Приход товара от поставщика в 1С: от накладной до вычета НДС

Поставку от поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). В 1С:Управлении торговлей 11 тот же приход вводят документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. После проведения в БП появятся проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

Чаще всего приход товаров ломается не на самом документе, а вокруг него: пустой счёт учёта в номенклатуре, договор не того вида, забытый счёт-фактура — и НДС месяцами висит на 19-м счёте. Ниже пошагово: что настроить до первого прихода, как заполнить документ , как учесть доставку, принять НДС к вычету и проверить результат.

Что подготовить до первой поставки

Документ поступления опирается на справочники. Если они заполнены небрежно, ошибка проявится в проводках, а не на экране.

Контрагент и договор

• 🏢 Контрагент — Справочники → Контрагенты. Проще всего создать по ИНН: программа подтянет наименование, КПП и адрес, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор — в карточке контрагента, ссылка Договоры. Вид договора — «С поставщиком». Договор вида «С покупателем» в документ поступления не подставится.
• 💱 Валюта и расчёты — для валютного поставщика валюту и «расчёты в у.е.» указывают в договоре. Потом их уже не поменять без перепроведения всех документов.

Номенклатура и счета учёта

Каждая позиция накладной — элемент справочника Справочники → Номенклатура. В карточке важны три вещи:

1. Вид номенклатуры — «Товары», «Материалы», «Продукция». От него зависит счёт учёта по умолчанию.
2. Ставка НДС — подставится в документ. Ставка в накладной поставщика важнее: при расхождении правьте строку в документе.
3. Единица измерения — должна совпадать с той, в которой отгружает поставщик. Если он везёт коробками, а вы учитываете штуками, заведите упаковку или пересчитайте количество сразу.

Счета учёта задаются в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Типовая схема:

Правило можно задать для вида номенклатуры, группы или конкретной позиции. Чем точнее правило, тем выше его приоритет.

Склад и учётная политика

Склад выбирают в шапке документа. Если склад один, программа подставит основной. Для розницы проверьте тип склада: от него зависит, учитывается товар по покупным или по продажным ценам.

В учётной политике (Главное → Учетная политика) проверьте способ оценки запасов при списании — ФИФО или по средней. На приход это не влияет, но определит себестоимость при продаже.

Вводим документ поступления товаров шаг за шагом

Рассмотрим ввод поставки на примере 1С:Бухгалтерии 3.0. Поставщик привёз 100 коробок бумаги по 300 руб. без НДС, НДС 20 %, к оплате 36 000 руб.

Шаг 1. Шапка документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
3. Дата документа — дата фактического получения товара, а не дата печати накладной у поставщика.
4. В поле номера и даты входящего документа впишите номер и дату накладной или УПД поставщика. По ним потом ищут документ при сверке.
5. Выберите организацию, контрагента, договор и склад.

Шаг 2. Табличная часть «Товары»

1. Нажмите Добавить или Подбор — подбор удобнее, когда позиций много.
2. В каждой строке заполните количество и цену.
3. Сумма и НДС посчитаются сами. Сверьте итог с накладной до копейки.

В нашем примере: 100 × 300 = 30 000 руб., НДС 30 000 × 20 % = 6 000 руб., всего 36 000 руб.

Шаг 3. Расчёты и проведение

Ссылка Расчеты в шапке показывает счета 60.01 и 60.02. Обычно их не трогают: зачёт аванса программа делает автоматически, если по договору была предоплата.

Нажмите Провести. Кнопка с проводками (значок «ДтКт») покажет результат:

Если поставщик привёз товар и услугу одной накладной

Выбирайте в меню Поступление вариант «Товары, услуги, комиссия». В документе появится вкладка «Услуги». Доставку, включённую в накладную, лучше сразу отразить так, чтобы она увеличила стоимость товара. Как это сделать — в следующем разделе.

