Как перевести сотрудника на ЭТК в 1С:ЗУП и не потерять ни одной записи

Чтобы оформить переход на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП 3.1, нужны три действия: зарегистрировать письменное заявление сотрудника, выдать ему бумажную книжку с записью о переходе и отразить заявление в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) для СФР не позднее 25-го числа следующего месяца. Работают с этим в рабочем месте Кадры → Электронные трудовые книжки.

Для тех, кто устроился на первую работу после 31.12.2020, бумажную книжку не заводят вовсе: у них только электронная. Поэтому вопрос «как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С» сегодня касается в основном людей, которые раньше выбрали бумагу и передумали.

Что проверить в базе перед оформлением перехода на ЭТК

Сведения о трудовой деятельности СФР сверяет с данными застрахованного лица. Если в карточке ошибка, отчёт вернётся. Перед переходом проверьте:

• 🪪 СНИЛС — заполнен у каждого сотрудника, без опечаток;
• 👤 ФИО и дата рождения — совпадают с паспортом и данными СФР (частая беда — «е» вместо «ё»);
• 🏷️ Код по ОКЗ — указан в карточке каждой должности, без него запись о приёме или переводе не уйдёт;
• 📄 Кадровые документы — приём, переводы, увольнения проведены, а не висят черновиками;
• 🗂️ Трудовые функции — если используете справочник трудовых функций, наименования в нём должны совпадать с тем, что пишете в приказах.

Отдельно убедитесь, что релиз ЗУП актуальный. Формат ЕФС-1 меняется, и устаревший релиз сформирует файл, который СФР не примет.

Где в 1С:ЗУП настраивается работа с электронными трудовыми книжками

Отдельного флажка «включить ЭТК» в ЗУП 3.1 искать не нужно. Функциональность встроена в кадровый учёт и работает сразу. Всё собрано в одном рабочем месте Кадры → Электронные трудовые книжки.

Что там находится:

Кадровые документы (Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение) сами попадают в ЕФС-1, если в них стоит признак отражения в трудовой книжке. Проверьте его в переводах: при переводе без смены должности и подразделения запись часто не нужна, и признак снимают осознанно.

Как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С

Это основной сценарий: у человека бумажная книжка, а теперь он хочет вести только электронную. Переход возможен в любой момент по его письменному заявлению. Вернуться обратно на бумажную книжку после такого выбора нельзя — предупредите сотрудника до подписания.

Шаг 1. Получите заявление

Сотрудник пишет заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Форма свободная, но в тексте должна быть дата и явный выбор электронного способа. Оригинал храните в личном деле.

Шаг 2. Зарегистрируйте заявление в 1С

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте новое заявление о способе ведения трудовой книжки.
3. Выберите сотрудника и организацию.
4. Укажите дату подачи — ту, что стоит на бумаге, а не сегодняшнюю.
5. Отметьте способ «электронная».
6. Проведите документ.

После проведения заявление попадёт в ближайший отчёт ЕФС-1 при его автоматическом заполнении.

Шаг 3. Выдайте бумажную книжку

В день подачи заявления (или в разумный срок после него) кадровик вносит в бумажную книжку запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Порядок оформления записи — по правилам ведения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда № 320н. Запись заверяют подписью ответственного лица и печатью, если она есть.

Затем книжку отдают на руки:

• ✍️ выдачу фиксируют в книге учёта движения трудовых книжек, сотрудник расписывается;
• 📦 с этого момента работодатель больше не отвечает за её хранение;
• 📚 старую книжку сотрудник хранит сам: в ней вся история до 2020 года, которой нет в базе СФР.

Шаг 4. Отчитайтесь в СФР

Заявление отражают в ЕФС-1, подраздел 1.1. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления. Если в том же месяце у сотрудника был перевод, обе записи можно отправить одним отчётом.

Данные из бумажной трудовой книжки: что переносить в программу

Частый вопрос — надо ли загружать в 1С всю историю из бумажной книжки. Не надо. Электронная трудовая книжка в СФР формируется с 2020 года. Всё, что было раньше, остаётся в бумажной книжке, и она сохраняет юридическую силу.

Что действительно стоит внести в базу:

• 📌 Стаж — если он нужен для расчёта больничных и надбавок. Его вводят в карточке сотрудника в разделе стажей, это не связано с ЭТК;
• 📌 Кадровые события у вас до начала учёта в 1С — если вы перешли на ЗУП позже, чем начали работать с сотрудником, а события с 2020 года ещё не отчитаны. Их вводят документом Регистрация трудовой деятельности;
• 📌 Сведения о работе по совместительству — по совместителям ЕФС-1 сдаёт каждый работодатель за себя.

