Путёвка сотруднику в 1С: от оплаты туроператору до 6-НДФЛ

Путёвку, купленную для сотрудника, в 1С оформляют в три шага: оплата туроператору или санаторию (Дт 60.02 Кт 51), приход путёвки как денежного документа (Дт 50.03 Кт 60.01) и выдача работнику (Дт 73.03 Кт 50.03). Дальше стоимость списывают на расходы, а в 1С:ЗУП регистрируют натуральный доход, чтобы программа правильно посчитала НДФЛ и взносы.

Самое важное решение принимают до проведения документов: какая это путёвка и из каких денег её оплачивают. От этого зависят проводки, налог на прибыль, НДФЛ и взносы. Ошибка на этом шаге потом вылезает в 6-НДФЛ и РСВ.

Что подготовить в программе до первой путёвки

Перед вводом документов проверьте справочники. Это пять минут работы, но без них проводки уйдут не на те счета.

📌 Контрагент. Туроператор, турагент или санаторий заводится как обычный поставщик с договором вида «С поставщиком». В договоре удобно указать номер и дату договора о реализации туристского продукта: этот документ понадобится для налогового учёта.

📌 Сотрудник. В 1С:Бухгалтерии работник должен быть в справочнике физических лиц — он будет субконто на счёте 73.03. Если путёвка выдаётся члену семьи, получателем по учёту всё равно остаётся работник: доход возникает у него.

📌 Статья прочих расходов. Создайте отдельную статью в Справочники → Доходы и расходы → Прочие доходы и расходы:

• вид статьи — прочие внереализационные расходы;
• флажок «Принимается к налоговому учёту» — снять, если путёвка оплачивается без учёта в расходах по налогу на прибыль.

📌 Счёт 50.03 «Денежные документы». Путёвка с фиксированной стоимостью — это денежный документ. Её учитывают на 50.03 и выдают по документу выдачи, а не списывают сразу в расходы. Так видно, какие путёвки лежат в кассе, а какие уже на руках у сотрудников.

📌 Начисление в ЗУП. В 1С:ЗУП 3.1 нужно отдельное начисление для путёвки. Как его настроить — в разделе про ЗУП ниже.

Пакет бумаг для учёта: заявление работника, приказ руководителя (или решение собственников, если оплата из чистой прибыли), договор с туроператором или санаторием, акт или УПД, сама путёвка (ваучер) и отрывной талон после поездки.

Какая у вас путёвка: от этого зависят налоги

В 1С документы одинаковые, а налоговые последствия разные. Удобнее всего разделить путёвки на три сценария.

Для п. 24.2 ст. 255 НК есть общий потолок: такие расходы вместе с расходами на ДМС и некоторыми другими социальными выплатами не превышают 6% от суммы расходов на оплату труда. Лимит 50 000 ₽ действует на каждого человека: самого работника, супруга, родителей, детей до 18 лет (студентов очной формы — до 24 лет).

По взносам на санаторные путёвки вне лимита п. 24.2 у фискальных органов и судов нет единой линии. Безопасный вариант — начислять взносы, если путёвка выдана как поощрение работнику. Если она оформлена как социальная помощь без привязки к результатам труда, решение принимает главный бухгалтер с учётом рисков.

Как оформить путёвку в 1С:Бухгалтерии: оплата, приход, выдача

Пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Шаг 1. Оплата туроператору

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте списание.
2. Вид операции — «Оплата поставщику», получатель — туроператор, договор — тот, что завели заранее.
3. Проведите. Если путёвку ещё не получили, программа отразит аванс: Дт 60.02 Кт 51.

Шаг 2. Приход путёвки в кассу

1. Откройте журнал денежных документов в разделе Банк и касса (группа «Касса»).
2. Создайте документ «Поступление денежных документов». В поле вида операции выберите поступление от поставщика.
3. Укажите контрагента, договор, путёвку как денежный документ и её стоимость по договору.
4. Проведите: Дт 50.03 Кт 60.01, аванс зачтётся проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

💡 Путёвку в справочнике денежных документов называйте по смыслу: «Путёвка, санаторий “…”, 14 дней». Тогда в оборотке по 50.03 сразу понятно, что лежит в кассе.

НДС по путёвке к вычету обычно не принимают: услуга не используется в облагаемой НДС деятельности. Если в УПД выделен налог, он включается в стоимость путёвки.