Цены и себестоимость поступивших товаров

С НДС или без

Ссылка над табличной частью показывает, как документ трактует цену: «НДС сверху» или «НДС в сумме». Поставщик выставил цену с НДС — переключите на «НДС в сумме». Иначе при цене 360 руб. программа насчитает ещё 72 руб. налога сверху, и сумма разойдётся с накладной на 7 200 руб.

Тип цен поставщика

В БП 3.0 можно запомнить закупочные цены. Флажок про обновление цен поставщика в форме выбора типа цен сохраняет цены из документа в регистр. В следующей поставке они подставятся сами. В УТ 11 то же решают «Виды цен поставщиков» в карточке партнёра.

Доставка и прочие расходы

По ФСБУ 5/2019 затраты на доставку до места использования включают в фактическую себестоимость запасов. В 1С для этого есть отдельный документ: Покупки → Поступление доп. расходов.

1. Создайте документ, контрагент — перевозчик.
2. Укажите сумму расходов и НДС.
3. На вкладке «Товары» заполните позиции, на которые распределяется доставка. Удобнее заполнить их по документу поступления.
4. Выберите способ распределения: по сумме или по количеству.

Пример: доставка 1 200 руб. без НДС, распределяем на 100 коробок по количеству. Себестоимость коробки вырастет на 12 руб. и станет 312 руб. Проводка: Дт 41.01 Кт 60.01 на 1 200 руб.

НДС и счёт-фактура по поставке

Регистрация счёта-фактуры

Внизу документа поступления есть поле для счёта-фактуры поставщика.

1. Впишите номер и дату счёта-фактуры с бумаги или из УПД.
2. Нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ «Счет-фактура полученный» и свяжет его с поступлением.
3. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, это одновременно и накладная, и счёт-фактура. Регистрировать его всё равно нужно — иначе для 1С счёта-фактуры нет.

Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС не попадёт в книгу покупок. Налог останется на 19.03 и не уменьшит НДС к уплате.

Принятие НДС к вычету

Вычет можно отразить двумя способами:

В обоих случаях появится проводка Дт 68.02 Кт 19.03 на сумму НДС. По ст. 171 и 172 НК РФ вычет возможен при наличии счёта-фактуры и принятии товара на учёт. Счёт-фактура должен содержать реквизиты из ст. 169 НК РФ.

Поставщик без НДС

Если поставщик на упрощёнке, поставьте в строках ставку «Без НДС». Счёт-фактура не регистрируется: у такого поставщика его нет. Поле внизу документа оставьте пустым.

Ордерная схема приёмки на склад

Ордерная схема разводит бухгалтерию и склад: менеджер оформляет приобретение, кладовщик отдельно фиксирует, что реально приехало. Это механизм УТ 11, Комплексной автоматизации и ERP. В 1С:Бухгалтерии 3.0 ордерной схемы нет — там документ поступления сразу приходует товар на склад.

Как включить

1. Откройте карточку склада: НСИ и администрирование → Справочники → Склады и магазины (в УТ 11).
2. В разделе ордерной схемы отметьте использование при поступлении и укажите дату начала.
3. Чтобы склад вообще мог работать по ордерам, в настройках раздела «Склад и доставка» должно быть включено использование ордерной схемы.

Порядок работы

• 📦 Сначала документ закупки. Менеджер вводит «Приобретение товаров и услуг» по накладной. Товар становится «к поступлению» на склад.
• 🧾 Затем приходный ордер. Кладовщик создаёт «Приходный ордер на товары» и вписывает фактическое количество.
• 🔁 Возможен обратный порядок. Товар приехал раньше документов — кладовщик оформляет ордер, а приобретение вводят, когда придут бумаги.

Расхождение между приобретением и ордером не исчезает само. Недостачу или излишек при приёмке оформляют актом о расхождениях, и уже он становится основанием претензии поставщику.