Документ Регистрация трудовой деятельности пригодится и в других случаях: когда событие оформлено вне базы или нужно отразить запись, у которой нет кадрового документа в программе. Учтите, что он не заменяет приказ: сначала бумага, потом запись в 1С.

Сведения о трудовой деятельности для сотрудника: форма СТД-Р

После перехода у сотрудника нет бумажной книжки, поэтому подтверждение стажа у вас он получает выпиской СТД-Р. Это не уведомление о переходе, а документ со сведениями о его работе у конкретного работодателя.

Когда выдавать СТД-Р:

Как сформировать в 1С:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте сведения СТД-Р и выберите сотрудника.
3. Заполните документ автоматически — программа подтянет события из кадровых документов.
4. Проверьте записи и распечатайте форму, подпишите у руководителя.

Если сотрудник просил выписку в электронном виде, её подписывают усиленной квалифицированной подписью работодателя.

Отчёт ЕФС-1 о трудовой деятельности вместо СЗВ-ТД

До 2023 года сведения о трудовой деятельности сдавали в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года Пенсионный фонд и ФСС объединены в Социальный фонд (СФР), а СЗВ-ТД заменил подраздел 1.1 единой формы ЕФС-1. Суть та же: кадровые события и заявления сотрудников.

Сроки подачи подраздела 1.1:

• 🕐 приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа;
• 🕐 переводы, переименования, заявления о способе ведения книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца;
• 🕐 нет событий — отчёт не сдают.

Как сдать из 1С:

1. В рабочем месте ЭТК создайте ЕФС-1 о трудовой деятельности.
2. Укажите организацию и отчётный период, нажмите заполнение.
3. Программа соберёт кадровые документы и заявления, по которым ещё не было отчёта.
4. Проверьте каждую строку: дату, вид мероприятия, должность, код ОКЗ, основание.
5. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другой программы сдачи.

После отправки отслеживайте протокол СФР. Пока он не пришёл с положительным результатом, отчёт не считается принятым.

Как упростить работу с ЭТК и что контролировать после перехода

Часть рутины программа снимает сама, если настроить её один раз.

Что автоматизировать:

• ⚙️ Код ОКЗ в должности — задайте его в карточке должности, и он сам подставится во все документы. Вбивать код вручную в каждый отчёт — верный путь к ошибкам;
• ⚙️ Автозаполнение ЕФС-1 — не создавайте отчёт с нуля. Кнопка заполнения собирает всё, что ещё не передано;
• ⚙️ 1С-Отчётность — отправка и протоколы прямо из базы, без выгрузки файлов. Срок для приёма и увольнения — один рабочий день, так что ручная выгрузка тут неудобна;
• ⚙️ Права кадровика — дайте ответственному доступ к рабочему месту ЭТК, чтобы заявления и отчёты делал один человек.

Что проверять после перехода:

1. В течение месяца — что заявление сотрудника ушло в ЕФС-1 и есть положительный протокол.
2. Раз в месяц — список кадровых документов за период без отчёта в СФР. В рабочем месте ЭТК такие события видны как неотправленные.
3. Раз в квартал — выборочную сверку: попросите 2-3 сотрудников выгрузить СТД-СФР с Госуслуг и сравните с данными базы.
4. При смене ответственного — книгу учёта движения трудовых книжек: все выданные книжки должны иметь подпись получателя.

Ошибки при переходе на ЭТК и как их исправить

Отчёт ЕФС-1 не принят: СНИЛС не найден или ФИО не совпадает. Сверьте карточку сотрудника с его СНИЛС. Если ошибка в базе — исправьте и отправьте отчёт заново. Если человек сменил фамилию, а в 1С это не отражено, сначала оформите изменение личных данных.

В отчёте нет кода ОКЗ. Заполните код в карточке должности, затем перезаполните ЕФС-1. Ручная правка строки в отчёте не исправит причину: следующий документ уйдёт с той же ошибкой.

Неверная дата или должность в уже принятом отчёте. Править принятый отчёт нельзя. В новом ЕФС-1 ошибочную запись передают с признаком отмены и рядом — правильную. Сначала исправьте сам кадровый документ в 1С, иначе программа снова подставит старые данные.

Запись ушла дважды. Обычно это последствие ручного ввода события, на которое уже был кадровый документ. Отмените дубль в следующем отчёте и удалите лишний документ регистрации.

Заявление зарегистрировано не той датой. Исправьте дату в документе заявления. Если отчёт уже принят, отмените запись и передайте её с верной датой.

Частые вопросы о переходе на электронную трудовую книжку в 1С