Прогул сотрудника в ЗУП 3.1: от табеля до приказа и расчёта

Чтобы оформить прогул в 1С ЗУП 8.3, создайте документ «Прогул, неявка» на сотрудника и укажите даты отсутствия. Программа сама поставит в табель код ПР, исключит эти дни из оплаты и уменьшит оклад при расчёте зарплаты.

Сотрудник не вышел, причину не сообщил, а расчётный период уже закрывается. Ниже порядок, при котором табель, зарплата, остаток отпуска и приказ не разойдутся между собой. Инструкция для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Что проверить в программе до регистрации прогула

Прогул в ЗУП — это вид времени. Он уже есть в поставке, создавать его не нужно. Но перед первым оформлением стоит проверить три вещи.

1. 📅 График работы сотрудника. Откройте карточку сотрудника и посмотрите, какой график назначен. Если график не заполнен на нужный год, программа не узнает норму дней и часов. Тогда сумма удержания за прогул посчитается неверно.
2. 🔎 Доступность документа. В разделе Зарплата найдите журнал «Прогулы, неявки». Если его нет в меню, проверьте настройки расчёта зарплаты в разделе Настройка: там включаются виды отсутствий, которые ведёт организация.
3. 🗂 Вид времени «Прогулы». Откройте справочник видов рабочего времени (быстрее всего найти через поиск по слову «виды времени»). У прогула буквенный код ПР, цифровой — 24. У неявки по невыясненным причинам — НН и 30. Эти коды совпадают с унифицированными формами табеля Т-12 и Т-13.

Прогул или неявка: что выбрать

Утром кадровик часто не знает причину отсутствия. Сотрудник может прийти завтра с листком нетрудоспособности. Поэтому порядок такой:

Ни НН, ни ПР по умолчанию не оплачиваются. Разница в правовом смысле: НН — временная отметка, ПР — основание для взыскания.

Как оформить прогул в ЗУП 8.3 документом «Прогул, неявка»

Это основной способ. Документ сразу передаёт данные и в учёт времени, и в расчёт зарплаты.

Шаг 1. Создайте документ

1. Перейдите в Зарплата → Прогулы, неявки.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите организацию и сотрудника.
4. Укажите месяц начисления — тот, в котором прогул отразится в расчёте.

Шаг 2. Укажите период и вид отсутствия

1. Заполните даты «с» и «по». Для одного дня обе даты одинаковые.
2. Выберите вид: прогул или неявка по невыясненным причинам.
3. Если сотрудник отсутствовал не весь день, переключите отсутствие на часть смены и укажите количество часов.

Шаг 3. Проведите и проверьте

1. Нажмите Провести и закрыть.
2. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц и перезаполните его.
3. В строке сотрудника проверьте отработанные дни: их должно стать меньше на дни прогула.

Если зарплата за месяц уже начислена и выплачена, программа зарегистрирует перерасчёт. Он попадёт в начисление следующего месяца, и излишне начисленная сумма уменьшит зарплату там.

Когда неявка превращается в прогул

Если сначала поставили НН, а потом выяснили, что причина неуважительная, не создавайте второй документ на те же дни. Откройте существующий, смените вид на прогул и проведите заново. Два документа на одну дату дают пересечение отсутствий, и программа выдаст предупреждение при проведении.

Если же сотрудник принёс больничный, документ неявки отмените (снимите проведение или пометьте на удаление), а больничный введите отдельным документом.

Отметка прогула в табеле учёта рабочего времени

Многие ищут, как поставить прогул в табеле «руками». В ЗУП 3.1 табель — это не первичный документ, а отчёт. Он собирает данные из графика работы и документов отсутствия.

После проведения документа «Прогул, неявка» отметка появится в табеле сама.

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
3. Задайте месяц, организацию и подразделение. Нажмите Сформировать.
4. В строке сотрудника в днях прогула должен стоять код ПР и ноль часов.

Документ «Табель» и индивидуальный график

Есть и второй путь — документ «Табель» в разделе Зарплата. Им вводят фактически отработанное время, если организация ведёт учёт по факту, а не «по отклонениям». В нём можно поставить вид времени ПР на нужные дни.

