Отстранение от работы в 1С: от приказа до расчёта зарплаты

Отстранение в 1С ЗУП 3.1 оформляется документом «Отстранение от работы». Сначала его включают в настройках расчёта зарплаты, затем создают документ на сотрудника с датами и причиной. Дни отстранения программа сама исключает из оплаты по окладу и ставит в табель.

Типичная ситуация: кладовщик не прошёл периодический медосмотр, срок истёк в понедельник. Отдел охраны труда приносит приказ, а расчётчику нужно, чтобы оклад за эти дни не начислился, табель показал правильный код, а в отпускных потом не вылезла лишняя сумма. Ниже порядок, который закрывает все три задачи сразу.

Основания для отстранения и что от них зависит в учёте

Перечень оснований дан в статье 76 ТК РФ. Работодатель обязан отстранить сотрудника, который:

• 🍺 появился на работе пьяным или под действием наркотиков;
• 📚 не прошёл обучение и проверку знаний по охране труда;
• 🩺 не прошёл обязательный медосмотр или психиатрическое освидетельствование;
• ⛔ имеет медицинские противопоказания к этой работе;
• 🚗 лишился специального права (например, прав на управление автомобилем у водителя) на срок до двух месяцев;
• 📄 подпадает под требование уполномоченных органов и в других случаях, которые прямо названы в законах.

Для учёта главное не само основание, а ответ на вопрос: платить за эти дни или нет. По общему правилу ст. 76 ТК РФ зарплата за период отстранения не начисляется. Исключения — когда человек не прошёл обучение или медосмотр не по своей вине. Тогда период оплачивается как простой.

Кадровый приказ составляют до того, как что-то вносить в программу. В приказе — основание, дата начала и условие окончания («до прохождения медосмотра», «до восстановления права»). Дата окончания часто неизвестна заранее, это нормально.

Включаем отстранения в настройках ЗУП

В новой базе документа отстранения в меню нет: функция по умолчанию выключена.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке с учётом отсутствий установите флажок Отстранения от работы.
4. Нажмите Записать и закрыть.

После этого программа создаёт служебный вид отсутствия для отстранения. Документ появится в кадровом разделе, а также в общем списке документов по отсутствиям. Быстрее всего его найти через поиск по интерфейсу: введите слово «отстранение» в строке поиска в шапке программы.

Начисление для оплачиваемого отстранения

Неоплачиваемое отстранение работает сразу: программе достаточно «вырезать» дни из оклада. Для оплачиваемого нужен вид начисления, который считается от среднего заработка.

Проверьте в Настройка → Начисления, есть ли начисление для оплаты простоя по вине работодателя. Обычно оно появляется, когда в той же настройке состава начислений включён учёт простоев. Откройте его карточку и проверьте:

• 📊 порядок расчёта — от среднего заработка, коэффициент 2/3 (или 100%, если так решили в организации);
• 🧾 НДФЛ — облагается, код дохода как у обычной зарплаты;
• 🏦 страховые взносы — облагаются;
• 📒 способ отражения в бухучёте — тот же счёт затрат, что у основного оклада сотрудника.

Как оформить отстранение в 1С ЗУП: пошаговая инструкция

Создаём документ по приказу.

1. Откройте список документов «Отстранение от работы» и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и сотрудника. Если у человека несколько рабочих мест, выберите то, по которому было отстранение.
3. Заполните период: дату начала и дату окончания. Дата начала — первый день, когда работник не допущен, а не дата составления приказа.
4. Выберите причину отстранения из списка или впишите основание по приказу.
5. Если период оплачивается — отметьте это в документе и выберите начисление из предыдущего раздела.
6. Выберите месяц начисления — тот, в котором начинается отстранение.
7. Нажмите Провести, затем при необходимости распечатайте приказ из меню Печать.

Если дата окончания неизвестна, поставьте ожидаемую дату по приказу (например, дату записи на медосмотр). Ставить «до конца года» не стоит: программа на весь этот период выключит сотрудника из расчёта, и это ударит по остаткам отпуска и планированию.

Отстранение задним числом

Бывает, что приказ передали в расчётный отдел после выплаты аванса или даже после закрытия месяца.

