Пересортица товаров в 1С: документы, зачёт излишков и недостач, проводки и разница в цене

Пересорт в 1С оформляют одним документом «Пересортица товаров» в УТ 11 и ERP. В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: там пересортицу проводят через Склад → Инвентаризация — недостачу одного товара списывают на счёт 94, излишек другого приходуют, а затем зачитывают одно против другого. Если суммы не совпали, разницу относят на виновного или на прочие расходы.

Частое заблуждение — «пересорт можно не оформлять, ведь по деньгам всё сходится». Не сходится: остатки по каждой позиции врут, себестоимость продаж искажается, а при следующей инвентаризации те же расхождения всплывут снова. Правильно оформить пересорт — значит одновременно списать один товар и оприходовать другой, причём одной датой и по одному складу.

Когда расхождение считается пересортом, а когда нет

Пересортица — это когда по учёту на складе числится один товар, а фактически лежит другой, похожий. Кладовщик отгрузил кофе «Арабика» вместо «Робусты», размер 42 вместо 44, синий цвет вместо чёрного. Итог инвентаризации: по одной позиции недостача, по соседней — излишек.

Зачесть излишки и недостачи друг против друга можно не всегда. По п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации зачёт пересортицы допустим, только если одновременно выполнены условия:

• 📅 расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период;
• 👤 у одного и того же материально ответственного лица;
• 📦 по товарам одного наименования (схожим, которые реально можно перепутать);
• ⚖️ в одинаковом количестве.

Если хотя бы одно условие не выполнено, это не пересорт, а две независимые операции: обычная недостача и обычный излишек. Тогда недостачу списывают через 94 с поиском виновного, а излишек приходуют как внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Какими документами оформить пересорт в разных конфигурациях 1С

Набор документов зависит от конфигурации. Ниже — где искать и чем закрывается операция.

Если не находите документ в меню своего релиза, наберите «пересорт» в поиске по командам в верхней части окна — платформа покажет все команды с этим словом.

Пошаговая инструкция: пересорт в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 пересорт — штатная операция, ручных проводок не нужно. Порядок такой.

Шаг 1. Зафиксируйте факт пересчётом

Сначала оформите документ «Пересчёт товаров» по складу или по отдельным позициям. В нём видно, где учётное количество расходится с фактическим.

Пересчёт не обязателен, но он связывает пересортицу с основанием. При проверке будет понятно, откуда взялись цифры.

Шаг 2. Создайте «Пересортицу товаров»

Документ можно ввести из списка складских актов или на основании пересчёта. Второй способ удобнее: часть данных заполнится сама.

Заполните шапку:

1. Дата — дата инвентаризации или выявления пересорта, а не дата, когда вы добрались до 1С.
2. Организация и Склад — тот склад, где нашли расхождение.
3. Ответственный — сотрудник, который оформляет документ.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Каждая строка — одна пара «что списываем → что приходуем»:

• в левой части строки — товар, который числится по учёту, но которого нет (недостача);
• в правой — товар, который фактически лежит на складе (излишек);
• количество — сколько единиц перепутано.

Пересорт бывает не только между разными номенклатурами. Если включены характеристики, тем же документом исправляют путаницу размеров и цветов внутри одной позиции: «Кроссовки X, 42» → «Кроссовки X, 44».

Шаг 4. Проведите и проверьте остатки

После проведения откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» за дату документа. По списанной позиции остаток уменьшится, по оприходованной — вырастет на то же количество.

Шаг 5. Ордерная схема на складе

Если в карточке склада включена ордерная схема для отражения излишков, недостач и порчи, порядок другой. Сначала кладовщик оформляет «Ордер на отражение пересортицы товаров», затем на его основании менеджер или бухгалтер вводит «Пересортицу товаров». Без ордера остатки в разрезе склада и в разрезе организации разойдутся.

Особенности пересортицы в 1С:ERP

В ERP используется тот же документ, но есть три отличия, которые чаще всего путают.

Себестоимость. Стоимость оприходованного товара в ERP окончательно определяется при закрытии месяца. До расчёта себестоимости суммы в отчётах предварительные — не сверяйте их с бухгалтерией раньше времени.

Регламентированный учёт. Проводки по пересортице появляются после операции «Отражение документов в регламентированном учёте» в рамках закрытия месяца. Нет проводок — сначала проверьте, выполнен ли этот этап.

Адресный склад. Если на складе включено адресное хранение, пересорт фиксируют и на уровне ячеек: ордер сначала исправляет содержимое ячеек, затем документ — учётные остатки. Если ячейки не исправить, система продолжит отбирать «не тот» товар.

Как оформить пересорт в 1С:Бухгалтерии 3.0 и какие будут проводки

В Бухгалтерии 3.0 пересорт собирают из трёх документов. Разберём на примере.

