Отпуск сотрудника в 1С ЗУП 3.1: от графика до выплаты и проводок

Отпускные в 1С ЗУП 3.1 оформляют документом «Отпуск»: Кадры → Отпуска (тот же журнал открывается из раздела Зарплата → Отпуска), кнопка Создать. В документе выбирают сотрудника, вид отпуска и даты, программа сама считает средний заработок, отпускные и НДФЛ, печатает приказ Т-6 и записку-расчёт Т-60. Выплатить деньги нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Ошибки с отпускными обычно всплывают не в день оформления, а позже: средний получился нулевым, остаток дней ушёл в минус, отпуск захватил два месяца и бухгалтер не понимает, откуда расход в следующем периоде. Ниже порядок, при котором этих сюрпризов не бывает, и способы исправить то, что уже пошло не так.

1. Подготовка справочников: виды отпусков и права сотрудников

Прежде чем оформлять первый отпуск, проверьте три вещи. Если база новая или перенесена из другой программы, без них расчёт будет неверным.

Виды отпусков. Основной ежегодный отпуск 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) в программе есть по умолчанию. Дополнительные отпуска заводят в справочнике Настройка → Виды отпусков:

• 🏭 за вредные или опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ);
• ⏰ за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ);
• ❄️ за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях;
• 📄 дополнительные отпуска по коллективному договору.

Если справочника в меню нет, в настройках кадрового учёта (Настройка → Кадровый учет) включите использование нескольких видов ежегодных отпусков.

Права на отпуск. Ежегодные отпуска закрепляются за сотрудником в документах «Прием на работу» и «Кадровый перевод», а при ведении штатного расписания — в позиции штатного расписания. Отсюда программа берёт, сколько дней в год положено каждому.

Начальные остатки. Если сотрудник работал до начала учёта в 1С, введите неиспользованные дни. Без этого отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчеты) покажет только то, что накоплено в программе.

История заработка. Средний считается за 12 месяцев. Если зарплату раньше начисляли в другой программе, начисления этих месяцев должны быть в базе. Их вносят документом «Данные для расчета среднего заработка» или правят прямо из документа «Отпуск» (об этом в разделе 4).

2. График отпусков в 1С

График отпусков на следующий год утверждают не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Для большинства организаций это крайний срок — 17 декабря.

Как составить график в ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Графики отпусков, нажмите Создать.
2. Укажите организацию, год и при необходимости подразделение.
3. Заполните табличную часть: сотрудник, вид отпуска, дата начала, количество дней. Отпуск можно разбить на части — одна из них не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ).
4. Сверьте дни с остатками: справа от строки программа показывает, сколько дней положено.
5. Проведите документ и распечатайте унифицированную форму Т-7 или форму, утверждённую в организации.

График в 1С — плановый документ. Он не начисляет отпускные, а нужен для контроля и для быстрого создания документов «Отпуск».

Если сотрудник переносит отпуск, график не переписывают. Оформите документ «Перенос отпуска» из журнала графиков: в нём указывают старые и новые даты, а также основание переноса.

3. Заявление и приказ: документ «Отпуск» в ЗУП 3.1

Заявление сотрудник пишет на бумаге или подаёт через кадровый ЭДО, если он подключён. Само по себе заявление в 1С не нужно: основой для приказа и расчёта служит документ «Отпуск».

Порядок оформления:

1. Кадры → Отпуска → Создать → «Отпуск».
2. Выберите сотрудника. Дата документа — дата приказа.
3. Вкладка «Основной отпуск»: отметьте флажок отпуска, укажите даты «с» и «по». Количество дней программа посчитает сама и не включит в него нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ).
4. Проверьте период работы, за который предоставляется отпуск, — поле с рабочим годом заполняется по данным остатков.
5. Если сотруднику положен и дополнительный отпуск, добавьте его на вкладке «Дополнительные отпуска».
6. Выберите способ выплаты.
7. Нажмите Рассчитать (или проверьте, что расчёт выполнен), затем Провести и закрыть.

Из документа по кнопке Печать выводятся:

Для нескольких сотрудников сразу есть документ «Отпуск сотрудников» — он делает групповой приказ Т-6а, но удобен в основном для одинаковых отпусков, например для коллективного отпуска на производстве. Если даты разные, проще оформить отдельные документы.

4. Как рассчитываются отпускные в программе

ЗУП считает отпускные по Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (Постановление Правительства РФ № 922). Логика такая:

• 📅 расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска;
• 💰 в расчёт берутся начисления, с которых в программе установлен признак «учитывается при расчёте среднего»;
• 🚫 исключаются периоды больничных, прошлых отпусков, командировок и выплаты за них;
• ➗ среднедневной заработок = сумма начислений ÷ 12 ÷ 29,3, если все месяцы отработаны полностью.

