Простой сотрудников в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от приказа до проводок и табеля

Чтобы оформить простой в 1С:ЗУП 3.1, включите учёт простоев в настройках расчёта зарплаты, а затем введите документ «Простой сотрудников» с периодом и видом простоя. Программа сама поставит в табель коды РП, НП или ВП и начислит оплату: 2/3 среднего заработка, 2/3 оклада или ноль — в зависимости от того, чья вина.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа для простоя нет. Там оплату простоя считают вручную и вводят отдельным видом начисления в документе «Начисление зарплаты». Порядок одинаковый в обеих программах: сначала приказ, потом регистрация времени, затем начисление и проводки.

Какой бывает простой и как его оплачивать по ТК РФ

Простой — это временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам (ст. 72.2 ТК РФ). Сотрудник при этом числится на работе, но не выполняет свою функцию.

От причины зависит всё: код в табеле, вид начисления в 1С и сумма. Минимальные размеры оплаты задаёт ст. 157 ТК РФ.

Коэффициент 2/3 — нижняя граница. Локальным актом или коллективным договором можно установить оплату выше, вплоть до полного заработка. Ниже — нельзя.

Документы до работы в программе

Программа фиксирует простой, но не заменяет кадровое оформление. Подготовьте бумаги до того, как вводить документ в 1С: даты и список людей берутся из приказа.

📄 Обычный пакет выглядит так:

1. Служебная записка или акт о причине остановки работы — от руководителя участка или самого сотрудника.
2. Приказ об объявлении простоя. Унифицированной формы нет, составляется в свободной форме. В нём указывают причину, вид простоя, дату начала и, если известно, окончания, список сотрудников, размер оплаты и должны ли люди находиться на рабочем месте.
3. Ознакомление сотрудников с приказом под подпись.
4. Приказ об окончании простоя, если в первом приказе не было даты окончания.

💡 Пропишите в приказе, где находятся сотрудники во время простоя: на рабочем месте или дома с обязанностью выйти по вызову. Это снимает вопрос о прогуле, если человек не пришёл в офис.

Простой может касаться всей смены или её части. Если из восьми часов цех стоял три, в программе оформляют простой на три часа, а остальное время остаётся рабочим.

Шаг 1. Включаем учёт простоев в 1С:ЗУП 3.1

По умолчанию документ «Простой сотрудников» в ЗУП скрыт. Его открывает флажок в настройках состава начислений.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке с учётом отсутствий и времени найдите группу простоев и установите флажок, разрешающий их регистрацию.
4. Сохраните настройку кнопкой ОК.

После этого в плане видов расчёта появятся начисления для каждого вида простоя, а в разделе Зарплата — документ «Простой сотрудников». Его же можно создать из журнала «Все начисления».

Проверяем начисления

Откройте Настройка → Начисления и найдите в списке начисления со словом «простой». Проверьте в карточке каждого:

• 🔢 Формулу и коэффициент. По умолчанию программа считает по минимуму ТК РФ — 2/3. Если ваш локальный акт обещает больше, измените коэффициент в формуле.
• 🕐 Вид времени. Он определяет, какой код уйдёт в табель. Не меняйте его без причины: иначе табель разойдётся с начислениями.
• 💰 Код дохода НДФЛ и вид дохода для взносов. Оплата простоя — доход в рамках трудовых отношений, облагается НДФЛ и взносами в обычном порядке.
• 🧾 Способ отражения в бухучёте, если для простоя нужен отдельный счёт затрат.

Шаг 2. Вводим документ «Простой сотрудников»

Документ регистрирует сам факт простоя и сразу готовит данные для расчёта зарплаты.

1. Откройте Зарплата → Простои сотрудников и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и месяц начисления. Месяц начисления — тот, в котором простой войдёт в зарплату.
3. Выберите вид простоя (начисление). От него зависит формула и код в табеле.
4. Заполните табличную часть: сотрудники и период простоя для каждого. Если людей много, используйте подбор по подразделению.
5. Если простой длится часть смены, укажите количество часов простоя вместо целого дня.
6. Проверьте рассчитанные суммы и нажмите Провести и закрыть.

Если дата окончания пока неизвестна

Приказ без даты окончания — обычная ситуация. Оформите документ на период до конца текущего месяца. В следующем месяце введите новый документ с первого числа. Так каждый месяц закрывается без исправлений.

Если простой закончился раньше, чем указано в документе, откройте его и измените дату окончания. Если месяц уже закрыт, ЗУП предложит доначисление или перерасчёт в следующем периоде.

Если вид простоя поменялся

Бывает, что сначала простой объявили по причинам, не зависящим от сторон, а потом выяснилось, что виноват работодатель. Не правьте старый документ задним числом. Оформите новый приказ и новый документ «Простой сотрудников» с другим видом простоя с даты изменения.

