Поступление товаров на склад в 1С 8.3: от накладной поставщика до проводок и счета-фактуры

Прием товара в 1С Бухгалтерии 3.0 оформляют документом поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → вид операции «Товары (накладная, УПД)». В шапке указывают поставщика, договор, склад и номер входящей накладной, в таблицу вносят номенклатуру, количество и цены, затем регистрируют счет-фактуру и проводят документ. Результат — проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога.

В 1С:Управление торговлей 11 тот же прием товара оформляют документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. Логика одинаковая: сначала справочники, потом документ, потом проверка остатков. Ниже порядок для обеих конфигураций, с упором на Бухгалтерию.

Что подготовить в 1С до приемки товара

Документ поступления опирается на справочники. Если их не заполнить заранее, вы будете создавать элементы на ходу из формы документа и ошибетесь в реквизитах.

Проверьте четыре вещи:

• 🏢 Контрагент. Карточка поставщика с ИНН и КПП. В БП 3.0 карточку удобно заполнить по ИНН из сервиса 1С:Контрагент, если он подключен.
• 📄 Договор. Вид договора — «С поставщиком». С договором «С покупателем» документ поступления не выберет его в поле.
• 📦 Номенклатура. Позиции с правильным видом номенклатуры («Товары», «Материалы» и т. д.), единицей измерения и ставкой НДС.
• 🏬 Склад. Хотя бы один склад в справочнике Справочники → Склады. Если у организации один склад, программа подставит его сама.

Под рукой должна быть первичка поставщика: товарная накладная ТОРГ-12, УПД или накладная в произвольной форме. Из нее вы возьмете номер, дату, состав и суммы. Закон № 402-ФЗ не требует конкретной унифицированной формы, поэтому принимать можно любой документ с обязательными реквизитами.

Как создать документ поступления: шаги в БП 3.0 и УТ 11

Бухгалтерия предприятия 3.0

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите «Товары (накладная, УПД)».
3. В поле «от» поставьте дату фактического приема товара. Именно на эту дату товар появится на складе.
4. В полях «Накладная №» и дата рядом укажите номер и дату документа поставщика.
5. Заполните «Контрагент» и «Договор». Договор подставится сам, если он у поставщика один.
6. Выберите «Склад».
7. Перейдите к табличной части и внесите товары (подробно — в следующем разделе).
8. Внизу формы зарегистрируйте счет-фактуру, если поставщик плательщик НДС.
9. Нажмите Провести и закрыть.

Если вы получили УПД со статусом «1», отметьте в форме, что это УПД. Тогда счет-фактура зарегистрируется вместе с поступлением и отдельный документ вводить не придется.

Управление торговлей 11

В УТ 11 документ находится в разделе Закупки, журнал «Документы закупки (все)». Создайте «Приобретение товаров и услуг», выберите хозяйственную операцию «Закупка у поставщика», заполните поставщика, соглашение или договор, склад и товары.

Если закупка шла по заказу поставщику, документ удобнее создать на основании заказа: состав и цены перенесутся автоматически. При ордерной схеме склада фактическое поступление на склад отражают отдельным приходным ордером на товары.

Табличная часть: номенклатура, количество, единицы

Табличная часть «Товары» — главное место, где ошибаются при приеме товара. Каждая строка — одна позиция накладной.

Способы заполнить таблицу:

• ✍️ Вручную: Добавить, выбор номенклатуры, количество, цена.
• 📋 Подбором: кнопка Подбор открывает список номенклатуры, можно набрать несколько позиций сразу с количеством.
• 📥 Загрузкой из файла: в БП 3.0 таблицу можно загрузить из Excel . Команду ищите в командной панели над таблицей «Товары». Колонки файла сопоставляют с полями документа перед загрузкой.
• 📨 Из ЭДО: если поставщик прислал электронный УПД, документ поступления создают прямо из входящего электронного документа, и строки заполняются автоматически.

Несколько правил для табличной части:

1. Единица измерения в 1С должна совпадать с накладной. Поставщик продал 10 упаковок по 12 штук, а у вас номенклатура в штуках — вносите 120 штук и пересчитывайте цену за штуку.
2. Количество берите по факту приемки, а не по накладной, если были расхождения. Как оформить недостачу — в разделе про ошибки.
3. Новую номенклатуру создавайте из справочника, а не по кнопке «Создать» в строке. Так меньше шанс завести дубль «Кабель ВВГ 3х2.5» и «Кабель ВВГ 3*2,5».

Для импортных товаров в строке есть колонки номера ГТД (регистрационного номера декларации на товары) и страны происхождения. Заполняйте их, если они указаны в счете-фактуре поставщика: без них не выставить корректный счет-фактуру при перепродаже.

Вид операции и счета учета при оформлении приема

Вид операции определяет, какие поля будут в документе и какие проводки он сделает. Для обычной закупки товаров на склад — «Товары (накладная, УПД)». Если в одной накладной товары и услуги, например доставка, выбирайте «Товары, услуги, комиссия»: появится отдельная вкладка «Услуги».

