Приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 3.0: от выбора операции до кассовой книги

Приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом «Поступление наличных»: Банк и касса → Кассовые документы → Поступление. Главное решение — вид операции: от него зависит кредит проводки. Оплата покупателя даёт Дт 50.01 Кт 62, возврат подотчётника — Дт 50.01 Кт 71.01, снятие с расчётного счёта — Дт 50.01 Кт 51.

Остальное программа делает сама: сумму прописью, печатную форму КО-1 с квитанцией и строку в кассовой книге. От бухгалтера нужны правильный контрагент, договор и пара реквизитов для печати. Ниже порядок для БП 3.0 в интерфейсе «Такси», в конце — отличия для УТ 11.

Где создать ПКО в 1С и с чего начать

Документ открывается из журнала кассовых документов. В нём лежат и приходные, и расходные ордера, поэтому сразу видно движение денег за день.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите кнопку Поступление — откроется новый ПКО.
3. Проверьте организацию в шапке, если в базе их несколько.
4. Поставьте дату фактического получения денег. ПКО оформляют в тот день, когда наличные легли в кассу.

Есть путь быстрее — ввод на основании. Откройте реализацию или счёт покупателю и в командной панели нажмите Создать на основании → Поступление наличных. Контрагент, договор и сумма подставятся из документа-основания.

Что проверить до первого ордера

Перед тем как пробивать первые ПКО в новой базе, загляните в карточку организации и учётную политику.

• 👤 Ответственные лица — кассир и главный бухгалтер. Их ФИО попадут в подписи печатной формы. Задаются в карточке организации, в разделе ответственных лиц.
• 💰 Лимит остатка кассы — указывается в карточке организации. Субъекты малого предпринимательства вправе его не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У), но тогда это решение стоит закрепить приказом.
• 📒 Статьи движения денежных средств — если в базе включён их учёт, без статьи ПКО не проведётся.

Виды операций ПКО и какой выбрать

Вид операции выбирают в первом поле документа. Он меняет состав реквизитов на форме и счёт по кредиту. Ошибиться здесь — значит получить правильную сумму в кассе и неправильное сальдо по расчётам.

Список видов операций немного различается между релизами: в свежих версиях есть операции по кредитам и займам от контрагентов. Если подходящая операция есть в списке, берите её, а не «Прочий приход». Специализированный вид сам подставит нужный счёт и аналитику.

Заполнение реквизитов приходного кассового ордера

Набор полей зависит от вида операции. Разберём самый частый случай — оплату от покупателя.

Шапка документа

• Контрагент — выбирается из справочника «Контрагенты». Если покупателя нет, его можно создать прямо из поля выбора.
• Сумма — общая сумма, полученная по этому ордеру.
• Статья ДДС — подставляется по умолчанию, например «Оплата от покупателей». Важна для отчёта о движении денежных средств.

Расшифровка платежа

Ниже шапки находится табличная часть с разбивкой суммы. Одним ПКО можно закрыть несколько договоров одного покупателя — по строке на договор.

1. Договор — выберите тот, по которому пришли деньги. Если договор один, программа подставит его сама.
2. Погашение задолженности — оставьте Автоматически. Тогда 1С сначала закроет долг по договору, а остаток отнесёт в аванс на 62.02.
3. Ставка НДС — подставляется из договора или номенклатуры. Она влияет на строку «В том числе НДС» в печатной форме и на счёт-фактуру на аванс.
4. Счета расчётов и авансов — обычно 62.01 и 62.02. Меняйте их, только если понимаете зачем.

Реквизиты для печати

Эти поля не влияют на проводки, но попадают в бланк. Их часто забывают, а потом печатают ордер с пустыми строками.

• Принято от — ФИО или название плательщика. Строка читается как «принято от кого», поэтому ФИО пишут в родительном падеже: «Петрова Сергея Ивановича».
• Основание — за что получены деньги: «Оплата по договору № 15 от 01.09», «Возврат неиспользованного аванса».
• Приложение — перечень приложенных документов, если они есть.

Особенности других видов операций

Возврат от подотчётного лица. Вместо контрагента выбирается физическое лицо из справочника «Физические лица». Сумма уходит в кредит 71.01 по этому сотруднику. Если по сотруднику несколько выдач, проверьте, что остаток закрывается по нужному авансу.

Получение наличных в банке. Указывается банковский счёт организации, с которого сняты деньги. Сумма должна совпасть со строкой «Снятие наличных» в банковской выписке за тот же день. Если выписку загрузили позже, ПКО всё равно датируется днём получения денег в банке.