Пример с полным периодом. За 12 месяцев сотруднику начислено 720 000 ₽, больничных и отпусков не было.

• Среднедневной: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 047,78 ₽.
• Отпуск 14 календарных дней: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.
• НДФЛ 13 %: 3 727 ₽.
• К выплате: 24 941,92 ₽.

Если месяц отработан не полностью, дни этого месяца считаются по формуле: 29,3 ÷ календарные дни месяца × отработанные календарные дни. Сотрудник болел 11 дней в 31-дневном месяце, отработал 20 дней: 29,3 ÷ 31 × 20 = 18,90 дня. Программа делает это сама по табелю и данным о больничных.

Как посмотреть и поправить расчёт. В документе «Отпуск» щёлкните по сумме среднего заработка. Откроется форма с начислениями и днями по каждому месяцу. Здесь можно:

1. увидеть, какие месяцы попали в расчёт и сколько дней в каждом учтено;
2. добавить заработок за месяцы, когда зарплату начисляли не в этой базе;
3. проверить, учтены ли премии (годовые и квартальные премии попадают в расчёт по особым правилам п. 15 Положения).

Ручная правка среднего в документе действует только для этого документа. Если неверна история начислений, исправьте её в данных для расчёта среднего — иначе ошибка повторится в следующем отпуске и в больничном.

Повышение оклада. Если оклады в организации повышены всем сотрудникам (или подразделению) в расчётном периоде или во время отпуска, средний индексируют (п. 16 Положения). ЗУП делает это при наличии кадрового документа об изменении оплаты, проведённого с отметкой о повышении для всех.

5. Выплата отпускных и удержание НДФЛ

Способ выплаты выбирают прямо в документе «Отпуск»:

Самый частый вариант — межрасчётная выплата. После проведения документа нажмите Выплатить в форме документа: ЗУП создаст и проведёт ведомость (в банк, в кассу или на карту — по способу выплаты сотрудника) и зарегистрирует удержанный НДФЛ.

НДФЛ с отпускных:

• удерживается при фактической выплате (ст. 226 НК РФ);
• датой дохода считается день выплаты (ст. 223 НК РФ);
• перечисляется в составе единого налогового платежа в общие сроки для НДФЛ, отдельного срока «до конца месяца» больше нет.

Опоздали с выплатой? Программа не запрещает выплату позже срока, но за каждый день просрочки положена компенсация по ст. 236 ТК РФ. Её начисляют отдельным начислением; в отпускные она не входит.

6. Отражение отпускных в бухгалтерском учёте

ЗУП проводок не формирует. Он передаёт в Бухгалтерию данные документом Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете, который создают в конце месяца после начисления зарплаты. Счета затрат берутся из способов отражения в справочнике Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучете — их указывают в начислении, сотруднике, подразделении или организации.

Типовые проводки в Бухгалтерии 3.0 после синхронизации:

Резерв отпусков. Организации, которые не применяют упрощённый бухучёт, обязаны формировать оценочное обязательство по отпускам (ПБУ 8/2010). Тогда отпускные списываются с 96 счёта, а не сразу в затраты. Резерв ведётся в Бухгалтерии: в учётной политике включают его формирование, ежемесячно его начисляет закрытие месяца .

Отпуск на два месяца. ЗУП делит сумму начисления по месяцам отпуска. В бухучёте отпускные признают в месяце начисления. В налоговом учёте при ОСНО Минфин в своих разъяснениях рекомендует признавать часть, приходящуюся на следующий месяц, в том месяце.

Если зарплату и кадры ведут в Бухгалтерии 3.0 без ЗУП, путь другой:

В Бухгалтерии нет графика отпусков и резерва по правилам ЗУП — только сам документ, расчёт и печать приказа. Проводки по отпуску появятся после документа «Начисление зарплаты» за месяц.

7. Ошибки при оформлении отпускных и как их исправить

Исправление проведённого отпуска. Пока зарплата за месяц не начислена и ведомость не выплачена, документ можно просто открыть, изменить и перепровести. Когда месяц закрыт, правка «задним числом» сломает расчётные листки и 6-НДФЛ. Тогда используйте кнопку Исправить в форме документа: ЗУП создаст исправление, сторнирует прежнюю сумму и начислит новую в текущем периоде.

Отзыв из отпуска оформляют приказом по согласию сотрудника (ст. 125 ТК РФ). В программе исправляют сам документ «Отпуск», сокращая даты. Излишне выплаченные отпускные удерживают из зарплаты, неиспользованные дни возвращаются в остаток.

Частые вопросы