Отпуск сотрудника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от остатков дней до выплаты

Отпуск в 1С 8.3 оформляют одним документом «Отпуск»: в ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск. Документ сразу делает три вещи: печатает приказ Т-6, считает отпускные по среднему заработку и ставит дни отпуска в табель. Отдельный «приказ», а потом отдельный «расчёт» заводить не нужно.

Частое заблуждение — что отпуск можно провести в любой момент, а цифры «сами пересчитаются». Нет: средний заработок берётся из начислений, которые уже есть в базе. Если зарплата за прошлый месяц не начислена, отпускные выйдут заниженными. Поэтому порядок такой: закрыть прошлый месяц, проверить остаток дней, оформить отпуск, выплатить не позднее чем за три дня до его начала.

Перед оформлением отпуска: что проверить в карточке сотрудника

Пять минут проверки до создания документа избавляют от перерасчётов после выплаты.

• 📅 Право на отпуск и остаток дней. В ЗУП 3.1 откройте отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков. Он показывает, сколько дней положено, сколько использовано и какой остаток за каждый рабочий год.
• 🧾 Начальные остатки. Если база начата не с первого дня работы организации, остатки за прошлые периоды нужно внести документом ввода начальных остатков отпусков. Без них отчёт покажет «ноль» или отрицательное число.
• 🗓 Ежегодное право. Положенные дни (28 основных плюс дополнительные) задаются при приёме на работу. Проверьте их в документе «Прием на работу» или в последнем кадровом переводе.
• 💰 Начисления за расчётный период. Зарплата за все 12 месяцев до отпуска должна быть начислена в этой базе или введена как данные для расчёта среднего (для сотрудников, перенесённых из старой программы).
• 📆 Производственный календарь . Праздничные дни в отпуск не входят и его продлевают (ст. 120 ТК РФ). Если календарь на текущий год не загружен, программа неверно посчитает дату окончания.

Как оформить отпуск в ЗУП 3.1 по шагам

Шаг 1. Создайте документ

1. Перейдите в Зарплата → Отпуска, нажмите Создать и выберите «Отпуск».
2. Укажите организацию и месяц начисления — месяц, в котором отпускные попадут в расчёт. Обычно это месяц начала отпуска.
3. Выберите сотрудника. Программа подтянет его должность и подразделение.

Шаг 2. Задайте период и вид отпуска

1. Для ежегодного отпуска оставьте флажок основного отпуска и укажите даты «с» и «по».
2. Проверьте поле с рабочим годом, за который даётся отпуск. ЗУП заполняет его по остаткам: сначала закрываются самые старые неиспользованные дни.
3. Если сотруднику положен дополнительный отпуск (вредность, ненормированный день), добавьте его на вкладке дополнительных отпусков отдельной строкой со своими датами.

Пример: основной отпуск с 10 по 23 число — 14 календарных дней. Если внутри попадает праздник, программа сама сдвинет дату окончания на один день.

Шаг 3. Проверьте расчёт

После ввода дат ЗУП рассчитывает документ автоматически. Смотрите:

• вкладку «Начисления» — сумма отпускных, разбитая по месяцам, если отпуск переходит на следующий месяц;
• средний заработок — открывается по ссылке рядом с суммой; там видны начисления по месяцам и отработанные дни;
• НДФЛ — налог с отпускных, который удержат при выплате;
• удержания — алименты и другие удержания, если они есть у сотрудника.

Шаг 4. Укажите порядок выплаты

Отпускные почти всегда платят в межрасчётный период, а не с зарплатой: по ст. 136 ТК РФ деньги должны прийти не позднее чем за три дня до начала отпуска. Выберите выплату в межрасчётный период и проставьте дату выплаты. Дату ставьте реальную: от неё зависит дата удержания НДФЛ.

Шаг 5. Проведите и распечатайте

1. Нажмите Провести.
2. Через меню Печать выведите приказ о предоставлении отпуска (Т-6) и записку-расчёт (Т-60).
3. Приказ подписывает руководитель, сотрудник ставит подпись об ознакомлении.

Как считаются отпускные и где это видно в программе

Формулу ЗУП берёт из Положения о средней зарплате (Постановление Правительства № 922):

Отпускные = Средний дневной заработок × Дни отпуска

Средний дневной = Выплаты за 12 месяцев /
                  (29,3 × полные месяцы + дни неполных месяцев)

Дни неполного месяца = 29,3 / календарные дни месяца × отработанные календарные дни

Пример. Сотрудник отработал все 12 месяцев, начислено 600 000 ₽.