Проводки ПКО и как проверить расчёты

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт в командной панели документа. Откроется окно с движениями по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Пример с цифрами

Покупатель ООО «Вектор» должен 48 000 ₽ за отгрузку от 20 сентября. В кассу внесли 60 000 ₽.

При погашении задолженности Автоматически получится две проводки:

Дт 50.01  Кт 62.01  48 000,00  — погашение долга по реализации
Дт 50.01  Кт 62.02  12 000,00  — аванс на остаток

Проверка: 48 000 + 12 000 = 60 000 ₽, всё сходится. С аванса 12 000 ₽ при ставке 20% нужно начислить НДС: 12 000 × 20 / 120 = 2 000 ₽. Это сделает документ «Счёт-фактура выданный» на аванс — его создают регламентной обработкой в конце месяца или вручную на основании ПКО.

Наличные расчёты между организациями и ИП ограничены суммой 100 000 ₽ по одному договору (Указание № 5348-У). Программа не всегда блокирует превышение, поэтому за лимитом следите сами.

Чем сверить кассу и расчёты

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 — остаток на конец дня должен совпасть с кассовой книгой.
• 🔍 Анализ счёта 62 по контрагенту — видно, закрылся ли долг или сумма повисла авансом.
• 📄 Акт сверки взаиморасчётов — если покупатель спрашивает, как учтена его оплата.

Все три отчёта лежат в разделе Отчёты, акт сверки — в разделе Покупки или Продажи.

Печатная форма КО-1 и кассовая книга

Печать ордера и квитанции

Кнопка Печать в документе формирует «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Бланк состоит из двух частей: сам ордер остаётся в кассе, отрывная квитанция отдаётся тому, кто внёс деньги.

Подписывают ордер главный бухгалтер и кассир. Если главного бухгалтера нет, подписывает руководитель. Квитанцию заверяют подписями и печатью организации, если печать используется.

Кассовая книга КО-4

Книга формируется отчётом: Банк и касса → Кассовая книга. В форме отчёта укажите организацию и период, затем нажмите Показать.

• Записи вносятся по итогам дня, в котором были кассовые операции. Если операций не было, лист за этот день не формируется.
• Листы нумеруются с начала года. Поэтому формируйте книгу за год целиком или по порядку, не перескакивая через месяцы.
• Каждый лист подписывают кассир и главный бухгалтер. Бумажную книгу в конце года прошивают и нумеруют, а электронную можно вести с электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Журнал регистрации ПКО и РКО (КО-3) с 2014 года вести не обязательно.

Когда ПКО можно не оформлять

ИП, которые ведут учёт доходов и расходов по правилам Налогового кодекса, вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания № 3210-У). Если ИП всё же ведёт учёт кассы в 1С, ПКО помогает контролировать остатки, но в инспекцию эти бланки не сдаются.

ПКО не заменяет кассовый чек. Если покупатель платит наличными за товар или услугу, по закону о ККТ нужно пробить чек . При подключённой к 1С кассе это делается из того же ПКО — командой печати чека в документе.

Типичные ошибки при оформлении ПКО в 1С

Как исправить уже проведённый ПКО

Исправления в кассовых документах не допускаются (п. 4.7 Указания № 3210-У). Если ордер с ошибкой уже распечатан и подписан, бумажный экземпляр переоформляют заново.

В 1С порядок такой:

1. Если ошибка найдена в тот же день и период не закрыт — откройте документ, исправьте реквизиты, перепроведите и распечатайте новый бланк. Старый экземпляр не используйте.
2. Если месяц уже закрыт — исправление может сбить себестоимость, НДС и финансовый результат. Согласуйте правку с главным бухгалтером и после неё повторите закрытие месяца.
3. Если неверна сама сумма (в кассу поступило не столько), дополнительный приход оформляют отдельным ПКО текущей датой, а не правкой старого.

ПКО в УТ 11 и комплексной автоматизации

В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе Казначейство. Логика та же: выбор хозяйственной операции, контрагент, расшифровка по заказам или договорам.

Главное отличие — в УТ 11 нет бухгалтерских проводок. Ордер формирует движения по регистрам денежных средств и расчётов. Проводки появятся в Бухгалтерии после синхронизации, поэтому ошибку в виде операции лучше исправлять в УТ — иначе следующий обмен вернёт её обратно.

Частые вопросы