Шаг 3. Выдача работнику

1. В том же журнале создайте «Выдачу денежных документов».
2. Вид операции — прочая выдача (не выдача подотчётному лицу: путёвка не подотчёт, отчитываться за неё работник не будет).
3. Счёт — 73.03 «Расчёты по прочим операциям», субконто — работник.
4. Проведите: Дт 73.03 Кт 50.03.

Шаг 4. Списание стоимости

Задолженность работника на 73.03 закрывают по сценарию из таблицы выше. Если вы не передаёте путёвку в ЗУП как начисление, сделайте операцию вручную: Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную.

• 🏖️ Санаторий из чистой прибыли: Дт 84.01 Кт 73.03 по решению собственников либо Дт 91.02 Кт 73.03 со статьёй, которая не принимается к НУ.
• ✈️ Тур по п. 24.2: Дт 26 (44) Кт 73.03 с отражением в НУ как расход на оплату труда.
• 🌍 Заграница и сверхлимит: Дт 91.02 Кт 73.03, статья не принимается к НУ.

Если работник доплачивает часть стоимости

Часто компания оплачивает путёвку частично, а остаток работник вносит сам — в кассу или удержанием из зарплаты. Пример: путёвка стоит 60 000 ₽, компания берёт на себя 40 000 ₽, работник — 20 000 ₽.

Доплата в кассу

Работник вносит 20 000 ₽ в кассу. Оформляется приходным кассовым ордером с видом операции «Прочий приход», корреспондирующий счёт — 73.03: Дт 50.01 Кт 73.03. Остаток 40 000 ₽ на 73.03 списывают по сценарию из предыдущего раздела.

Удержание из зарплаты

Для удержания нужно письменное заявление работника: без его согласия такое удержание ст. 137 ТК РФ не допускает. В заявлении укажите сумму и срок, например 10 000 ₽ в месяц два месяца подряд.

Ограничение размера удержаний из каждой выплаты установлено ст. 138 ТК РФ — 20% от суммы к выплате. Применять ли его к добровольным удержаниям, вопрос спорный. Растянуть удержание на несколько месяцев — самый спокойный путь.

В учёте удержание закрывает долг работника: Дт 70 Кт 73.03 на 10 000 ₽ в каждом из двух месяцев. Если зарплату считают в ЗУП, удержание вводят там (см. следующий раздел), и проводка приходит в Бухгалтерию вместе с зарплатой.

Это не материальная выгода

Частичная оплата путёвки компанией — это натуральный доход работника на сумму, которую заплатила компания (в примере — 40 000 ₽). Материальная выгода по ст. 212 НК РФ здесь ни при чём: она возникает при экономии на процентах по займам и при покупке товаров у взаимозависимых лиц. Регистрировать путёвку как материальную выгоду в ЗУП не нужно — получится неверный код дохода и неверная ставка.

Путёвка в 1С:ЗУП: натуральный доход, НДФЛ и удержание

ЗУП 3.1 нужна, если путёвка облагается НДФЛ или взносами: налог надо посчитать, удержать из ближайшей зарплаты и показать в отчётах.

Настройка начисления

1. Включите разовые начисления в настройках состава начислений и удержаний (Настройка → Расчёт зарплаты).
2. В Настройка → Начисления создайте начисление «Оплата путёвки».
3. Назначение — натуральный доход.
4. Код дохода НДФЛ — 2510 (оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг, в том числе отдыха).
5. Вид дохода для страховых взносов — «Не облагается целиком» для тура в пределах лимита п. 24.2 либо «Облагается целиком» для заграницы и сверхлимита.
6. На вкладке учёта укажите способ отражения в бухучёте — с тем счётом затрат, который соответствует вашему сценарию.

Для санаторной путёвки из чистой прибыли НДФЛ не возникает. Её можно не регистрировать в ЗУП вовсе или завести отдельным начислением, если хотите видеть доход в учёте сотрудника.

Ввод дохода

Начисление вводят документом «Разовое начисление» (раздел Зарплата) в месяце выдачи путёвки. Сумма — часть, оплаченная компанией: в нашем примере 40 000 ₽. НДФЛ — 40 000 × 13% = 5 200 ₽.

