Как провести отстранение сотрудника без оплаты и с оплатой в ЗУП 3.1

Отстранение от работы в 1С ЗУП 3.1 регистрируют отдельным документом «Отстранение от работы» из раздела Кадры. Чтобы провести отстранение без оплаты, в документе выбирают вариант без начисления: программа исключит дни из расчёта оклада, поставит в табель код НБ и уберёт период из стажа для отпуска.

Если отстранение оплачивается (например, работодатель сам не отправил человека на медосмотр), выбирают вариант с оплатой, и дни попадут в табель с кодом НО. Ручные «Неявки» и «Отпуск без сохранения» для этого не годятся: они дают другой код табеля и другой стаж.

Когда работника отстраняют и платят ли ему

Основание — статья 76 ТК РФ. Работодатель обязан не допускать человека к работе, пока не устранена причина. Зарплата за это время, по общему правилу, не начисляется.

Основания из статьи 76:

• 🍺 появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
• 📚 не прошёл обучение и проверку знаний по охране труда;
• 🩺 не прошёл обязательный медосмотр или психиатрическое освидетельствование;
• ⛔ медицинские противопоказания к работе по заключению врачей;
• 🚗 приостановлено специальное право (водительское удостоверение, допуск) — до двух месяцев, если без него работать нельзя;
• 🦺 не применяет выданные средства индивидуальной защиты;
• 🏛️ требование органов и должностных лиц, которым это разрешено законом.

Кому платить, решает причина и вина:

Без приказа программа документ провести даст, но при проверке трудинспекции отстранение без бумаги не устоит. Сначала оформите основание: акт о появлении в нетрезвом виде, медицинское заключение, служебную записку о непройденном обучении. Потом приказ, и только после этого — документ в 1С.

Подготовка: что проверить в программе перед первым отстранением

Отстранение — редкий документ. В базе, где его ни разу не вводили, он может оказаться скрыт настройками.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке настройки состава начислений и удержаний.
3. Найдите вкладку с учётом отсутствий и рабочего времени и проверьте, что флажок для отстранений включён.
4. Если хотите платить отстранение, проверьте, что в справочнике Настройка → Начисления есть начисление с назначением «Оплата отстранения» или аналогичное по среднему заработку. Программа создаёт его сама при включении флажка.

Название вкладки зависит от релиза ЗУП 3.1: в одних это «Учёт времени», в других «Прочие начисления». Ищите строку со словом «Отстранение».

Как в 1С ЗУП провести отстранение от работы без оплаты: пошагово

Порядок одинаков для любой причины. Разница — только в выбранном варианте оплаты.

Шаг 1. Создайте документ

Зайдите в раздел Кадры. Если в панели раздела нет ссылки на отстранения, наберите «отстранение» в строке поиска интерфейса: программа предложит список документов. В списке нажмите Создать.

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация и Сотрудник — выберите из справочника. У совместителя каждое трудоустройство отдельное: отстраняйте по тому, где есть основание.
• Период отстранения — дата начала и дата окончания. Первый день — это день, когда человека не допустили, а не дата приказа.
• Причина (основание) — коротко, с номером и датой приказа. Это поле попадёт в печатную форму и в историю сотрудника.

Если дата окончания пока неизвестна (ждёте медзаключение), поставьте ожидаемую. Потом её поправите — об этом в разделе про возврат.

Шаг 3. Выберите вариант оплаты

Для отстранения без оплаты выберите вариант без начисления. Тогда документ:

• ✂️ уменьшит отработанное время в начислении зарплаты за месяц;
• 📅 закроет дни кодом НБ;
• 🧮 исключит период из расчётного периода среднего заработка;
• 🏖️ сдвинет рабочий год для отпуска.

Для оплачиваемого варианта выберите вид оплаты и начисление по среднему заработку. На вкладке начислений появится строка с суммой, её можно открыть и проверить расчёт среднего.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

Нажмите Провести и закрыть. Приказ можно распечатать из документа, если в меню Печать есть подходящая форма, или оформить свой: обязательной унифицированной формы приказа об отстранении нет.

Начисления и проводки при отстранении

ЗУП сам проводок не делает. Он рассчитывает суммы, а проводки формирует бухгалтерская программа после документа «Отражение зарплаты в бухучёте».

Отстранение без оплаты

Начислять нечего. Пример: оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, человек отстранён на 3 дня. Документ «Начисление зарплаты» рассчитает оклад за 18 дней:

60 000 / 21 × 18 = 51 428,57 ₽.

