Сотрудник уходит на дистанционку: что сделать кадровику и расчётчику в ЗУП 3.1

Перевод на дистанционную работу в 1С ЗУП 8.3 оформляют документом Кадровый перевод (раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения). В нём отмечают дистанционный характер работы, при необходимости меняют график и добавляют начисление-компенсацию за использование своего оборудования. Отдельного «режима удалёнки» в табеле нет: дни работы из дома отмечаются той же явкой.

Самое частое заблуждение — что достаточно поменять график или вписать «удалёнка» в комментарий. Тогда в базе не остаётся следа изменения условий договора, допсоглашение не печатается, а компенсация начисляется вручную разовыми документами. Ниже порядок, при котором все данные в ЗУП 3.1 сходятся с кадровыми бумагами.

1. Что подготовить до того, как открывать ЗУП

Программа фиксирует решение, а не принимает его. Сначала определите, какой вид дистанционной работы вы оформляете: от этого зависят документы и то, какие поля менять в 1С.

Перед вводом документов соберите:

• 📄 подписанное допсоглашение или приказ — дата из него станет датой кадрового перевода;
• 🕒 режим работы на удалёнке: тот же график, гибкий, сокращённый или с чередованием;
• 💻 перечень оборудования и связи, за которые положена компенсация, и её сумму из локального акта;
• 📬 способ обмена документами с работником: бумага почтой или электронный документооборот.

2. Как оформить перевод на дистанционную работу в 1С ЗУП 8.3

Основной документ — Кадровый перевод. Он хранит историю: в любой момент видно, с какой даты сотрудник работает удалённо и на каких условиях.

Пошагово для одного сотрудника

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать и выберите Кадровый перевод.
3. Укажите сотрудника и дату — ту, с которой действует допсоглашение.
4. На вкладке с основными условиями найдите признак дистанционной работы и отметьте его. В актуальных релизах ЗУП 3.1 там же выбирается вид: постоянно, временно или с чередованием.
5. Если меняется график, установите флажок изменения графика и выберите новый (как его создать — в следующем разделе).
6. Если вводите компенсацию, установите флажок изменения начислений и добавьте её на вкладке оплаты труда.
7. Снимите флажок Отразить в трудовой книжке, если должность и подразделение не меняются.
8. Проведите документ и распечатайте нужную форму через кнопку Печать.

Дата документа должна совпадать с датой из допсоглашения. Если провести перевод «задним числом» после уже рассчитанной зарплаты, программа предложит перерасчёт, и в прошлом месяце появятся исправления.

Массовый перевод

Когда на удалёнку уходит отдел целиком, используйте Кадровый перевод списком из того же журнала. В табличную часть добавляются все сотрудники, условия заполняются одной строкой и копируются на остальных.

Этот вариант подходит для временного перевода по статье 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода фиксируется приказом, поэтому заранее запланируйте обратный документ на дату окончания.

Печать допсоглашения и приказа

Из проведённого кадрового перевода через кнопку Печать выводятся приказ и дополнительное соглашение. Типовой текст не знает условий вашей удалёнки: порядка связи с работником, сроков ответа, размера компенсации. Эти пункты допишите в форму перед подписанием или используйте шаблон компании, а в 1С оставьте учётную часть.

Почему не «Изменение оплаты труда»

Документ Изменение оплаты труда (раздел Зарплата) меняет только начисления. Признак дистанционной работы он не хранит. Используйте его, если сотрудник уже оформлен как дистанционный, а позже вы ввели или изменили компенсацию.

3. График работы удалённого сотрудника

Дистанционный работник может работать по тому же графику, что и офис. Тогда менять ничего не нужно. Новый график нужен, если в допсоглашении прописан иной режим.

Где создать график

Графики хранятся в Настройка → Графики работы сотрудников. Порядок:

1. Нажмите Создать и задайте понятное название: «Удалёнка, пятидневка 4 часа» или «Комбинированный: 3 дня офис / 2 дня дом».
2. Выберите способ заполнения — по неделям или по циклам.
3. Задайте часы по дням и заполните график на год.
4. Сохраните и подставьте его в кадровый перевод.