Как проверить, что поставка отражена верно

После ввода партии накладных за день стоит потратить пять минут на сверку. Отчёты в БП 3.0 лежат в разделе Отчеты:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 — количество и сумма по каждой позиции. Должны совпасть с накладными.
• 🤝 ОСВ по счёту 60 — долг перед поставщиком. Кредитовое сальдо равно неоплаченным поставкам.
• 🧮 ОСВ по счёту 19 — сальдо в конце квартала должно состоять только из НДС, по которому счёт-фактура ещё не пришёл.
• 🗂 Журнал учёта счетов-фактур и книга покупок (раздел Отчеты, блок НДС) — каждая поставка с НДС должна быть в книге покупок.

Ошибки при оформлении поступления и как их исправить

Нет проводки на 41 счёт

Причина почти всегда в пустом счёте учёта. Откройте Счета учета номенклатуры, найдите правило для этой номенклатуры и заполните счёт. Затем в документе заново выберите номенклатуру в строке, чтобы счёт подставился, и перепроведите документ: уже заполненные строки сами не обновляются.

Сумма с НДС разошлась с накладной

Проверьте ссылку «НДС сверху / НДС в сумме». Если отличие в копейках — НДС округлялся по строкам у поставщика и по итогу в 1С. Поправьте сумму НДС вручную в строке, где расхождение.

Договор не выбирается

У договора вид «С покупателем» или «Прочее», либо он оформлен на другую организацию. Измените вид договора в его карточке или создайте договор с поставщиком.

Документ не проводится из-за даты

Если в базе установлена дата запрета изменения, а вы вводите поставку прошлым периодом, программа откажет в проведении. Дату запрета меняет администратор базы. Перед этим нужно убедиться, что отчётность за период ещё не сдана.

Поставку ввели дважды

Типичная история: один бухгалтер внёс накладную, другой — УПД из ЭДО. В списке поступлений включите колонку с номером входящего документа и отсортируйте по ней. Лишний документ сначала распроведите, потом пометьте на удаление. Если по дублю уже ввели оплату или продажу, сначала перевяжите их на правильный документ.

Неверный склад

Товар оприходован не на тот склад — исправьте склад в документе и перепроведите. Если со склада уже были продажи, для них может появиться отрицательный остаток. Проще оформить «Перемещение товаров» между складами задним числом, чем перепроводить цепочку продаж.

Как ускорить ввод поставок: ЭДО, файлы, сканер

Входящий УПД через ЭДО

При подключённом 1С-ЭДО входящие документы видны в разделе Покупки, в списке входящих электронных документов. Порядок такой:

1. Откройте полученный УПД и сопоставьте номенклатуру поставщика со своей. Сопоставление запоминается — для следующих поставок от этого поставщика оно подставится само.
2. Создайте документ учёта из электронного: программа сформирует поступление и зарегистрирует счёт-фактуру.
3. Подпишите УПД со своей стороны.

Для маркированных товаров приёмка через ЭДО обязательна: без подписанного УПД коды не перейдут на ваш баланс в «Честном знаке».

Загрузка табличной части из Excel

Когда поставщик присылает спецификацию на сотни позиций, вводить её руками долго. В актуальных релизах БП 3.0 в табличной части поступления есть команда загрузки из файла. Колонки файла сопоставляют с полями документа один раз:

Позиции, которых нет в справочнике, программа предложит создать или сопоставить вручную.

Заказ поставщику и ввод на основании

Если закупки идут через «Заказ поставщику», поступление создают на его основании. Номенклатура, цены и договор перенесутся из заказа — остаётся поправить количество по факту. В УТ 11 это ещё и контроль: видно, что заказано, что пришло и что ждёт отгрузки.

Сканер штрихкодов

Для склада с сотнями позиций подключите сканер (Администрирование → Подключаемое оборудование). Пропишите штрихкоды в номенклатуре — и при сканировании строка заполняется сама, количество растёт с каждым считыванием.

Частые вопросы