Что ЗУП исключает из расчёта сам: больничные, предыдущие отпуска, командировки, простои по вине работодателя — и выплаты, и дни. Чтобы проверить, откройте средний заработок и посмотрите, какие дни программа учла в каждом месяце.

Какие начисления входят в средний заработок, определяет настройка каждого вида начисления (Настройка → Начисления, вкладка про учёт в среднем заработке). Если премия «не попала» в отпускные — первым делом смотрите там.

Отпуск в табеле учёта рабочего времени

Отдельно «ставить отпуск в табель» не нужно. Проведённый документ «Отпуск» сам регистрирует дни отсутствия, и в табеле Т-13 они появятся с буквенным кодом:

Табель формируют отчётом «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате или документом «Табель», если в организации время вносят вручную.

Если в табеле на дни отпуска стоит «Я», значит, документ «Отпуск» не проведён или проведён на другую организацию либо другое рабочее место сотрудника (бывает у совместителей).

Разные виды отпусков: какой документ выбрать

Для каждого вида отпуска в ЗУП свой документ или своя настройка. Ошибиться легко: «Отпуск без сохранения оплаты», проведённый обычным «Отпуском», начислит деньги, которых быть не должно.

Перенос, продление и отзыв

• Болезнь во время отпуска. Оформите «Больничный лист» на даты болезни. Отпуск продлевается на эти дни или переносится по договорённости (ст. 124 ТК РФ). Дни, совпавшие с болезнью, должны уйти из отпуска — после проведения больничного проверьте документ «Отпуск» и при необходимости исправьте его.
• Отзыв из отпуска. Откройте проведённый документ «Отпуск» и воспользуйтесь командой Исправить: укажите новую дату окончания. ЗУП сторнирует лишние отпускные и пересчитает документ, а неиспользованные дни вернутся в остаток.
• Перенос по графику. В ЗУП есть документ «Перенос отпуска» — он меняет плановые даты в графике, но ничего не начисляет.

Выплата отпускных и связь с бухгалтерией

Выплата из ЗУП

1. Создайте ведомость на выплату — в банк, в кассу или на карту — в разделе Выплаты.
2. Выберите вид выплаты «Отпуск» и заполните ведомость: попадут все отпуска с выплатой в межрасчётный период.
3. Проведите ведомость. Дата выплаты фиксирует удержание НДФЛ.

НДФЛ с отпускных перечисляют в составе единого налогового платежа по общему сроку: налог, удержанный с 23-го числа прошлого месяца по 22-е текущего, — до 28-го числа. Взносы начисляются при расчёте зарплаты за месяц, в котором начислен отпуск.

Передача в Бухгалтерию 3.0

Если зарплату ведут в ЗУП, а учёт — в БП, проводки появляются после документа «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете) и синхронизации баз. Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного для начисления или сотрудника.

Если организация создаёт оценочные обязательства по отпускам (ПБУ 8/2010), отпускные начисляются за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. Микропредприятия и малые компании на упрощённом бухучёте резерв могут не создавать.

Отпуск прямо в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 отпуск оформляют, если зарплата ведётся в этой программе:

1. Включите учёт отпусков в настройках зарплаты: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Создайте документ через Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск.
3. Укажите сотрудника, месяц начисления и период — средний заработок посчитается по начислениям базы.
4. Распечатайте Т-6 и Т-60 из меню Печать, выплатите ведомостью в межрасчётный период.

В БП нет остатков отпусков, графика и переноса — это кадровые функции ЗУП. Если сотрудников много и отпуска разных видов, удобнее вести их там.

Проверка и отчёты по отпускам

Чтобы ничего не потерять к концу года, держите под рукой три отчёта:

• 📊 «Остатки отпусков» — кому сколько дней положено и сколько не использовано. Полезен перед утверждением графика на следующий год: график утверждают не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ).
• 📋 «Анализ начислений и удержаний» (раздел Зарплата → Отчеты по зарплате) — сверка начисленных отпускных, НДФЛ и выплат по сотруднику.
• 🗂 Журнал Зарплата → Отпуска с отбором по месяцу — проверка, что у всех отпусков в месяце есть дата выплаты и проведённая ведомость.

Сверку удобно делать перед закрытием месяца: суммы отпускных в отчёте по начислениям должны совпасть с суммой выплат по ведомостям с видом «Отпуск».

Ошибки при оформлении отпуска и как их исправить

Не удаляйте и не распроводите документ «Отпуск», если отпускные уже выплачены: ведомость останется без основания, а НДФЛ — без начисления. Правьте только через исправление.

Частые вопросы