Не удаляйте проведённый документ за закрытый месяц: перерасчёт зарплаты пройдёт без следа в кадровых данных, а табель и расчётные листки разойдутся.

Шаг 3. Как простой попадает в табель

Отдельно вносить простой в табель не нужно. Документ «Простой сотрудников» замещает плановое время сотрудника.

Сформируйте табель через Кадры → Кадровые отчеты или из документа «Табель». Проверьте, что дни простоя не дублируются с отпуском или больничным.

Пересечение с отпуском и больничным

Если сотрудник заболел во время простоя, больничный имеет приоритет. ЗУП при проведении больничного вытесняет простой за те же дни. Пособие считается по своим правилам, а оплата простоя за эти дни не начисляется.

С отпуском так же: ежегодный отпуск в период простоя оформляется обычным документом «Отпуск», и в эти дни простоя нет.

💡 Если вы вводите табель документом «Табель» вручную, а не по графику, следите, чтобы коды простоя совпадали с документом «Простой сотрудников». Расчёт идёт по документам, а табель только отображает итог.

Шаг 4. Оплата простоя в 1С:Бухгалтерии 3.0

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, специального документа для простоя там нет. Время и сумму считаете сами.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления.
2. Создайте новое начисление, например «Оплата простоя по вине работодателя».
3. Укажите код дохода НДФЛ 2000 (оплата труда) и вид дохода для страховых взносов — облагается полностью.
4. Задайте способ отражения в учёте: тот же счёт затрат, что у основной зарплаты сотрудника, или отдельный, если так решено в учётной политике.
5. В документе «Начисление зарплаты» за месяц добавьте строку с этим начислением и введите сумму вручную. Основной оклад уменьшите пропорционально дням простоя.

Пример расчёта

Оклад — 60 000 ₽. В месяце 21 рабочий день. Простой по причинам, не зависящим от сторон, — 6 рабочих дней.

• Оклад за отработанное время: 60 000 / 21 × 15 = 42 857,14 ₽.
• Оплата простоя: 60 000 / 21 × 6 × 2/3 = 11 428,57 ₽.
• Итого за месяц: 54 285,71 ₽.

При простое по вине работодателя расчёт тот же, но база — средний дневной заработок. Если он, скажем, 3 200 ₽, то оплата за 6 дней составит 3 200 × 6 × 2/3 = 12 800 ₽.

Проводки и налоги при оплате простоя

Оплата простоя — расход на оплату труда. В бухгалтерском учёте её относят туда же, куда и зарплату сотрудника.

Выбор между счётом затрат и 91.02 — решение учётной политики. Простой на пару дней из-за поломки обычно оставляют в затратах участка. Остановку цеха на месяцы, когда продукции нет, часто относят на прочие расходы.

💰 Налоги:

• НДФЛ — удерживается при выплате, как с обычной зарплаты. Дата получения дохода — последний день месяца начисления.
• Страховые взносы — начисляются в общем порядке, оплата простоя не входит в перечень необлагаемых выплат.
• Налог на прибыль — оплату простоя не по вине работника учитывают в расходах на оплату труда, если она подтверждена приказом и табелем.

В ЗУП проводки формирует документ «Отражение зарплаты в бухучете» по способам отражения из карточки начисления или сотрудника. В БП они уходят после синхронизации или загрузки документа.

Как простой влияет на будущий средний заработок

Дни простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от сторон, исключаются из расчётного периода среднего заработка вместе с начисленными за них суммами (п. 5 Положения № 922). ЗУП делает это сам по видам времени из документа «Простой сотрудников».

В БП 3.0 этого автоматического исключения нет. Поэтому при расчёте отпускных после простоя проверьте, что дни простоя и суммы за них не попали в базу.

Проверка и закрытие месяца с простоем

Перед закрытием месяца сверьте три вещи: приказ, табель и начисления. Если они совпадают, ошибки в отчётности не будет.

📊 Где смотреть в ЗУП:

• Расчётный листок (Зарплата → Отчеты по зарплате) — видно начисление оплаты простоя по каждому сотруднику и количество дней или часов.
• Табель учёта рабочего времени — проверка кодов и часов.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — удобно, если простой затронул целое подразделение.

Отражение в отчётности

Отдельной строки «простой» в регламентированных отчётах нет. Оплата простоя входит в общую сумму дохода:

• в 6-НДФЛ — в сумму начисленного дохода и удержанного налога;
• в расчёте по страховым взносам — в базу для начисления взносов;
• в персонифицированных сведениях — в сумму выплат сотруднику.

При простое вспомните про ЕФС-1. Если простой не требует перевода или изменения условий трудового договора, кадровое мероприятие в СФР (бывший ФСС и ПФР) не подаётся. Сам по себе простой не кадровый перевод.

Типичные ошибки при оформлении простоя

Частые вопросы