Кадровый перевод сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от приказа до зарплаты

Перевод в 1С:ЗУП 3.1 оформляют документом «Кадровый перевод»: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод. В нём указывают дату перевода, новое подразделение или должность и, если меняется оклад, новые начисления на вкладке «Оплата труда». После проведения печатают приказ Т-5, а сведения о переводе уходят в СФР в отчёте ЕФС-1. В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же документ есть в разделе Зарплата и кадры → Кадровые документы, но только при полном кадровом учёте.

Главная боль при оформлении перевода в 1С — не сам документ, а последствия. Не та дата ломает расчёт зарплаты за месяц, забытая галочка «Отразить в трудовой книжке» выкидывает перевод из ЕФС-1, а перемещение, оформленное как перевод, создаёт лишний приказ. Каждую из трёх проблем закрывает свой шаг: дата, начисления и отметка о трудовой книжке проверяются на своих шагах.

Перевод или перемещение: какой документ нужен

Трудовой кодекс различает два случая, и 1С их тоже различает.

Перевод (ст. 72.1 ТК РФ) — меняется трудовая функция или структурное подразделение, указанное в трудовом договоре. Нужно письменное согласие работника, допсоглашение и приказ. Запись идёт в трудовую книжку и в электронные сведения о трудовой деятельности.

Перемещение — работник остаётся у того же работодателя, в той же местности и с той же трудовой функцией, но переходит на другое рабочее место или в другое подразделение, которое в договоре не названо. Согласие не требуется, в трудовую книжку ничего не пишут, в ЕФС-1 перемещение не попадает.

Отдельно стоят ещё три ситуации:

• 🔁 Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ) — на срок до года или до выхода отсутствующего сотрудника. В документе указывают дату окончания.
• 💰 Только новый оклад — должность и подразделение прежние. Это не перевод, а изменение условий договора по ст. 72 ТК РФ. В ЗУП для этого удобнее документ «Изменение оплаты труда».
• 🏢 Переход в другую организацию той же базы — это увольнение в одной организации и приём в другой, а не кадровый перевод.

Что подготовить в базе перед переводом

Документ проводится за минуту, если справочники готовы. Если нет — придётся бросать его на середине. Проверьте заранее:

1. Подразделение. Новое подразделение должно быть в справочнике Настройка → Подразделения и не расформировано на дату перевода.
2. Должность. Нужна позиция в справочнике Настройка → Должности. Для записи в трудовую книжку важно полное наименование — оно попадёт в ЕФС-1 и в приказ.
3. Штатное расписание. Если в настройках кадрового учёта включено его ведение, в новом подразделении нужна позиция с этой должностью и свободной ставкой. Без неё программа не даст выбрать должность или не проведёт документ.
4. Начисления. Вид начисления для нового оклада или надбавки должен существовать: Настройка → Начисления.
5. Отражение в учёте. Если новое подразделение относится к другому счёту затрат (например, из цеха в администрацию), проверьте способ отражения зарплаты у подразделения.
6. Закрытый месяц. Посмотрите, не начислена ли уже зарплата за месяц перевода. Если начислена — после перевода будет перерасчёт, это нормально, но лучше знать заранее.

Как оформить кадровый перевод в 1С:ЗУП 3.1 пошагово

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать и выберите «Кадровый перевод». Ещё быстрее — открыть карточку сотрудника и создать перевод из неё: организация и сотрудник подставятся сами.

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация и сотрудник — из справочников.
• Дата перевода — первый день работы на новом месте. Не дата приказа и не дата подписания допсоглашения.
• Временный перевод — включите флажок и укажите дату окончания, если перевод срочный.

Шаг 3. Укажите новое место работы

На вкладке «Главное» включите изменение подразделения и должности и выберите новые значения. Если ведётся штатное расписание, выбирают позицию штатного расписания — должность и подразделение подтянутся из неё. Здесь же можно изменить количество ставок и график работы.

Шаг 4. Измените оплату труда

На вкладке «Оплата труда» включите флажок изменения начислений. Откроется таблица текущих начислений сотрудника. В ней можно:

• поменять размер оклада;
• добавить надбавку (за вредность, совмещение, классность);
• прекратить начисление, которого на новом месте не будет;
• изменить плановый аванс, если он считается от оклада фиксированной суммой.

Если флажок изменения начислений не включён, сотрудник получит старый оклад на новой должности. Ошибку заметят только при расчёте зарплаты.

Шаг 5. Отметьте запись в трудовую книжку

Флажок «Отразить в трудовой книжке» нужен для перевода. Он включает сведения в ЕФС-1 и в печатные формы для трудовой книжки. Для перемещения и простого изменения оклада флажок снимают.

Шаг 6. Проведите и проверьте

Нажмите Провести. Откройте карточку сотрудника: на нужную дату там должны быть новые подразделение и должность. Если на дату перевода уже есть другой кадровый документ, программа предупредит о конфликте.

Перевод сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровые документы появляются только при полном кадровом учёте. Режим включают в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты, переключатель «Кадровый учёт» — положение «Полный».