Счета учета в строках БП 3.0 подставляет из регистра Справочники → Счета учета номенклатуры. Там настраивают соответствие «вид номенклатуры (или конкретная позиция, или склад) → счет».

Типовые соответствия:

Счет учета видно прямо в табличной части. Если колонок со счетами нет, включите их настройкой формы. Исправить счет в строке можно вручную, но правильнее один раз поправить регистр «Счета учета номенклатуры» — тогда следующие документы заполнятся верно.

В УТ 11 счетов в документе нет вовсе. Бухгалтерский учет ведется в БП, куда документы приходят обменом, и счета подставляются уже там.

Цены, НДС и фактическая стоимость товара

По ФСБУ 5/2019 товар принимают к учету по фактической себестоимости. В нее входят цена поставщика без возмещаемого НДС и затраты, связанные с приобретением: доставка, услуги посредника, таможенные платежи.

Как программа считает НДС

В шапке документа есть ссылка с настройкой цен: «НДС сверху» или «НДС в сумме». Выбирайте так, как считает поставщик в накладной.

Пример. В накладной 50 штук по 1 200 ₽ с НДС 20 % в сумме:

• сумма по строке — 50 × 1 200 = 60 000 ₽;
• НДС в сумме — 60 000 × 20 / 120 = 10 000 ₽;
• стоимость без НДС на 41.01 — 50 000 ₽.

Если в документе выбрать «НДС сверху» при той же цене, сумма станет 72 000 ₽ и не сойдется с накладной на 12 000 ₽. Сверяйте итог документа с итогом бумаги до копейки.

Ставку НДС в строке программа берет из карточки номенклатуры. Поставщик на УСН или освобожден от НДС — ставьте «Без НДС» и не регистрируйте счет-фактуру.

Доставка и прочие расходы

Доставку, которую выставил сам поставщик в той же накладной, внесите на вкладке «Услуги» с видом операции «Товары, услуги, комиссия», только если ее нужно списать в расходы (например, на 44). Если доставка должна увеличить стоимость товара, оформляйте ее отдельным документом, описанным ниже.

Чтобы включить доставку в стоимость товара, используйте документ «Поступление доп. расходов» из того же журнала поступлений. В нем выбирают документ поступления и способ распределения: по сумме или по количеству. Программа доведет стоимость товара на 41.01.

Цены продажи

Цены продажи документ поступления сам не меняет. Чтобы назначить их сразу после приемки, создайте на основании поступления документ «Установка цен номенклатуры» и укажите тип цен. В УТ 11 аналогичная задача решается видами цен и документом «Установка цен номенклатуры».

Проведение, проводки и печать документов приемки

Перед проведением сверьте три числа с бумагой поставщика: количество позиций, итог и сумму НДС. Затем нажмите Провести.

Проводки посмотрите кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» в командной панели). Для примера выше получится:

Вычет НДС по счету-фактуре сразу при регистрации делается только если в форме регистрации стоит отметка об отражении вычета в книге покупок. Без нее вычет заявляют позже документом «Формирование записей книги покупок». Условия вычета — статьи 171 и 172 НК РФ: товар принят к учету и есть счет-фактура.

Какие формы печатаются

Кнопка Печать в документе поступления дает формы для внутреннего оборота:

• 🧾 Приходный ордер (М-4) — для материалов, оформляет приемку на склад;
• 📄 Приходная накладная — внутренний документ о поступлении товара;
• 🏷️ Ценники и этикетки — если товар сразу идет в зал.

ТОРГ-12 и УПД печатает поставщик, вы их не формируете. Если при приемке нашли расхождения, составляют акт о расхождениях. Унифицированная форма ТОРГ-2 с 2013 года не обязательна, акт можно оформить по форме, утвержденной в учетной политике.

Ошибки при оформлении приема товара и как их найти

Ошибки при приемке обычно всплывают через месяц: в отчетах по складу, при сверке с поставщиком или в книге покупок. Чаще других встречаются такие.

Недостача и пересорт при приемке

Если пришло меньше, чем в накладной, в поступлении ставьте фактическое количество, а сумму расхождения оформляйте претензией к поставщику. Другой вариант — договориться с поставщиком о корректировочном документе и отразить его документом «Корректировка поступления», созданным на основании исходного поступления.

Пересорт (пришел артикул А вместо артикула Б) отражайте по факту: принимайте то, что физически лежит на складе, и сообщайте поставщику. Не принимайте «как в бумаге» в надежде поправить потом — это и есть источник минусов.

Как проверить, что все принято верно

• 📊 ОСВ по счету 41 (или 10) за день приемки: в обороте по дебету — сумма без НДС из накладной.
• 📦 Ведомость по товарам на складах в разделе Склад: количество по каждой позиции.
• 🤝 ОСВ по счету 60 в разрезе контрагента: кредит равен итогу накладной с НДС.

Не перепроводите поступления прошлых закрытых периодов без согласования с главным бухгалтером: поменяется себестоимость продаж и финансовый результат уже сданной отчетности.

Частые вопросы