Пример. По учёту числится 10 пачек кофе «Арабика» по 400 ₽ (4 000 ₽). Фактически на полке 10 пачек «Робусты» той же фасовки, учётная цена «Робусты» — 350 ₽ (3 500 ₽). Разница — 500 ₽.

Шаг 1. Инвентаризация

Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров, создайте документ по складу и заполните фактические количества. «Арабика»: по учёту 10, факт 0. «Робуста»: по учёту 0, факт 10.

Шаг 2. Списание недостачи

На основании инвентаризации создайте «Списание товаров». В него попадёт «Арабика» на 10 пачек.

Проводка: Дт 94 Кт 41.01 — 4 000 ₽.

Шаг 3. Оприходование излишка с зачётом

Тоже на основании инвентаризации создайте «Оприходование товаров» по «Робусте». По умолчанию документ сделает проводку Дт 41.01 Кт 91.01 — это доход от излишков. Для пересорта такой результат неверен: доход завысится, а 94 не закроется.

Есть два рабочих варианта:

Для пересорта чище первый вариант. Излишек приходуют по его учётной стоимости, а остаток на 94 закрывают отдельно — об этом следующий шаг.

Шаг 4. Разница в стоимости

После зачёта на 94 осталось 500 ₽. Куда их отнести:

Отнести разницу на прочие расходы можно только при наличии документа, что виновные не установлены или во взыскании отказано. Обычно это приказ руководителя по итогам инвентаризации.

Если излишек оказался дороже недостачи, зачитывают в пределах стоимости недостачи, а превышение приходуют как обычный излишек: Дт 41.01 Кт 91.01.

Налоговый учёт

В налоговом учёте логика та же. Зачтённая часть пересорта дохода не даёт: товар не появился из ниоткуда, он просто числился под другим наименованием. Излишек сверх зачёта — внереализационный доход по п. 20 ст. 250 НК РФ. Недостачу, отнесённую на прочие расходы без виновного, учитывайте в расходах только при документальном подтверждении.

При ручной операции не забудьте заполнить суммы налогового учёта в той же проводке, иначе в регистрах НУ остатки по 41.01 разойдутся с бухгалтерскими.

Если данные приходят из УТ или ERP

При обмене УТ 11 → Бухгалтерия 3.0 пересортица переносится автоматически, вручную её в БП дублировать нельзя — получите двойное списание. После загрузки откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41» с отбором по складу и проверьте, что обе позиции изменились на нужные суммы.

Ошибки при оформлении пересортицы и как их не допустить

Ниже — то, что чаще всего ломает учёт после пересорта.

• ❌ Пересорт оформлен «задним» числом после продаж. Если продажа «Робусты» прошла раньше документа пересортицы, при проведении продажи возникла отрицательная партия. Вводите пересортицу датой выявления, а при уже проведённых продажах — перепроводите последующие документы.
• ❌ Зачитали товары разных групп. Шоколад против стирального порошка — не пересорт. Налоговая расценит это как скрытую недостачу и неучтённый доход.
• ❌ Зачли разное количество. 10 пачек недостачи против 7 излишка — зачёт только на 7, остальное отдельной недостачей.
• ❌ Оприходовали излишек на 91.01 и забыли про 94. На 94 висит сальдо, на 91 — лишний доход. Обнаруживается при закрытии года.
• ❌ Оформили пересорт без приказа о результатах инвентаризации. Документ в 1С без бумажного основания при проверке не защитит.
• ❌ Исправили остатки «Корректировкой регистров» вместо документа. В УТ 11 и ERP это ломает себестоимость и обмен с бухгалтерией. Пользуйтесь штатной «Пересортицей товаров».

Как ускорить оформление пересорта: настройки и доработки

Если пересорт на складе — не разовая история, а еженедельная, стоит автоматизировать.

Штатные средства без программиста:

• 📱 Терминалы сбора данных. Пересчёт со сканером штрихкодов сразу показывает, какая позиция в недостаче, а какая в излишке. Пары видны без ручной сверки.
• 🔗 Ввод на основании. Пересортица на основании пересчёта в УТ 11 и ERP заполняется сама — не набирайте строки руками.
• 📊 Анализ повторов. Сохраняйте пересчёты в базе и раз в месяц смотрите, какие пары товаров попадают в пересорт снова. Это повод поменять раскладку на складе или маркировку полок.

Доработки, которые обычно заказывают:

• 🛠 Обработка «подбор пар пересорта»: берёт итоги инвентаризации и предлагает пары по группе номенклатуры и количеству. Бухгалтер лишь подтверждает.
• 🛠 Для Бухгалтерии 3.0 — расширение, которое при оприходовании по пересорту подставляет счёт 94 вместо 91.01. Делается через расширение конфигурации, без снятия с поддержки.
• 🛠 Печатная форма акта о пересортице с подписями МОЛ и комиссии.

Частые вопросы о пересорте в 1С