После этого перевод оформляют так:

1. Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Кадровый перевод.
2. Выберите сотрудника и дату перевода.
3. Укажите новое подразделение и должность.
4. Если меняется оклад — укажите новый размер и способ расчёта.
5. Проведите документ и распечатайте приказ.

Возможностей меньше, чем в ЗУП: нет штатного расписания, переводов списком и сложной структуры надбавок. Для небольшой организации этого обычно хватает.

Массовый перевод сотрудников списком

При реорганизации отдела или переименовании должностей переводить по одному человеку долго. В ЗУП 3.1 есть документ «Кадровый перевод списком»: тот же журнал Кадры → Приемы, переводы, увольнения, Создать → Кадровый перевод списком.

Как с ним работать:

1. Укажите организацию и общую дату перевода.
2. Подберите сотрудников кнопкой подбора — по подразделению это быстрее, чем по одному.
3. Для каждой строки укажите новое подразделение, должность или позицию штатного расписания.
4. Если меняются оклады, включите изменение начислений и заполните новые суммы построчно.
5. Проведите документ. Приказ печатается по форме Т-5а — один на всех.

Несколько практических советов:

• 📅 Дата одна на весь документ. Если люди переходят в разные дни, сделайте несколько документов.
• 👥 Не включайте в один документ переводы и перемещения: отметка о трудовой книжке у них разная.
• 🧾 Допсоглашения всё равно печатаются на каждого работника отдельно.

Как перевод влияет на зарплату и проводки

Расчёт за месяц перевода

Если перевод с середины месяца, программа делит начисление на два периода. Например, оклад до перевода 60 000 ₽, после — 72 000 ₽, перевод с 16-го числа, в месяце 22 рабочих дня, из них до перевода 11.

• до перевода: 60 000 / 22 × 11 = 30 000 ₽;
• после перевода: 72 000 / 22 × 11 = 36 000 ₽;
• итого за месяц: 66 000 ₽.

В документе «Начисление зарплаты и взносов» вы увидите две строки оклада с разными периодами. Так и должно быть.

Проводки по новому подразделению

С даты перевода зарплата отражается по способу учёта нового подразделения или начисления. Если сотрудник ушёл из производственного цеха в отдел продаж, первая половина месяца уйдёт в Дт 20 Кт 70, вторая — в Дт 44 Кт 70. Взносы распределятся так же. Если в проводках весь месяц на одном счёте — проверьте способ отражения у нового подразделения.

Средний заработок

Повышение оклада при переводе не индексирует средний заработок для отпускных и командировок. По Положению, утверждённому Постановлением № 922, индексация положена, когда оклады повышают всем в организации, филиале или подразделении. Индивидуальный рост оклада при переводе — не тот случай, и программа индексацию не применит.

Если месяц уже закрыт

Если перевод провели задним числом, а зарплата за этот месяц уже начислена, ЗУП зарегистрирует перерасчёт. Он подтянется в следующем начислении зарплаты отдельной строкой. Перепроводить старое начисление не нужно.

Приказ Т-5, допсоглашение и ЕФС-1

Из проведённого документа печатают формы кнопкой Печать:

• Приказ о переводе по форме Т-5 — для одного сотрудника;
• Приказ по форме Т-5а — из документа «Кадровый перевод списком»;
• Дополнительное соглашение к трудовому договору — если в организации настроен шаблон.

Формы Т-5 и Т-5а утверждены Постановлением Госкомстата № 1. С 2013 года их применение не обязательно, но большинство организаций оставили привычный бланк.

Сведения о переводе передают в СФР (бывший ПФР) в подразделе 1.1 отчёта ЕФС-1. Срок для перевода — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ. В ЗУП отчёт создают в Кадры → Электронные трудовые книжки, кнопка заполнения подтянет все проведённые документы с отметкой о трудовой книжке.

Проверить, что попало в отчёт, легко: перевод без отметки «Отразить в трудовой книжке» в ЕФС-1 не появится. Если его там нет, а должен быть, — откройте документ перевода и поставьте отметку.

Если перевод оформлен с ошибкой

Порядок исправления зависит от того, что уже сделано после перевода.

Зарплата ещё не начислена, ЕФС-1 не сдан. Откройте документ, исправьте дату, должность или оклад и проведите заново. Перепечатайте приказ.

Зарплата начислена. Документ всё равно исправляют напрямую. Программа зарегистрирует перерасчёт за прошлый месяц, и он попадёт в ближайшее начисление зарплаты. Отдельный «сторнирующий» документ для кадрового перевода не создают — сторно сформируется в перерасчёте автоматически.

ЕФС-1 уже сдан. Здесь важно не просто поправить документ. В отчёт уходит отмена неверной записи и новая, правильная запись. Порядок такой:

1. Исправьте или отмените документ перевода.
2. Создайте новый отчёт ЕФС-1.
3. В подразделе 1.1 укажите отменяемую запись с признаком отмены и, если перевод всё же был, — корректную запись.
4. Отправьте отчёт в СФР.

Перевод оформлен лишний. Если его ещё не отражали ни в зарплате, ни в отчётности — отмените проведение и пометьте на удаление. Если отражали — после отмены проведения появится перерасчёт, а в ЕФС-1 нужно передать отмену записи.

Частые вопросы