгрузок — в колонке состояния ЭДО. Подписанный обеими сторонами УПД имеет ту же юридическую силу, что бумажный с печатями.

Какие проводки формирует отгрузка

Проведённый документ формирует движения по бухгалтерским счетам. Для товара их три, для услуги — две.

Разберём логику:

• Выручка всегда идёт в кредит 90.01 в корреспонденции с расчётами покупателя 62.01. Это сумма продажи с НДС или без — зависит от настройки.
• Себестоимость Дт 90.02 Кт 41 появляется только у товаров и считается по способу оценки МПЗ (средняя или ФИФО). Сумма берётся из остатков, в самом документе её не вводят.
• НДС Дт 90.03 Кт 68.02 формируется, если организация — плательщик НДС. На УСН этой строки не будет.
• Если под отгрузку был аванс, при реализации программа восстанавливает НДС с аванса проводкой Дт 68.02 Кт 76.АВ, чтобы налог не задвоился.

Проверить движения можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт на панели). Если какой-то строки нет — вернитесь к настройкам НДС или способа оценки МПЗ.

Аналитика по счёту 90 важна для отчётности: выручка и себестоимость разносятся по номенклатурным группам, а налог на прибыль потом считается в их разрезе. Если по строке не задана номенклатурная группа, в отчёте по прибыли появится пустая аналитика — заполните её в карточке номенклатуры или вида номенклатуры заранее.

Себестоимость в момент отгрузки программа может поставить предварительно, а окончательно пересчитать при закрытии месяца регламентной операцией «Корректировка стоимости номенклатуры». Поэтому не удивляйтесь, если сумма по 90.02 немного изменится после закрытия периода, — это нормальный пересчёт по средней.

Нужно исправить уже выставленную отгрузку? Для первички с ошибкой оформляют «Корректировку реализации» на основании исходного документа: вид «Исправление в первичных документах» правит данные, «Корректировка по согласованию сторон» меняет цену или количество. Переоформлять саму реализацию задним числом не стоит — потеряется история и съедет НДС.

Частые ошибки при оформлении отгрузки

Ошибки повторяются из базы в базу. Вот те, что чаще всего ломают отгрузку, и как их поймать.

Ещё две проверки перед закрытием месяца:

• Сверьте оборот по 90.01 в оборотно-сальдовой ведомости с книгой продаж — суммы должны совпадать.
• Убедитесь, что по всем отгрузкам с НДС выписаны счета-фактуры: незакрытые видны в отчёте по НДС как расхождение.

Частые вопросы