Оформление приказа в 1С: от создания документа до печати

Кадровые приказы в 1С не печатают в Word и не подшивают отдельно — их формируют прямо в программе отдельными документами. В 1С:ЗУП они лежат в разделе Кадры, в 1С:Бухгалтерия — в разделе Зарплата и кадры. Из каждого такого документа кнопкой Печать выводится готовый бланк: приём — по форме Т-1, отпуск — Т-6, увольнение — Т-8.

Принцип один для всех приказов: сначала создаёте кадровый документ (приём, отпуск, перевод), заполняете реквизиты, проводите — и только потом печатаете. Отдельной кнопки «создать приказ» в 1С нет: приказ — это печатная форма того документа, которым вы оформляете кадровое событие.

Ниже — где искать каждый вид приказа, как его заполнить в ЗУП и в Бухгалтерии, как настроить печать и что чаще всего делают не так.

С чего начать: где хранятся кадровые приказы

В 1С:ЗУП 3.1 кадровые документы разложены по двум разделам:

• 📁 Кадры — приёмы, переводы, увольнения, отпуска, командировки, отсутствия.
• 📁 Зарплата — премии, изменения оплаты труда, разовые начисления.

В 1С:Бухгалтерия 3.0 всё собрано в одном разделе Зарплата и кадры → группа Кадровый учёт (приёмы, увольнения, кадровые переводы) и Зарплата (отпуска, больничные, премии через начисления).

Чтобы кадровые документы вообще появились в меню Бухгалтерии, в настройках должен быть включён расчёт зарплаты в этой базе. Проверьте: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Если выбран вариант «во внешней программе», кадровых документов не будет — их ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию приходят только суммы.

Ещё один момент перед стартом — организация и подписанты. В приказ подтягивается название организации, ФИО руководителя и должность из справочника Организации. Если руководитель в карточке не заполнен, в печатной форме строка «подпись» останется пустой. Проверьте карточку организации один раз — и дальше реквизиты будут подставляться автоматически во все приказы.

Как создать приказ в 1С:ЗУП

Разберём на самом частом документе — приёме на работу. Остальные виды приказов оформляются по той же логике.

Приказ о приёме на работу (форма Т-1)

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Приём на работу.
2. Выберите сотрудника из справочника (или заведите нового по кнопке Создать).
3. Укажите подразделение, должность и дату приёма.
4. На закладке Оплата труда внесите оклад или тариф и, если нужно, надбавки.
5. На закладке Главное проверьте вид занятости (основное место / совместительство) и график работы.
6. Нажмите Провести.
7. Нажмите Печать → Приказ о приёме (Т-1).

После проведения данные о приёме попадают в учёт: сотрудник числится в штате, его оклад участвует в расчёте зарплаты, период работы учитывается в стаже.

Приказ о переводе

Документ Кадровый перевод (тот же журнал Приёмы, переводы, увольнения) меняет подразделение, должность или условия оплаты. Печатная форма — Т-5. Заполняете новые значения, указываете дату перевода, проводите и печатаете.

Приказ об увольнении (форма Т-8)

В том же журнале Создать → Увольнение. Укажите сотрудника, дату увольнения и обязательно статью ТК РФ — без неё печатная форма будет неполной, а расчёт компенсации за отпуск может уйти некорректно. Проводите и печатаете приказ Т-8.

Приказы о премии и изменении оплаты

Эти документы лежат в разделе Зарплата:

• Премия — разовая или ежемесячная выплата, печатается приказом о поощрении.
• Изменение оплаты труда — новый оклад без смены должности.

Логика та же: заполнили → провели → напечатали.

Оформление приказов в 1С:Бухгалтерия

В Бухгалтерии набор кадровых документов уже, но базовые приказы есть.

Приём, перевод и увольнение находятся в Зарплата и кадры → Кадровые документы. Форма документа проще, чем в ЗУП: меньше закладок, нет расширенных настроек графика и видов расчёта. Для организации без сложной системы оплаты этого достаточно.

Чего в Бухгалтерии нет из коробки — командировок, сложных графиков, детальных кадровых перемещений с историей. Если нужен полный кадровый документооборот, его ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию синхронизируют только начисленные суммы и проводки.

Приказ на отпуск: что учесть при расчёте

Отпуск оформляется документом Отпуск (в ЗУП — раздел Кадры → Отпуска; в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Отпуска). Печатная форма — приказ Т-6.

Порядок:

1. Создайте документ Отпуск, выберите сотрудника.
2. Укажите вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения оплаты).
3. Задайте даты начала и окончания — число календарных дней программа посчитает сама.
4. Проверьте расчётный период и средний заработок на одноимённой закладке.
5. Проведите документ и выведите приказ Т-6.

Для ежегодного оплачиваемого отпуска в документе сразу рассчитываются отпускные по среднему заработку за 12 месяцев. Отпуск без сохранения зарплаты оплату не формирует — выводится только приказ.