Отдельной строки «отстранение» в расчётном листке не будет. Будет меньше отработанных дней и часов.

Отстранение с оплатой

Пример: средний дневной заработок 3 000 ₽, отстранение на 5 рабочих дней не по вине работника, оплата как простой — 2/3 среднего.

3 000 × 5 × 2/3 = 10 000 ₽.

Сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная оплата труда. В бухгалтерии она ложится на тот же счёт затрат, что и зарплата сотрудника.

Счёт затрат подставится из способа отражения, который задан для начисления в ЗУП. Если оплату отстранения нужно вести на другом счёте (например, 91.02 по решению учётной политики), укажите отдельный способ отражения в карточке начисления.

Отстранение в отчётах: РСВ, 6-НДФЛ и СЗВ-ТД

Каждый отчёт реагирует по-своему. Ручных правок обычно не нужно, если документ проведён до расчёта зарплаты.

Почему отстранения нет в СЗВ-ТД

Кадровые сведения подают только о мероприятиях: приём, перевод, увольнение, присвоение квалификации и ещё несколько. Отстранение к ним не относится. Если ЗУП вдруг предлагает включить сотрудника в отчёт, ищите параллельный кадровый перевод.

Проверка стажа перед сдачей

Перед годовым отчётом откройте сформированные сведения о стаже и найдите сотрудника. Период отстранения без оплаты должен стоять отдельной строкой. Если строки нет, значит, документ проведён после формирования отчёта: перезаполните отчёт.

Отстранение по медицинским показаниям

Самый «длинный» и спорный случай. Тут срок часто неизвестен заранее, а ошибка в оплате оборачивается спором с работником.

Чем медицинское отстранение отличается от больничного

• 🩺 Больничный — это нетрудоспособность, за неё платит СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд) и работодатель за первые три дня.
• ⛔ Медпротивопоказание — человек может работать, но не на этой должности. Пособия нет.

Если в период отстранения сотрудник заболел и принёс электронный больничный, пособие за дни болезни по общему правилу не положено: ч. 1 ст. 9 закона № 255-ФЗ называет отстранение основанием для отказа, если за это время не сохраняется зарплата. Перед тем как вводить больничный в ЗУП поверх отстранения, согласуйте решение с юристом.

Перевод или отстранение

По статье 73 ТК РФ работодатель сначала обязан предложить другую подходящую работу. Если человек согласился — это кадровый перевод, а не отстранение. В ЗУП вводится документ «Кадровый перевод», код табеля обычный.

Если отказался или вакансий нет:

• срок по заключению до четырёх месяцев — отстранение без оплаты на весь срок;
• срок больше четырёх месяцев или постоянно — увольнение, если работник отказался от перевода или его нет.

Как не потерять документы

Медицинское заключение и отказ от перевода храните вместе с приказом. Номер и дату заключения впишите в причину отстранения в документе ЗУП. Через год, при проверке среднего заработка для отпуска, этого будет достаточно, чтобы объяснить исключённые дни.

Возврат сотрудника на работу: как закрыть отстранение в ЗУП

Отдельного документа «возврат из отстранения» нет. Закрытие — это правильная дата окончания в исходном документе.

Дата известна заранее

Ничего делать не нужно. После даты окончания сотрудник снова попадает в табель с рабочими днями, расчёт идёт по графику.

Человек вернулся раньше

Например, отстранили до 20-го, а заключение «годен» принёс 14-го.

1. Откройте документ отстранения.
2. Если зарплата за месяц ещё не рассчитана, измените дату окончания на 13-е и перепроведите.
3. Если месяц уже закрыт, воспользуйтесь командой исправления документа в его форме: ЗУП создаст исправление и зарегистрирует перерасчёт.
4. Откройте «Начисление зарплаты» за следующий месяц и убедитесь, что перерасчёт попал в документ.

Отстранение продлили

Схема та же: поменяйте дату окончания или создайте новый документ на продолжение с первого непокрытого дня. Второй вариант удобнее, если основание сменилось — например, первый период был «не прошёл медосмотр», а второй — «медпротивопоказания».

Не удаляйте проведённый документ отстранения, если по нему уже выплатили зарплату: перерасчёт уйдёт задним числом в текущий месяц и испортит сверку с бухгалтерией.

Ошибки, которые всплывают через полгода

Большинство проблем с отстранением не видно сразу. Они вылезают в отпуске, в больничном или при проверке.

Частые вопросы