• 🗓️ Месяц ещё открыт — просто оформите документ и перезаполните «Начисление зарплаты и взносов».
• 🔁 Зарплата уже рассчитана и выплачена — после проведения отстранения программа предложит перерасчёт. Он попадёт в документ начисления текущего месяца отдельной строкой со сторно оклада за прошлые дни.
• 📉 Оклад за дни отстранения уже выплачен — сумма станет долгом сотрудника. Удерживать её можно только с соблюдением ограничений ст. 137 ТК РФ, это решение руководителя, а не программы.

Как отстранение влияет на зарплату, табель и средний заработок

После проведения документа программа меняет сразу несколько расчётов. Лучше один раз понимать их все, чем потом искать, откуда взялась разница.

Зарплата за месяц

Оклад начисляется только за отработанные дни. Пример: оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, отстранение без оплаты на 5 дней.

• Оплата по окладу: 60 000 / 22 × 17 = 46 363,64 ₽.
• За 5 дней отстранения — 0 ₽.

Если те же 5 дней оплачиваются как простой по вине работодателя при среднедневном заработке 3 000 ₽: 3 000 × 5 × 2/3 = 10 000 ₽. Итого за месяц 46 363,64 + 10 000 = 56 363,64 ₽.

Табель

В унифицированном табеле дни отстранения получают буквенный код:

• НБ — отстранение без начисления зарплаты;
• НО — отстранение с оплатой.

Проверьте табель за месяц, прежде чем отдавать его на подпись. Если вместо НБ стоят явки — значит, документ не проведён или в нём указан не тот сотрудник.

Средний заработок для отпускных

Время, когда работник был освобождён от работы без оплаты или с частичной оплатой, исключается из расчётного периода вместе с начислениями за него. ЗУП делает это автоматически: отстранённые дни не попадут в расчёт отпускных и командировочных.

Стаж для ежегодного отпуска

По ст. 121 ТК РФ в стаж для отпуска не включается время отстранения по вине работника. Исключение — медосмотр, не пройденный не по своей вине: такой период в стаж засчитывается.

Сверьте результат в отчёте «Остатки отпусков» после проведения документа. Если положенные дни не сдвинулись там, где должны, проверьте, правильно ли указана оплачиваемость отстранения.

Больничный в период отстранения

По закону № 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности не назначается за период отстранения, если за это время не начисляется зарплата . Если сотрудник принёс электронный больничный, который пересекается с отстранением без оплаты, пособие начисляйте только за дни после допуска к работе. Оплачиваемое отстранение такого ограничения не создаёт.

Отражение в бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерию 3.0 начисления приходят документом «Отражение зарплаты в бухучете» при синхронизации с ЗУП. Отдельных проводок по отстранению нет:

• без оплаты — в бухгалтерии просто меньше сумма оклада;
• с оплатой — сумма простоя идёт по тому же счёту затрат, что и зарплата сотрудника: Дт 20 (26, 44) Кт 70, взносы — Дт 20 (26, 44) Кт 69.

Допуск к работе после отстранения

Допуск в программе — это дата окончания периода в документе. Последний день отстранения — день перед выходом на работу, а не сам день выхода.

Порядок такой:

1. Работник принёс справку о медосмотре, сертификат об обучении или вернул права. Кадровик оформляет приказ о допуске к работе.
2. Сверьте дату допуска с датой окончания в документе отстранения.
3. Если работник вышел раньше, чем указано, — исправьте документ: поставьте дату окончания на день раньше выхода. Если месяц закрыт, используйте команду Исправить в форме документа: программа создаст исправление и сделает перерасчёт.
4. Если отстранение затянулось, — продлите: исправьте дату окончания в том же документе или создайте второй документ, который начинается со следующего дня.
5. Перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте табель.

Ошибки при оформлении отстранения и их исправление

Ещё одна частая ошибка — путают отстранение и прогул. Прогул — это самовольное отсутствие работника, а отстранение — решение работодателя, сотрудник при этом может находиться на рабочем месте. Если в табеле стоит ПР вместо НБ, при проверке трудовой инспекцией это будет выглядеть как незаконное отстранение без приказа.

Частые вопросы