Минус этого способа: документ не создаёт отдельной записи об отсутствии. Отсутствие труднее найти, а при пересечении с другим документом (отпуском, командировкой) приоритеты разбирать дольше.

Приказ и дисциплинарное взыскание за прогул

Программа фиксирует время, но сам прогул — это ещё и кадровая процедура по статье 193 ТК РФ. Если её нарушить, взыскание отменят даже при правильном табеле.

Порядок по Трудовому кодексу

1. 📝 Акт об отсутствии. Составьте в день прогула, подпишите двумя-тремя свидетелями. Можно отдельным актом на каждый день.
2. ✉️ Запрос объяснения. Направьте сотруднику письменное требование. На ответ у него два рабочих дня.
3. 📄 Акт об отказе. Если объяснение не пришло через два рабочих дня, составьте акт. Отказ от объяснения не мешает наказанию.
4. ⚖️ Решение о взыскании. По статье 192 ТК РФ возможны замечание, выговор или увольнение.
5. 🖊 Приказ. Ознакомьте с ним сотрудника под подпись в течение трёх рабочих дней со дня издания (не считая времени отсутствия на работе).

Сроки: взыскание применяют не позднее месяца со дня обнаружения проступка. В этот месяц не входят болезнь, отпуск и время на учёт мнения представительного органа работников. И не позднее шести месяцев со дня самого прогула.

Унифицированной формы приказа о дисциплинарном взыскании нет. Организация утверждает свою.

Как прогул влияет на расчёт зарплаты

Дни прогула не оплачиваются. Программа не делает удержания из зарплаты: она просто не начисляет оклад за эти дни.

Пример расчёта оклада

Оклад — 60 000 ₽. В месяце 22 рабочих дня по графику. Сотрудник прогулял один день.

• Стоимость дня: 60 000 / 22 = 2 727,27 ₽.
• Отработано: 22 − 1 = 21 день.
• Начислено: 60 000 / 22 × 21 = 57 272,73 ₽.

Если прогул часовой (например, 5 часов при 8-часовом дне), оклад уменьшится пропорционально часам. Это работает, если в способе расчёта начисления используется норма по часам.

Премии и надбавки

Здесь поведение зависит от настроек вида начисления.

• 💰 Ежемесячная премия процентом — уменьшится, если её база включает оклад за отработанное время.
• 🚫 Лишение премии за прогул — программа сама не знает, что прогул ведёт к депремированию. Уменьшите или обнулите премию вручную в документе начисления либо отдельным документом премии по положению о премировании.
• 📊 Надбавки фиксированной суммой — проверьте формулу. Если она не связана со временем, надбавка начислится полностью.

Средний заработок и отпуск

Прогул задевает две вещи, которые часто упускают.

Средний заработок. Дни прогула не исключаются из расчётного периода: в перечне исключаемых периодов Положения № 922 их нет. Месяц с прогулом считается полностью отработанным для отпускных — 29,3 дня, — но заработок в нём меньше. Поэтому средний дневной заработок для отпускных снизится.

Стаж для отпуска. По статье 121 ТК РФ время отсутствия без уважительных причин не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Рабочий год сдвигается на дни прогула. После проведения документа проверьте отчёт «Остатки отпусков» в разделе Кадры: начисленные дни отпуска должны уменьшиться, а рабочий год — сдвинуться. Если этого не произошло, проверьте, что в документе выбран именно вид «Прогул», а не другое неоплачиваемое отсутствие.

Отчёты: кто и сколько прогуливал

Когда прогулы повторяются, руководитель просит сводку. Готовые инструменты такие.

• 📋 Журнал «Прогулы, неявки». Отфильтруйте по периоду и подразделению. Это самый быстрый реестр: кто, когда, сколько дней, какой вид.
• 🗓 Табель Т-13 за квартал или год. Сформируйте за нужный период и найдите коды ПР и НН. Удобно для проверки, что все неявки в итоге разобраны.
• 🧾 Расчётный листок. Покажет сотруднику, за сколько дней начислен оклад. Пригодится при споре о сумме.

Для анализа дисциплины за год удобно выгрузить журнал в таблицу: кнопкой Ещё в списке выведите его в табличный документ и сохраните в Excel. Там легко посчитать прогулы по подразделениям.

Типичные ошибки при оформлении прогула

Частые вопросы