Налог удержат при ближайшей выплате зарплаты. Предел — 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). При окладе 70 000 ₽ НДФЛ с зарплаты — 9 100 ₽, к выплате до удержаний — 60 900 ₽. Удержать 5 200 ₽ можно сразу: это меньше половины выплаты.

Если денежных выплат работнику до конца года нет и налог удержать нельзя, о неудержанном НДФЛ сообщают в ИФНС и работнику не позднее 25 февраля следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Удержание доплаты

Удержание стоимости путёвки по заявлению оформляют документом удержания по прочим операциям в разделе Зарплата. Назначение удержания — удержание в счёт расчётов по прочим операциям. Сумма за месяц — 10 000 ₽, период — два месяца. В бухучёт оно уйдёт проводкой Дт 70 Кт 73.03.

Проводки по путёвке и закрытие месяца

Сводная схема для примера: путёвка 60 000 ₽, тур по России у туроператора, 40 000 ₽ платит компания (укладывается в лимит 50 000 ₽), 20 000 ₽ удерживают из зарплаты.

После всех операций сальдо 73.03 по работнику должно быть нулевым. Сальдо 50.03 по этой путёвке — тоже.

Как не задвоить расход

Если начисление из ЗУП отражается в бухучёте как Дт 26 Кт 70, а вы ещё и сделали ручную операцию Дт 26 Кт 73.03, расход окажется в учёте дважды. Выберите один путь:

• через ЗУП — начисление даёт Дт 26 (91.02) Кт 70, а долг по 73.03 закрывает операция Дт 70 Кт 73.03 на сумму натурального дохода;
• без ЗУП — расход списывается ручной операцией с 73.03, а в ЗУП начисление настраивают так, чтобы оно не формировало проводку.

Постоянное налоговое обязательство

Если стоимость путёвки отнесли на 91.02 со статьёй, которая не принимается к налоговому учёту, возникает постоянная разница. При закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца) 1С:Бухгалтерия начислит постоянное налоговое обязательство по ПБУ 18/02. При ставке налога на прибыль 25% с путёвки за 40 000 ₽ это 10 000 ₽.

Если путёвку оплатили из чистой прибыли по решению собственников проводкой Дт 84.01 Кт 73.03, расхода в бухучёте нет, и ПНО не появляется.

Где путёвка видна в отчётности и какие ошибки встречаются

Что сверить

• 🔍 Оборотно-сальдовая ведомость по 50.03 и 73.03. Нулевое сальдо по работнику — признак, что выдача, расход и удержание сошлись.
• 🔍 6-НДФЛ. Натуральный доход с кодом 2510 попадает в доход того месяца, когда выдана путёвка. НДФЛ — в удержанном налоге за период ближайшей выплаты.
• 🔍 Справка о доходах в составе годовой 6-НДФЛ. Доход 2510 виден у конкретного работника. Санаторная путёвка, освобождённая по п. 9 ст. 217, в справку не попадает.
• 🔍 РСВ. Сумма путёвки в пределах лимита п. 24.2 отражается как необлагаемая, сверх лимита — в базе для взносов.
• 🔍 Декларация по налогу на прибыль. Расход по п. 24.2 входит в расходы на оплату труда; проверьте, что лимит 6% не превышен.

Ошибки, которые встречаются чаще других

• ❌ Путёвку провели как услугу сразу в расходы, минуя 50.03. Расход формально есть, но нет следа, кому и когда её выдали. Если путёвку не используют и возвращают туроператору, отразить возврат будет сложнее.
• ❌ Выдали через «Выдачу подотчётному лицу». Получилась задолженность на 71, и программа ждёт авансовый отчёт, которого не будет. Исправление — сторно и перевыдача через 73.03.
• ❌ Приняли санаторную путёвку в расходы по п. 24.2 и не удержали НДФЛ. Освобождение по п. 9 ст. 217 требует оплаты из средств, не учтённых в расходах. Придётся доначислять налог.
• ❌ Взяли код материальной выгоды. Код 2510 и ставка 13–15% по прогрессии — для натурального дохода. Коды материальной выгоды здесь неприменимы.
• ❌ Не учли путёвку члена семьи у работника. Если путёвку оплатили ребёнку работника, натуральный доход всё равно у работника, и НДФЛ удерживают с него.

Частые вопросы