Если сотрудника отзывают из отпуска или он уходит в отпуск с последующим увольнением — это отдельные ситуации с перерасчётом. Оформляются корректировкой документа отпуска или отдельным документом, средний заработок пересчитывается.

Печать приказа: формы Т-1, Т-6, Т-8 и свои бланки

Печатная форма вызывается кнопкой Печать в проведённом документе. Для каждого вида приказа своя унифицированная форма:

• 📄 Приём — Т-1 (и Т-1а для списка сотрудников).
• 📄 Перевод — Т-5 (Т-5а для группы).
• 📄 Отпуск — Т-6 (Т-6а для группы).
• 📄 Увольнение — Т-8 (Т-8а для группы).
• 📄 Командировка — Т-9.

Унифицированные формы Госкомстата с 2013 года не обязательны — по закону № 402-ФЗ организация вправе применять собственные бланки первички, утвердив их учётной политикой. Но большинство компаний продолжает использовать привычные Т-формы, и в 1С они есть по умолчанию. Если вам нужна своя форма приказа, её добавляют как внешнюю печатную форму.

Перед печатью приказ можно сохранить в файл: из окна предпросмотра — кнопка сохранения в .pdf или в табличный документ (.mxl). Готовый приказ подписывает руководитель, с ним под роспись знакомят сотрудника.

Номер приказа 1С присваивает автоматически при проведении — сквозной нумерацией по виду документа. Если в организации принята своя схема (например, кадровые приказы с буквой «к» — 12-к), номер в документе можно отредактировать вручную: поле номера открывается кнопкой рядом с датой. Менять номер у уже проведённых документов не стоит — собьётся порядок нумерации и могут появиться дубли. Лучше задать нужный формат сразу, при первом приказе нового года.

Дата приказа и дата кадрового события — это разные реквизиты, не путайте их. Дата документа — когда приказ оформлен, дата события (приёма, увольнения, начала отпуска) указывается отдельным полем внутри документа. Печатная форма берёт обе даты, и если событие стоит раньше даты документа, в приказе это будет видно.

Связь приказа с другими документами

Кадровый приказ в 1С — не просто бумага, а запись в учёте, от которой зависят другие документы.

• 👥 Начисление зарплаты. Оклад из приказа о приёме и изменения из кадровых переводов автоматически попадают в документ Начисление зарплаты и взносов. Вручную оклад в начислении править не нужно — он берётся из кадровых документов.
• 🗓 Табель учёта рабочего времени. Приказ об отпуске, командировке или отсутствии формирует в табеле соответствующие отметки (ОТ, К, НН). Если дни в табеле не отразились — проверьте, проведён ли кадровый документ.
• 💰 Расчёт среднего заработка. Для отпускных и компенсаций программа берёт начисления за расчётный период. Пропущенный или непроведённый приказ искажает средний заработок.

Поэтому важно оформлять приказы последовательно и вовремя: сначала кадровое событие документом, потом расчёт. Если начислить зарплату , а приказ о повышении оклада провести задним числом, придётся делать перерасчёт.

Как найти и проверить оформленные приказы

Все созданные приказы хранятся в своих журналах — повторно печатать или редактировать их можно в любой момент.

• Приёмы, переводы, увольнения лежат в одноимённом журнале раздела Кадры (ЗУП) или Зарплата и кадры (Бухгалтерия).
• Отпуска и премии — в своих списках там же.

Чтобы быстро найти нужный документ, используйте поиск и отбор в списке: по сотруднику, по дате, по подразделению. Поле поиска — над табличной частью журнала.

Для контроля кадровых данных в ЗУП есть отчёты в разделе Кадры → Кадровые отчёты: личные карточки, штатная расстановка, движение кадров. Они помогают сверить, что все приказы оформлены и ни один сотрудник не «завис» без нужного документа. Если в отчёте по штату человек есть, а приказа о приёме на него нет — документ не проведён или не создан.

Частые ошибки при оформлении приказов

Что чаще всего приводит к неверным приказам и перерасчётам:

• ❌ Документ записан, но не проведён. Записанный приказ печатается, но в учёт не попадает: зарплата не начислится, табель не заполнится. Всегда нажимайте Провести, а не только Записать.
• ❌ Пустой руководитель в карточке организации. В печатной форме не будет подписи. Заполните карточку Организации один раз.
• ❌ Увольнение без статьи ТК РФ. Форма Т-8 выйдет неполной, компенсация за отпуск может посчитаться неверно.
• ❌ Оклад правят в начислении, а не в приказе. В следующем месяце программа снова возьмёт старый оклад из кадрового документа. Меняйте оплату документом Изменение оплаты труда или Кадровый перевод.
• ❌ Приказ задним числом после расчёта. Если зарплата уже начислена, изменение кадрового документа требует перерасчёта начисления.

Частые вопросы