Типовые режимы

• 🏠 Тот же график, что в офисе — новый не создают, флажок изменения графика не ставят.
• ⏳ Неполное рабочее время — отдельный график с меньшими часами; оклад при повременной оплате будет рассчитан пропорционально отработанным часам.
• 🔀 Чередование офиса и дома — для расчёта зарплаты разница не важна, если часы одинаковые. Отдельный график нужен, только когда вы хотите видеть в базе, какие дни дистанционные.
• 🕓 Гибкий режим без фиксированных часов — в 1С всё равно задают норму часов, иначе оклад нечем пропорционировать.

Если смена графика нужна нескольким сотрудникам без других изменений, удобнее документ Изменение графика работы списком.

4. Компенсация за свой ноутбук, интернет и связь

Статья 312.6 ТК РФ обязывает работодателя возмещать расходы, если сотрудник работает на своём оборудовании. Размер и порядок выплаты устанавливаются в допсоглашении или локальном акте.

Шаг 1. Создайте вид начисления

1. Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать.
2. Название — например, «Компенсация за использование личного оборудования (дистанционная работа)».
3. Способ расчета — Фиксированной суммой, если сумма в месяц постоянная. Если платите за каждый день удалённой работы, нужна формула от отработанных дней.
4. На вкладке налогов настройте НДФЛ и взносы (см. таблицу ниже).
5. Укажите, как начисление отражается в бухучёте — на те же счета затрат, что и оплата труда сотрудника, или на отдельную статью, если так ведёт бухгалтерия.

Шаг 2. Настройте налогообложение

По пункту 1 статьи 217 НК РФ компенсация дистанционному работнику не облагается НДФЛ в пределах подтверждённых расходов. Если документов нет — в пределах норматива (на момент подготовки материала — 35 рублей за каждый день дистанционной работы). Аналогичный подход действует для страховых взносов.

Если сумма может выйти за норматив, проще завести два начисления: необлагаемое в пределах лимита и облагаемое на превышение. Одно начисление с половинчатыми настройками в ЗУП корректно не разделится.

Шаг 3. Назначьте начисление

Добавьте компенсацию прямо в кадровый перевод на вкладке оплаты труда. Если сотрудник уже переведён, используйте Изменение оплаты труда или Назначение планового начисления. После этого компенсация будет рассчитываться автоматически в каждом Начислении зарплаты и взносов.

5. Табель учёта рабочего времени на удалёнке

Отдельного обозначения для дистанционной работы в унифицированных формах табеля нет. День, отработанный из дома, — обычная явка Я.

Что важно для расчёта:

• 📅 норма часов берётся из графика, назначенного сотруднику; при новом графике норма меняется с даты перевода;
• ✅ при повременной оплате ЗУП сам заполняет отработанное время по графику, если отклонений не было;
• ✋ отклонения (болезнь, отпуск, прогул) вводятся теми же документами, что и у офисных сотрудников;
• 📝 при неполном дне, согласованном отдельно, используйте документ Табель и внесите фактические часы.

Если руководству нужно видеть, кто и когда работал удалённо, а график не меняли, это хранится в кадровой истории сотрудника. Отдельные виды времени для «удалённой явки» обычно не заводят: они влияют на расчёт, и их придётся учитывать во всех начислениях.

6. Как проверить перевод на дистанционку в ЗУП: отчёты

После проведения документов убедитесь, что изменения попали туда, куда нужно.

Если в Анализе начислений и удержаний компенсация попала в облагаемую базу, вернитесь к настройкам начисления. Исправлять налоги вручную в расчётном документе нельзя: при следующем перерасчёте правка пропадёт.

Возврат в офис

Когда временная удалёнка заканчивается, создайте новый Кадровый перевод с даты выхода в офис. Снимите признак дистанционной работы, верните прежний график и прекратите компенсацию. Если этого не сделать, компенсация продолжит начисляться, и её придётся удерживать.

7. Ошибки, из-за которых удалёнка в ЗУП «плывёт»

Частые вопросы